建立家庭档案的必要性和做法
建立家庭档案的必要性和做法
刘维嘉
在人们的家庭生活中，会积累许多照片录像、书籍杂志、手稿书稿、书画作品、荣誉奖品、邮品信件、通讯名录、族谱宗谱、体检报告、各类证件、各类玩具等等。一般情况下，都是随手放进柜子里、抽屉内或箱子里，往往造成这些物品存放比较杂乱，一旦使用的时候寻找起来很困难，有些很可能会被遗忘，而且也不易长久保存。
几十年来，在分管档案管理的工作中，我加深了对档案工作的认识，档案是人类文明进步的伴生物，不仅具有历史价值、文化价值和参考价值，而且具有独特的、重要的、广泛的应用作用。
档案的分类有很多，涉及到各个领域和各个方面，工作人员在档案编制过程中，运用了系统工程的原理，特别是整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原理。就此，我联想到建立家庭档案这个问题，每个家庭都是社会的细胞，家里的各类物品也应当进行归类，建立档案，既可以为家庭成员和亲友服务，还可以为社会建设和人类进步服务。于是，我便参照档案管理的方法，每年重点对家里的照片、书籍杂志等八个方面的物品进行分类整理，大部分都用档案盒、书柜、书架存放，并在档案盒注明物品的名称、年度等，其他的也按类别分类集中存放。
家庭档案的整理、归档和工作档案管理类似，但没有那样复杂细致。定期对家里的物品进行分类归档并非为了归档而归档，而是让这些档案资料实现管理规范化、科学化，便于查找，更好地使用。( 文章阅读网：www.sanwen.net )
在实践中，我积累了一些家庭档案整理归档的经验，总结起来，主要有如下范围和内容。
一、照片的归档
家里的照片有黑白的、彩色的，大大小小的，还有许多底片。对这些照片，我采取了电脑保存和实物保存两种方法，分别建立了档案。
一是在电脑保存方面，对于电子版照片按照年度保存，并标明年度。然后给每一年度的照片分别建立文件夹，注明照片名称及拍摄时间，里面还要分别建立小文件夹，还要分成若干小类别，也要注明名称。比如，2015年参加首届林非散文奖的照片有几百张，我在筛选的基础上，建立了文件夹，注明“首届林非散文奖-2015-5-（8-11）”，注明了这个文件夹的名称、年度、月份和日期，然后在这个文件夹里按照活动顺序又建了五个小文件夹，将照片按类别归入这些小文件夹，这就有了“报到和预备会议2015-5-8”“冯秋子、张守仁、江克东、王克楠讲课-2015-5-9”“李应该、石衡潭、苏伟讲课和作品点评、签约以及联欢2015-5-10”“颁奖典礼-2015-5-11”“集体合影-2015-5-11”。对于照片电子档案，除了在电脑建档保存之外，还备份到两个硬盘中。
二是在实物照片和底片保存方面，采用相册和档案盒保存，并注明这些照片的类别，比如家庭照片、与亲友合影、孩子成长照片、各类老照片、旅游照片、工作照片、书刊照片、散文奖项或文学笔会照片等等。
二、书籍杂志的归档
我喜欢书籍杂志，这些书籍杂志主要来自订阅、购买和文友赠送，还有一些是工作中有关单 位和部门发的，大致有各类志书、史书和年鉴，各类文学刊物和书籍，人大法规及内刊，残疾人工作政策法规方面的书，励志和为人处世方面的书，颂扬革命烈士的书，各类工具书，烹饪和保健方面的书等等。
在这些书籍杂志归档和保存方面，主要采取了如下方法分类归档。
一是各类志书史书和年鉴的保存。这些年陆续保存了《通州文化志》《通州文物志》《通县卫生志》《中国共产党北京市组织史资料（通州卷1987-2010）》《中国共产党北京市通县（通州区）组织史资料》《北京百科全书（通州卷）》《中国残疾人事业年鉴（1949-1993）》《北京市残疾人政策汇编（2013年版）》《英秀堂谭》《中华劳模大典》《生命点燃圣火》，还有全国和北京市开展的第一次、第二次残疾人抽样调查汇编等等。这些书籍全部集中存放在书柜中。
二是各类文学书籍的保存。对于自己收藏的文学书籍，都按类别存放在书柜中，主要有《中国散文大系》《中国最美散文》《美哉天下•中国旅游散文优秀作品选》等文集，在这些文集中有收录自己作品的文学书籍；有全国各地的学者、博导和文友签字赠送给我的书籍；通州文联编印的运河文库丛书；自己购买的古今中外作家的名著和文学论述文集等等。这些书籍都按类别存放在书柜的各层。对于个人特别喜爱的文学书籍和文学理论书籍，不定期选择一部分放在床前的桌子上，方便每晚看书的时候阅读。这些书还要定期更换和补充，不断扩大阅读的范围，汲取更多的营养，方便自己创作。
三是各类文学刊物的保存。几十年来，我每年都要订阅近十种散文期刊，如果都保存，家里实在没地方存放，只能保存刊登自己作品的期刊，因此，我就把这些期刊装入档案盒按年度保存，存放在书柜或者书架上。其他的期刊并没有当做废品卖掉，而是陆续捐给了学校和社区图书室，让这些期刊继续实现它们的阅读价值。
四是人大法规和内刊的保存。40年来，自己连续担任政协委员或人大代表，在此期间，保存了《文史选刊》《北京通州人大》等内刊。同时还保存了《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会代表法》《地方人大常委会组成人员必读》《人大代表履职工作手册》《开拓前进中的通州区人大》等书籍和刊物。
五是各类工具书的保存。这些年来，自己保存了残疾人工作知识、调查研究、公文写作、新闻采访、新闻摄影、散文写作、新华词典等方面的工具书，也都在书柜中集中保存。
六是在书籍的保存方面，还有重要的一点，那就是将自己的著作和合著捐给档案局、图书馆、学校、社区，让这些书籍发挥它的阅读和存史作用。因为，你的书籍记录了人类历史发展的某个片段，某个点，这样，对人类进步和社会发展应该说是一种贡献。
还有其他方面的书籍，因为数量都不多，比较零散，就采取分类的方法在书柜或者书架依次存放。
三、手稿书稿的归档
近年来，自己陆续著有《水墨隘江村》等三部散文集，还有大量的作品电子和纸质文稿。对于这些文稿，一方面在电脑上按照年度建立了电子文档，在这些电子文档中又按类别分成若干小文档，其中主要有个人散文作品、散文理论和范文汇编、个人创作简介、参加文学颁奖和笔会投稿、年度日志、给文学刊物投稿记录等等，在这些小文档中，还要再建立若干文档。比如，自2008年以来，我每年都要建立文学日志，在文学日志中，主要记录了个人作品发表情况（作品名称、发表的刊物、发表的时间和期数等）、获奖情况、参加笔会情况、加入作协或学会组织情况、个人文集和作品合集出版情况等等。另一方面陆续建立了纸质档案，把自己的纸质书稿和文稿装入档案盒中保存，并分别注明名称和年月。
四、书法作品的归档
这些年，在我获得的文学奖品中有不少是书法作品，还有一些同学和好友送给我的书法作品，这些书法作品不可能全部装裱并挂到屋里的墙上。因此，除了装裱后挂在墙上的书法作品，我把其他书法作品都装入档案盒，放到书柜中保存，并在档案盒上注明是谁的作品。
五、荣誉奖品的归档
自上初中和参加工作以来的45年，自己获得了很多荣誉证书、奖状、奖章、奖杯和奖牌，其中有全国新长征突击手奖状，北京市劳动模范、北京市先进工作者奖章和荣誉证书，首届林非散文奖奖牌等，还有在中学获得的荣誉证书。这些记录了自己走过的路程和取得的进步，非常珍贵，应当很好地保存。我的办法是，对于奖状、证书，能装入档案盒就装入档案盒并注明其种类，装不下的就集中存放在书柜里。对于奖杯和奖牌，都摆放在书柜中。
六、各类邮品信件、纪念册的归档
自己虽然不是集邮爱好者，每年要定期购买各类邮品。但是，自己喜欢保存首日封、明信片、纪念册和邮册。我所保存的那些首日封，都是北京市残疾人联合会第一次代表大会以来的历次代表大会的首日封，很有独特的收藏价值。还有参加2008年残奥会、全国残疾人运动会发的纪念册以及组织上给我的生日贺卡，学者、作家寄给我的贺年卡，我都装入档案盒保存着。对于自己购买的各类邮册，也都集中在书柜里保存。
七、体检报告的归档
每个家庭成员的一生中都要进行无数次体检，不论是单位组织的，还是自费的，每次体检都会得到体检报告，这些体检报告记录了自己和家庭成员身体健康发生变化的情况，也是科学防病和治病，保护自己和家人身体健康的重要参考依据，应当很好地保存。我的办法是把这些体检报告按年度依次装入档案盒，注明档案类别，然后放到书柜中保存。
八、各类证件的归档
人的一生中，可能要获得许多证件，包括毕业证、结业证、会员证、代表证、出席证、休养证、收藏证、车证、出入证、边防证、捐献证、参观证等等，这些证件虽然很小，但是意义很大，也应当很好地保存。对于这些证件，我都存放在档案盒内，然后放到书柜中保存。
除此之外，我还集中保存了参加工作以来的五十多个笔记本，这些笔记本主要是记载了通州区不同时期残疾人事业的发展历程，很有历史性的保存价值和参考价值，因此，自己一直把这些笔记本存放在纸箱子里精心地保存着。
在家庭档案管理方面，还可以进行细化，比如对各类档案分别建立电子和纸质分目录和总目录，在档案盒上粘贴档案类别标签等等。
总之，建立家庭档案，涉及的范围还有很多，我所保存的仅仅是主要的八个方面。建立家庭档案是一件非常有意义的事情，能够增添生活的乐趣和品位，提升个人的素养和内涵。这些档案，除了平时查阅和使用外，将来年老了，行动不便了，再来翻阅和查看，那将是一件非常快乐的和享受的事情，同时还会让你充满无尽的感慨和遐思。
2016年1月18日
