用Excel制表应注意的问题

用Excel制表应注意的问题*

王照伦

    随着新科技在修志全过程中应用分量的不断增加，由于编者在具体操作中的失误而导致新编地方志在编排方面出现了一些新的错误，特别是在续志编纂时这类问题很可能成为一种较为普遍的方志现象。如例，用微机处理入志表格时由于下达了错误命令而产生了一些编排错误，此类错误在铅字排版时一般不会产生。这类问题在最近几年出版的新志书中屡有发生，但并没有引起志界同仁的关注。本文仅就在使用Excel处理入志表格时应注意的问题谈点浅见，不当之处敬请方家批评指正。

    Excel是微软（Microsoft）公司研制的电子表格软件。它不仅能对数据进行处理、制表和绘图，而且还有智能化的数据处理和计算功能，成为当今世界上最流行的电子表格系统。经过汉化的Excel 电子表格系统（Excel中文版，本文所说的Excel 指Excel5.0中文版），很快风靡中国，成为办公自动化和出版现代化的常用表格处理软件之一。新志书在绘制表格中使用Excel就成为很自然的事情了。大概是志书编者或出版社的微机操作人员对Excel不够熟之故罢，叫电脑执行了一些不该执行的命令，从而使入志表格中出现了一些违反常规的编排问题。最明显的就是数据的对齐和小数点位数的统一方面的不规范。下面，结合某部新志书中的实例展开讨论。

    某新编地方志在财税志中插入一张《年度行政费支出统计表》，表中数据没有统一保留小数点后的位数，造成了编排上的不规范。这一问题的产生，是由于让电脑执行了一条错误的命令和少执行了一条命令造成的。错误命令为“置中对齐”命令，少执行的命令是“小数位数递增”命令。如果表中数据不执行“置中对齐”命令，执行“小数位数递增”命令，就可以排出数据整齐且紧靠右边纵线的表格。如果志书编者想叫数据在栏内居中，可以先下达“小数位数递增”命令，使表中数据保留数相同的小数位数，然后再下达“置中对齐”命令，就能排出既使数据在栏内中间又保留统一小数的表格来。所以，应将表1改为表2或表3。

    由于Excel本身存在着一些缺陷（在IT［information technology，信息技术］界称之为“bug［虫］”），在制表时键入6.0它只默认6，并不显示小数点后面的0。因此，如不下达“小数位数递增”命令，当数据是整数时无法使之与有小数的数据保留相同的小数位数。其具体操作如下：首先选中表中所有数据，然后用鼠标点击“小数位数递增”图标，每点击一次整数在小数点后就增加一个0，直至其小数位数与表内小数位数最多的数据相同为止。在这个过程中，小数位数少的小数也自动调整自己的小数点后的位数，直到编者满意为止。

收入《中国知网》，文章网址：http://202.106.125.35/kcms/detail/detail.aspx?QueryID=0&CurRec=36&DbCode=CJFQ&dbname=CJFD9498&filename=HLSZ199803006

被《中国国家数字图书馆》收藏，网址：http://find.nlc.cn/search/doSearch?query=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&secQuery=&actualQuery=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&searchType=2&docType=%E5%85%A8%E9%83%A8&isGroup=isGroup&targetFieldLog=%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5&fromHome=true#query--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CsecQuery--%7C%7CactualQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CpageNo--3%7C%7CorderBy--RELATIVE%7C%7CqueryField--%7C%7CfldText--%E5%85%A8%E9%83%A8%E6%A3%80%E7%B4%A2%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CisGroup--isGroup%7C%7Cshowcount--0%7C%7CdocType--%E5%85%A8%E9%83%A8%7C%7CtargetField--%7C%7CtargetFieldLog--%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CorginQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97

* 原载《黑龙江史志》1998年第3期。