【商务英语】商务邮件书写 英语规范书写汇总合集

“请求”类邮件的结构

1. 结构：解释背景

2. 请求：说出你想让对方做的事情

3. 动机：向对方解释为什么要做这件事（尤其是对读者有什么好处）

4. 行动：再次提醒对方要做什么事

检查邮件的步骤

1. 检查邮件的目的以及所使用的结构

2. 检查语法，拼写及标点 （mechanics）

3. 检查行文方式（style）及语气（tone）。看能否使内容更加清晰准确，不冗长，语气更礼貌

注：

1. Greetings称呼一行每个词首都要大写，如Dear Colleagues,

2. 正式邮件中不使用缩写，如Mins

注意你要联系的对象，如果是合作伙伴，需要注意是否礼貌，而非使用命令语气。

在请求时需要用indirect request, 如

原句：If i don't receive your feedback by 5:00 p.m. next Wednesday I will deem that you are satisfied with the document.

应当改为：I would like to receive your feedback by 5:00 p.m. next Wednesday, so that I can make any changes you feel are necessary.

3. "Yours sincerely"非常正式，通常不用于同事之间的通信同时间可考虑用regards or kind regards

请求检查文件的语句

Asking for comments or a review of the document

发送坏消息时

在发送坏消息的时候需要注意buffer或者Sandwich这个坏消息，也就是说，在坏消息的前后都加一些中立的表述来缓冲。