经济应用文写作22 商品说明书

第四章 财经文书写作

第三节 商品说明书

一、商品说明书概述

（一）商品说明书的概念

商品说明书是一种以说明为主要代表方式，概括介绍商品用途、性能、特征、作用和保管方法等知识的文体。它不仅可以帮助顾客了解商品，使顾客懂得商品的使用和操作方法，掌握商品的保管和养护知识，还起到宣传商品、扩大销售的作用，是沟通社会商品与社会成员之间的桥梁，产品说明书具有某些广告的作用。

商品说明是以“明”作为自己的根本特征，作者应该写的清清楚楚，使读者看的明明白白。但是，在目前的市场上，一些产品的装潢虽然精美，令人喜爱，而说明书却内容欠祥，说而不明，使消费者颇感不便。商品说明书的内容包括：商品名称、规格、成分、产地、性能、特点、使用方法，有的还包括配合插图说明各部件名称、操作方法及使用注意事项。

（二）文种的特点，商品说明书具有以下基本特点：

1、中介性。中介性是商品说明书的功能和实质。商品说明书既然是生产者向消费者和所有社会成员介绍商品的，它就要给读者架起一道认识事物、了解真情的桥架，就有必要研究读者心理，研究他们在选择商品时想些什么，哪些层次（包括年龄、职业等）的人有哪些爱好和特点；并根据读者心理。给他们以新鲜感、趣味感和一定的艺术感。有时为了给读者以形象逼真的立体感，还配合文字说明设计恰如其分的图画、照片，做到图文并茂，打动读者的心，便于用户了解和接受。

2、知识性。要达到读者了解商品、接受商品的目的，商品说明书必须以传授知识作为基础。介绍知识不仅是消费者的心理需要，而且也是生产者的义务。商品说明的写作材料必须来自被介绍商品的本身，只能选择那些直接反映产品的有关情况和资料，尽可能直截了当地表现出来。

3、真实性。商品说明书的中介决定着对产品的介绍要客观，知识性也要求说明书务实，因而，真实性成了商品说明书写作的一个基本原则。然而，激烈的市场竞争、复杂的读者心理又要求作者在客观、真实的基础上注入个人的一些主观成分。比如宣传某产品的特色，肯定商品的质量，对事物作出具有倾向性的评价等等。虽然每一样商品似乎都离不开这种具有倾向性的介绍，以引起消费者的心理共鸣，但是这种“主观成分”必须恰如其分，必须以读者的信任作为立足点

（三）种类。由于商品的性能、功能和读者了解商品的需要不同，商品说明书的种类也就不一样。

1、梗概型。有些商品，比如饮料、食品的说明书并不一定需要向人们介绍饮食的方法和注意事项，也不需要说明它们的性质和功能，只要做简单概括而无须分条、分项的介绍便可达到说明的目的。比雀巢咖啡的说明书是这样写的：“雀巢咖啡用百分百之百纯咖啡豆精制而成，只需放一茶匙咖啡于杯中（浓淡随意），注入沸水，搅匀，酌量加糖、加奶，至适味，即成一杯香浓美味、称心满意的雀巢咖啡（毋须煮沸）。”这段文字简明扼要，介绍说明了对象的主要特征或概况。

2、描述型。为了吸引读者，招徕顾客，商品说明还常常寻求形象性的介绍方法。比如容声冰箱的说明是这样开头的：“您可能在朋友家中看过这么一种现象：他想将冰箱放到更适当的位置，或移动清洁一下地板，于是全家上下就协力忙碌起来了……现在，您完全可以想象以下的事实：无论老人或小孩都能轻而易举地自由移动并固定重愈百斤的冰箱。”“只需将调节脚往上旋，就可将冰箱轻易地移到目的地；然后将调节脚下旋，冰箱可立即固定下来。”这段文字介绍冰箱的特点和使用方法，给读者一种身临其境的感觉。有时，作者还运用比喻、拟人的手法，用自述的形式介绍，寓知识性于趣味之中，使人在获得产品信息的同时，获得艺术的享受。

3、说明型。根据消费者认识、使用商品的需要，运用说明的表达方式对产品各方面情况进行分类介绍的文字，便是说明型的产品说明书。因为许多商品的构造、用途等并不为读者所熟悉，使用和保管方法也得分别向用户介绍，才能使顾客认识商品、掌握商品的性能和用法。某公司生产的八宝粥的说明书是：“成分：红豆、花生、桂圆、花豆、薏仁、绿豆、麦片、糯米、砂糖。保存日期标于罐底。保存期限：2年。”全文不足50字，也分为成分、保存日期、保存期限来介绍。

4、析疑型。有些新产品刚刚问世，尚未被人们所认识，特别是对它们的性能、功用等还有疑惑，商品说明书必须有目的地对产品加以解释。比如某口服液的使用说明是这样写的：“本方以胆酸为君；清热解毒开窍；水牛角提取物为臣，咸寒清心，解毒安神；黄苓甙及桅子、板蓝根提取物，甘寒之金银花提取物为佐，清热解毒；珍珠层粉取其定惊安神为使。全方以苦寒、甘寒、咸寒并用，有清热解毒和安神之功效”。“该口服液灌服小鼠临床拟用每公斤体重剂量50倍，连续7天；和小鼠、大鼠一次灌服临床拟用来150倍，观察7天，均未见明显症状，说明毒性较低”。这则商品说明书也在介绍功效和方法，但其立足点是析疑，不仅要说明这是什么，怎么办、更重要的在说明为什么，怎么样。

另外，我们还可以根据商品说明书的内容和用途把商品说明书分为民用商品说明书、专业商品说明书和技术说明书；按说明书的载体不同分为物像说明书和文字图像说明书等类型。

二、商品说明书的写作

（一）基本结构：商品说明书由标题、正文和商品标记组成

1、标题，一般由“商品的名称+说明书（使用说明书）”构成，如“亿利达不锈钢开关式真空杯使用说明书”；有的标题就是商品的名称，如“黄山毛峰”（茶的名称），这类产品说明书主要介绍商品的基本性能，让消费者一看就知道该商品是何物，醒目鲜明。

 2、商品标记，商品标记包括商品标识、厂家名称、地址、电话、邮编、使用期限、代号或批准文号等。这部分内容位于文末或标题之下，主要作用是便于消费者查找厂家，辨别产品的真假。

（二）正文

1、基本写法，正文是商品说明书的主体，一般是对商品的性能、规格、使用和注意事项、保养维修等进行具体的说明。常用的写法有三种：

（1）概说式

概说，就是抓住事物的主要特征或主要情况，进行简明扼要的交代和简明概括的说明。比如某吊风扇的说明书开头是这样写的：

本厂×牌吊风扇生产历史悠久，设计完善，工艺精湛，质量优良，深受国内外用户的欢迎。多次获省市、机械工业部“优质产品”和“质量信得过”产品证书。曾数次参加世界工业产品博览会展出。积本厂多年生产之经验，我们对×牌吊风扇曾屡加改进，不断使用新技术，力求精益求精。其款式新颖，美观大方，色彩调和，实为理想的家用电器和工艺装饰品。

本厂×牌吊风扇具有耗电小，风力大，运行平稳，噪音低等特点，是工厂企业、家庭及各种公共场所调节气温，循环空气的良好设备。

本厂×牌吊风扇经鉴定，完全符合国家标准要求，出厂前均经严格检验，使用安全，可靠。

本厂×牌吊风扇若配用本厂的调速开关，用户能按自己的意愿调至更为理想的风速及风量，使之柔和舒适。

这一开头，用概说的方法说明了产品的历史、特点等等。因为要说明的内容较多，牵涉面较广，要在很短的篇幅中反映出来，就得作简明扼要的概括，帮助读者在很短的时间内把握住介绍对象。

有的说明书并不急于介绍特征、用途，比如×牌双保险压力锅说明书的开头部分是介绍概况的，它的作用只是为了引起下文，使用的还是概说的方法：“压力锅是在密封情况下进行烹饪的一种先进饮具。幸福牌双保险压力锅具有特殊的双保险结构，不但适用于各种火源和地区，而且可以为您提供长久满意的服务。”

概说的方法不仅仅介绍概说，有时还用于阐明原理。如：“盖锅在工作时采用橡胶封圈密封，使锅力压力在加温过程中逐渐升高，水的沸点也相应上升。当压力超过规定限度时，限压阀就被顶起，一部分蒸汽由排气管排出，使内压锅力和温度始终保持在规定范围。这样，锅内的食物在高于100℃的温度里均匀受热，所以很快煮熟，并变得松软可口。如公共排气孔被食物堵塞不能排气，以至锅内压力超出安全使用范围时，胶套安全塞中的金属塞子就会克服脚套阻力自行排气，或者金属安全塞中的易溶片软化穿孔，使蒸汽排出，降低锅内的压力，化险为夷。排除故障后将安全塞复位，或换上新的易熔片，则可继续使用。”它通过简要的概括，说明了物理、物因，使人们在使用产品之前就懂得了它的科学道理，解除了疑虑。

（2）陈述

陈述，就是根据事物需要说明的顺序，有条理地说出来。比如×牌双保险压力锅说明书“使用方法”部分对胶套安全塞的拆换方法是按过程先后的顺序来说明的：

（1）先将金属塞子顶出胶套。

（2）沿新胶套边下压，使它从锅盖脱下来。

（3）把新胶套安全塞中的金属塞子顶出来，然后从锅盖底部压入原来位置。

（4）最后把金属塞子拉下。

这里是通过过程的叙述来说明使用的方法，但叙述的目的不是为了表现过程，而是说明办法，因此与记叙性文体中的叙述并不相同，它是通过过程叙述的手段来达到说明方法的目的。

（3）解说

解说作为商品说明的主要方法，是由商品说明书的中介性所决定的。商品说明书是向读者引荐商品的媒介，就必须要解说，侧重于对事物的性质、特征、功用、方法诸方法的讲解。

商品说明的解说多用于分项说明、数字说明和图表说明的方法。

（4）由于各种产品的功能、用法不同，写作的方法也不一样。有的说明书全文只需要整体概说，有的只需要过程的陈述，有的仅依靠简明易懂的图表解说，方便读者阅读、理解。而像幸福牌双保险压力锅的说明书则是既有概说，又有陈述，还有数字、图表和分项、分类的解说。不管使用哪一种方法，其目的都是为了读者明白。因此，商品说明书的写作必须力求通俗、准确。通俗、准确是商品说明书对语言的要求。

2、体例

商品说明书的种类多样，功能各异，在结构上有自身的程序和程式。比如电冰箱的说明总得从外观形态和容量特点开始，才可能进入放置、用法和调节、维护等等的写作。商品说明书常见的结构有下面几种：

（1）根据人们认识事物的先后顺序安排结构。

人们认识产品，常常依据从抽象到具体，从外观到使用，从原理到操作的顺序。如果所要介绍的商品是消费者不熟悉的，那么，这样的商品说明书就要根据人们的这种认识规律来安排结构。有家电风扇厂的《吊扇调速器使用说明》对安装程序是这样表述的：“现将与吊扇及电源连接的电线从调速器的穿线孔中穿入，接在接线柱上，然后将调速器底板固定在墙壁垫板上。”这段文字模糊不清，对于绝大多数人来说，打开调速器后，面对里面密密麻麻的螺丝根本分不清哪一些是接线柱，因此，说明书必须首先告诉消费者如何找到接线柱，然后才交代如何接线。

（2）根据事物特征的内在联系安排结构。

介绍某种方法或某件比较复杂的商品常常要分门别类，引导读者从不同的门类中去认识产品。比如药品说明书从性能及组成、适用的范围、用法、注意的事项和有效期、批准文号等方面说明各部分之间的内在联系。如：

小儿感冒颗粒

规格：每袋装12g

生产厂家：云南白药集团股份有限公司

厂家网址：http://www.yunnanbaiyao.com.cn/

厂家电话：0871-8320825

【药品名称】

通用名：小儿感冒颗粒

汉语拼音名：Xiaoerganmao Keli

【成分】广藿香、菊花、连翘、大青叶、板蓝根、地黄、地骨皮、白薇、薄荷、石膏。

【规格】每袋装12g

【功能主治】疏风解表，清热解毒。用于小儿风热感冒，症见发热、头胀痛、咳嗽痰黏、咽喉肿痛；流感见上述证候者。

【国药准字】国药准字Z53021233

【注意事项】

1.忌辛辣、生冷、油腻食物。2.不宜在服药期间同时服用滋补性中药。3.婴儿应在医师指导下服用。4.风寒感冒者不适用。5.糖尿病患儿、脾虚易腹泻者应在医师指导下服用。6.发热体温超过38.5℃的患者，应去医院就诊。7.服药3天症状无缓解，应去医院就诊。8.对本品过敏者禁用，过敏体质者慎用。9.本品性状发生改变时禁止使用。10.儿童必须在成人监护下使用。11.请将本品放在儿童不能接触的地方。12.如正在使用其他药品，使用本品前请咨询医师或药师。

【相互作用】

如与其他药物同时使用可能会发生药物相互作用，详情请咨询医师或药师。

【儿童用药】

开水冲服。1岁以内一次半袋，一岁至三岁一次半袋至一袋，四岁至七岁一次1至1.5袋，八岁至十二岁一次2袋，一日2次.开水冲服。

（3）根据事物本身的科学性安排结构。

商品大都是科学生产的成果，都具有很强的科学性，需要根据科学原理安排结构的商品说明书可以按照主次轻重等各种顺序，比较复杂的商品说明书中，文字、图表、符合相应地要多一些，可以根据商品的具体情况决定写作的程式。一般程式是：

封面：有产品商标、规格型号、产品标准、名称和图样、长名等。

前言或概述：有的以感谢读者选用这一产品的意思出现，引起消费者心理的共鸣。有的介绍新产品的制造特点或产品特色，有的指出使用、维修新产品的重要性，有的庄重说明新产品的性能、原理和使用范围等。有的商品说明书则没有前言或概述部分。

目录：主要介绍新产品的各种部件，列出目录，以便消费者翻阅和查看产品说明书。有的没有目录，有的把目录安排在简介（或概述）之前，有的目录则是说明书的各部分顺序。

封底：正中可醒目地安排商标图样，下方注明厂址、电话号码、电报挂号、邮政编码，便于用户识别和联系。

（4）散述式的结构方法。

在所要介绍的商品中，有时会包括着许多组成部分，这些部分不一定出现明显的操作程序或者内部的必然联系。这时，可能使用散述式的写作方法。它没有固定的格式，文章结构灵活、多变。很多商品说明甚至用广告的形式出现，目的也是用以说明、解说商品的特点、性质、用途方法等。

三、写作要点

（一）要把握被介绍商品的全貌。

商品说明书不一定要把商品的全部性能、特征以及各方面情况都反映出来，但是要作准确的介绍，作者不能不把握被介绍对象的全部材料。如果以偏概全，势必令读者产生模糊的感觉，得不到清晰完整的印象。介绍一种产品，哪些材料必不可少，哪些方面不必说明，有关的必须介绍的材料又应分为几方面来表达，都要做到全盘的考虑，有时还必须把产品的缺点和不足显示在读者的面前（如药品使用的禁忌），使读者在对新产品的鉴别中增强信任感，扩大产品的影响，提高产品的威望。

（二）要写出被介绍商品的个性

要突出事物的个性，就要捕捉所写事物的最有价值的东西。比如某一新产品的出现，一般是在它原来的基础上进行更新的。而原来的基础已为人们所熟知，那就不必或不必太多地介绍了。它所创新的那些那些方面正是产品所谓“新”的特点，是不同于其他产品或者不同于自身基础的特色，也正是读者最感兴趣的东西。

比如长期以来，电冰箱的事物串味一直困扰着广大用户，成为制冷保鲜行业的难题。用户使用各种人工方法除臭，但效果都不大显著，而且十分麻烦。×牌电冰箱采用领先科技的新型产品，具备了自动除臭的功能，其商品说明书中特别强调了自动吸收储物时所产生的各种气味，保持箱内空气清新自然，互不串味，即使是鱼肉与西瓜共处也不成问题的内容。这种独具的“风范”，崭新的“魅力”，确实是它的一个不同于其他冰箱的特色。通过这些特色的介绍，读者对这一产品就有更进一步的认识。

（三）语言要准确明了。

准确是指对事物的性状、特点、功用等方面的准确表述，不夸饰、不走样，对操作程序、使用方法的介绍要明确、不含糊。这就要求写作者要精心选词炼字。简明是指文字简洁、明确，不冗繁，不罗嗦，使用户、读者一目了然。说明书的语言要注意通俗易懂，深入浅出，不要使人看不懂，一般不用或少用专门术语和技术符号。如《张家界揽胜》开头一段：“张家界，又名青岩山。位于湖南省大庸市城北35公里处，总面积约20万亩。属武陵山脉中支，居东径111°28′，北纬29°8′。东与慈利县索溪峪毗连，北与桑植县天子山交界。”这段话对张家界地理、位置的介绍准确、简明、清楚，给人完整的印象。

四、例文评析

例文一：

××两用墨水笔使用须知

一、该笔是当前国际上最流行的书写工具，它具有一粗一细，两端可写，手感舒适，书写流畅和使用方便等特点。

二、本产品储水体内已储存足以书写1000米长度的墨水，因此在墨水未写完前切忌自行拆装，以防墨水外溢弄脏衣物和影响使用质量。

三、本产品的粗细两种笔头采用耐磨塑料制成，书写时不宜用力揿捺和使劲挥甩，以免损坏笔头和影响储水体内墨水外溢。

四、本产品可以调换笔头，墨水写完后可以吸加适量同类专用墨水，继续使用。

五、吸加墨水要注意以下方法：

1、先拧开粗头笔项，取出储水体（注意勿让墨水弄脏手指和衣物）；

2、把储水体的一端放入同类专用墨水瓶中自吸3～5分钟，或用滴入方法灌入1.5毫升适量墨水；

3、要擦干储水体外残留墨水渍；

4、先将储水体一端装入笔项，再把储水体另一端装入笔杆内，最后揿紧密封即可继续使用。

评析：

本篇说明书是根据商品使用各项内容的内在联系来安排结构的。从“它具有一粗一细，两端可写”等特点至“已储存足以书写1000米长度的墨水”的构造写起，再写“粗细两种比特采用耐磨塑料制成”但“不宜用力揿捺和使劲挥甩”的注意事项，接着解决笔头坏了、墨水用完了的疑虑，最后是吸加墨水的方法。

例文二：

浓维生素E胶丸说明书

 维生素E是一种对人体生长、发育、促进健康与预防衰老有关的营养要素。早在1992年Evens等已发现它的功能，可调节生育机能，防治流产和不育。半个世纪以来，就生理和机理作用，近代分子生物学学者作了详尽研究，在营养及医疗上有了重要发现。

1.本品能促进人体能量代谢，增强人的体质和活力。

2.本品能预防因多不饱和脂肪酸(PuFA)异常氧化所致的有害物质积累而损伤正常组织引起的早衰，有延迟衰老的作用。

3.本品能改善血液循环，促进溃疡愈合。

4.本品能防止胆固醇沉积，能预防治疗动脉硬化。

5.本品能调整性机能，厦更年期综合症。

6.本品能保护肝脏。

[适应范围]

动脉硬化、脑血管硬化、冠心病、间歇性跛行、胃肠溃疡、皮肤溃疡、血栓性静动脉炎、静脉曲张、肝功能障碍、肌肉萎缩、不孕、习惯性流产、性机能衰退、烧伤、冻伤、贫血以及预防衰老。

[用法与用量]

日服量：每次50mg-100mg，每日三次或遵医嘱。

[规格]50mg，100mg。

[贮藏]密闭、遮光、阴凉处保存。

                                                 ×卫药健字(83)第26号

                                                       ××制药厂

评析：

这则说明书的开头部分采用概说式的写作方法，简要介绍了产品的性能、特征，然后采用条款式，分条列项对商品具体的功效进行介绍；最后，又列举出各种药品具体的适用病症，让购买者可以对照条项结合自己的身体状况服用。本商品说明书写作条理清楚，内容完整，便于消费者使用。

五、文种辨析

商品说明书与商品广告之间有某些共同的地方式是，二者在介绍商品或服务项目的性能、效果、特点时都能起到宣传告知作用，都有吸引并引导消费、提高品牌知名度的功效。

区别在于：

（一）目的不同：说明书的主要目的是介绍商品知识，广告的主要目的是促进商品销售推广经营理念。

（二）内容不同：说明书的内容较全面具体深入细致，广告内容简明扼要、不拘一格。

（三）形式不同：说明书属说明文体，叙述客观冷静不事夸张渲染，广告主要以宣传为主，表现手法丰富多彩，讲究创意求新。

（四）操作不同：说明书发送自由灵活，一般由企业独立印刷，随商品赠送。广告一般需付费并通过一定媒介直接或间接地介绍推销商品。