Workflow Management

     什么是工作流管理Workflow Management？     大学教授可能会告诉你工作流管理是业务流程的自动化，在此期间，文档、信息或任务根据一组程序规则从一个参与者传递到另一个参与者以采取行动完成任务的过程和程序。     工作流的核心是指完成任务的过程。工作流通常与业务流程管理和流程再造等术语互换使用。本质上，所有这些都与同一件事有关。它们都是指工作在组织中的流动方式。     工作流很重要，因为它影响过程，而过程无处不在。让我们看一下典型组织中的几个常见流程：

     然而，最大的问题在于这些箭头左边的行动和右边的结果之间发生了什么？     大多数流程包括许多步骤、信息传递以及组织中不同人员和不同部门之间的交互。这种复杂性会导致效率低下、不一致、风险增加和生产力受损。所以作为一个组织，我们需要问自己，我们是否在尽可能高效地运作？如果把工作想象成一艘顺流而下的船，驶向某个最终目的地，我们的船漂得顺吗？     通常答案是否定的。这就是管理和有效管理的由来。有效管理的目标是理解并确定需要执行哪些任务、需要完成的顺序、涉及的对象、使用的系统以及遵循的规则。如果没有这种适当的管理，我们就会从一条船在平静的河流上漂流，变成奋力逆流而上。

      以医疗行业为例，理想情况下，医生为病人提供医疗服务。医生把必要的文件寄给保险公司，保险公司收到文件并付款给医院。医院拿到了钱，病人身体好了，大家都很开心。这可能是一个顺利，简单的过程。但如果没有适当有效的管理，事情可能会变得非常糟糕，非常迅速。

     让我们仔细看看工作流内部，看看这种场景通常是如何展开的。

      病人来到医院，在前台填写了一张问询表。前台护士在接听电话、接待病人和填写其他文书工作的间隙，她最终会放置表格和病人的病历。当病人准备好看病时，医生拿出病历，提供医疗服务，并填写一张收费单，然后把它交还给前台，而前台当然还在接电话，与病人打交道，填写其他文件。现在前台的工作是将收费单信息准确无误地输入电脑，然后将收费单转换成索赔表格通过邮局寄给保险公司。索赔表格如果没有寄到，就会被送回医生办公室。这些索赔表单可能相当复杂，因此，即使将索赔表单发送到正确的保险代理，偶尔也会存在信息填写不完整或没有正确编码、医生是不是在表格上打错了勾？如果是这样，它可能会再次被送回医生的办公室。

       现在，假设一切都很顺利，正确的保险公司收到了正确的索赔表格，保险公司现在能够以纸质支票的形式通过传统的邮件向医生付款。当支票到达了前台，而通常，他们还在忙着接电话，处理病人和填写我们的文件。如果他们不太忙的话，他们可以把支票数据输入电脑，然后准备支票存入银行。然而，同样有可能的是，支票会被放在没有时间处理的柜子里，或者像大摞纸一样，一不小心就被扔进了附近的垃圾桶里。

      与此同时，医生们还在想：

     保险公司收到索赔单了吗？

     他们对我们的索赔有异议吗？

     是在邮寄过程中丢失的吗？

    是他们的键盘打错了吗？

    支票是在前台丢的吗？

      所有这一切导致了一个不开心的医生、一个不开心的病人和一个管理不善的工作流程。这些都依赖于一个需要认真检查工作流程的业务流程，一个应该类似于这样的流程最终看起来更像这样。虽然看起来很荒谬，但这种情况实际上很常见。

     很明显，有这里有很大的改进空间。

     现在，让我们快速浏览一下另一个场景，看看他们是如何运作的。    在这个医院里，病人在大厅的信息亭填写他们的信息，数据直接发送到医生的电脑上。当医生进行医疗服务时，他登入系统，病人信息直接进入他的电脑，以电子方式发送给适当的保险公司。保险公司立即处理了表格上的信息，给医生发了一封确认邮件，并立即付款，将电子资金直接转入医院的银行账户。    

     差别很大，是吧？    

     哪一个运作更有效率和更有效？     

      哪一个更致力于工作流管理？    

      答案当然是明确的。     

      在当今的经济环境中，所有组织的发展都面临着管理、维护和扩展业务流程的挑战。企业需要能够快速调整，优化运营，必须找到新的方法来提高生产力，降低成本，增加成本，更有效地满足消费者的需求。为了应对这些挑战，许多组织正在转向工作流管理以实现组织的有效管理。

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