谈软盘提供续志资料*

谈软盘提供续志资料*

王照伦

 

    编过第一届新志书的人都知道，面对各单位报送来的积堆如山的纸张规格不一、字迹字体各异、体例格式千差万别的入志资料，大都感到很头疼。处理这些资料不仅费时费力，而且很难保证资料处理的高质量。首届新志书出版周期长、质量不是普遍的高、社会效益和经济效益较差、实际价值与编者的期望值差距较大，原因虽然是多方面的，但入志资料处理手段的落后，不能不说是基本原因之一。在第一届新志书编修即将完成，续志编纂已经启动，信息社会和网络时代就要到来的今天，如何高速度、高质量地处理入志资料，对于纸版志书、电子版志书和网络版志书的编纂来说都是一个不得不面对的问题。本文仅就软盘方式提供入志资料问题谈点浅见，希望能对续志编纂有点启发。

    一、软盘方式的优势

    用软盘方式向志办提供入志资料，具有简单快捷、资料处理方便、便于保管和贮藏等优点。

    1.简单快捷。利用软盘贮存入志资料，对于资料提供者来说，十分简单。将单位资料库中的有关信息和通过其他方式得到的信息，简单地组合后拷贝到一张小软盘上就行了，使资料的收集、整理、编写、校改实现了一体化，免去了用手工一遍又一偏地抄写、修改、再抄写、再修改的麻烦，可以在最短的时间内向志办提供高质量的入志资料。

    站在志办的角度看，处理用软盘方式提供的入志资料，也具有纸质资料载体无法比拟的优势。收到软盘后，首先要进行杀毒处理，然后把资料拷贝到自己的软盘或硬盘上（资料提供单位送来的软盘要作为原始资料保存，不要在上面直接编辑，以免误修改后，后悔莫及。最好把当作原始资料的软盘加上写保护），经过处理后插入相应的章节，志书编完后拷贝到一张、几张软盘或可擦写式光盘上，能实现志书的编纂、排版一体化，可以以最快的速度将志书推向社会，提高方志信息的传播效果，进而使方志的社会参与程度得到提高。就县级续志而言，几十万字（由于续志的时限大大地小于第一届志书，一般情况下其篇幅不会超过一百万字。又由于编者素质在不断提高，可使续志中的非信息成分降到最低限度，从而使志书的篇幅得以减少）的志书在办公实现现代化和网络化的前提下，编纂周期3～5个月就足够了，最多也不会超过一年（考虑到那个时候的县志办不仅有了现代化办公设施，而且续志工作者汲取了第一届志书编纂的经验教训，加上他们的综合素质通常要比首届志书编者高，从入志资料征集齐全到送出版社，这个过程有可能还要短）。加之到时候出版部门和印刷单位都已经实现了高度现代化（不能以先进的技术装备武装和没有高素质工作人员的出版和印刷单位，将在信息社会里被淘汰。到续志的纸版志书出版印刷时，能承担出版和印刷任务的单位，一定是从设备到工作人员都已达到业界较高层次的），从出版社接到续志的付印稿到印刷厂将志书装订完毕，有半年的时间也就够了。这样一来，从着手编写志书初稿到将志书送上书店的货架，有一年到一年半的时间就差不多。这绝非天方夜谭。在目前情况下，一些省级综合性年鉴（大都百多万字，县级续志绝对不会超过目前省级综合性年鉴的篇幅）能在次年的上半年出书，成为这一问题的最好的注脚。况且，到续志出版时出版和印刷单位的现代化程度肯定比现在高。

    2.处理方便。传统志书编纂资料的共享程度很低，在处理入志事物的交叉问题时，很难在不影响他人使用资料的同时自己查看可能要发生交叉的事物在志书的其他章节是怎样处理的（或者说其他部门提供的资料是怎么说的）。而用软盘方式提供的入志资料（某个单位或某个系统的）能在几秒钟内复制一份，可以使每位志书编者在拥有全部资料的情况下去处理自己所承担的那部分志稿，能很方便地知道同一事物在其他资料中是怎样记述的，使志书中的自相矛盾问题降低到最低限度，从而使续志对入志事物记述的真实性得到提高。

    特别是在志办实现了网络化的时候，资料的共享程度会更高。将软盘方式的入志资料拷贝到志办的工作站上，每位志书编者通过自己所使用的终端机，可以十分方便和自由地查阅不同部门报送的资料，或者通过自己所使用的终端机查看他人终端机上对同一入志事物的处理情况，以减少志书硬伤的发生。

    能十分方便地发现数字错误。我们知道，第一届新志书的数字错讹是一个顽症，几乎所有的新志书都程度不同地存在数字错误。而软盘方式提供的续志资料，是在计算机上处理的，由于大部分电子表格软件具有强大的计算功能（如Excel在表格中不仅能求和，而且还有计算百分数等的功能），可使资料中数据的准确性有所提高。志办在处理这些表格中的数据时，只需要点击几下鼠标就行了，能很方便地知道资料中的数字正确与否。

    3.便于保管和贮存。在编志书时，编入志书的资料只是所收集资料的一部分，志书编完后，所征集资料的分类归档和保管存放工作也是相当麻烦的。这些纸质载体的资料不仅会占用大量的文件橱（柜）空间，还容易因受潮、虫蛀等原因而损坏。载有入志资料的软盘保管和存放就很简单了，假设县级续志有一百多个单位或个人向志办提供资料，百余张软盘放在写字台的一个抽屉里就行了。这与一个甚至几个档案橱的纸质资料相比，在保存和管理的工作量上，有天壤之别。

    二、软盘方式的可能性

    对于能否用软盘方式提供入志资料，起码要有两个基本条件。一是志办要有相应的软硬件条件，二是资料提供者的软硬件条件。

    1.志办的条件。要接受软盘方式的入志资料，志办在软件和硬件两个方面都要达到一定的水平。否则，用软盘提供入志资料，只能是一句空话。

    在硬件方面，就县级志办而言，配一台目前主流机型的计算机有几千元就够了，也就相当于几十本第一届新志书的售书款（最近几年出版的县级志书每本大都在百元以上）。在不要求政府财政拨款的情况下，志办完全有能力自己解决。当然，其前提是第一届新志书的销售款没有用在不该用的地方。现在配置为PentiumII300CPU、华硕P2L主板、32M内存、4.3G硬盘、1.44软驱、32X光驱、120W音箱、15英寸数控彩显的品牌机，报价人民币6380元（资料来自1998年11月2日出版的《中国计算机报》1998年第83期），再加上打印机及部分耗材，不会超过万元。这个价位中等以上收入的家庭都能承受，更何况一个单位了，关键在于志办的决策者有没有这种意识。

    “软件”问题。在这里，软件并非指计算机软件，而是说志办的工作人员的知识结构问题，这是制约续志资料能否实现软盘方式的基本条件。如果志书编者的知识结构不合理，不管配备了多么先进的办公设备都无济于事。原因在于不论什么样的设备都要靠人去操作，尽管人工智能的研究达到了空前的水平，但水平再高也离不开人。这一问题，我在《电子版续志与编者》（《黑龙江史志》1998年第2期）一文中作了初步探讨，本文不展开讨论。我认为，要实现续志资料提供的软盘方式，起码要求续志编者必须熟练掌握计算机操作技能。这对于续志编者来说也不是很困难的事情，能胜任纸版志书编纂的人只要经过培训，一般都能用计算机去处理文字和图表的编排问题。

    2.资料提供者的条件。由于这方面的情况笔者没有详细的统计资料，很难说出一个具体的数字，就平邑县的情况看，绝大多数县直机关都购置了微机，县内26个乡镇政府全部有了办公用计算机。这两年《临沂年鉴》要求提供的稿件必须是打印稿，既然能实现打印稿方式，采用软盘方式就不会有任何问题了。因为将资料拷贝到软盘上比打印到纸上，更快、更便捷。

    可见，续志资料提供实现软盘方式不仅具有必要性，而且有了可能性。

    三、软盘方式的规范

    为了使软盘方式提供续志资料在志书编纂中发挥更大的作用，我认为有必要提出一些要求去规范这一新的修志行为。在进行规范时，一方面要考虑机关办公用文字处理软件的情况，另一方面要注意出版单位的排版软件的情况。从目前的情况看，出版界的排版软件，主要以华光、方正、四通三大系统为主；机关的办公用文字处理软件比较多，以WPS、Word、UCDOS、CCED等文字处理软件为主。由于专业排版软件的价格昂贵，不大可能进入一般机关，所以，县级续志在接受软盘资料时一般和资料提供单位的文字处理软件处在同一档次上。只是不同的文字处理软件生成的文件格式不同，在一些低版本的软件之间不同格式的文件不能相互取读，需要进行格式的转换。例如：低版本（WPS97以下）的WPS文字处理软件不能读Word 文件。考虑出版单位的排版软件，目的是续志完成后如何使志办软盘或可擦写式光盘中的文件，更好地在出版单位的系统中处理，以提高续志的出版速度。因这一问题不是本文要谈的重点，在这里不具体谈。

    就县级续志所收到的软盘资料而言，肯定会出现用不同的文字处理软件处理的文件。根据笔者对这些软件的了解，建议提出如下要求：

    第一，说明文字处理软件和操作系统；

    第二，规定文件的储存格式，以文本文件为好；

    第三，注明文件的命名方式和文件名及其扩展名；

    第四，软盘中包含哪些内容，是否有图表，是否所有的文字文件都存放在一个文件里；

    第五，要使用新的软盘，并且在软盘中只有所提供的续志资料；

    第六，报送软盘前要进行杀毒处理。

      

收入《中国知网》，文章网址：http://202.106.125.35/kcms/detail/detail.aspx?QueryID=0&CurRec=11&DbCode=CJFQ&dbname=CJFD9902&filename=HLSZ199902018

被《中国国家数字图书馆》收藏，网址：http://find.nlc.cn/search/doSearch?query=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&secQuery=&actualQuery=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&searchType=2&docType=%E5%85%A8%E9%83%A8&isGroup=isGroup&targetFieldLog=%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5&fromHome=true#query--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CsecQuery--%7C%7CactualQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CpageNo--1%7C%7CorderBy--RELATIVE%7C%7CqueryField--%7C%7CfldText--%E5%85%A8%E9%83%A8%E6%A3%80%E7%B4%A2%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CisGroup--isGroup%7C%7Cshowcount--0%7C%7CdocType--%E5%85%A8%E9%83%A8%7C%7CtargetField--%7C%7CtargetFieldLog--%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CorginQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97

收入《百度学术》，网址：http://xueshu.baidu.com/usercenter/paper/show?paperid=9c8b2d6eaad8c4d912340bdf38128f31&site=xueshu_se

 

* 原载《黑龙江史志》1999年第2期。