给你们讲个事儿，之前看到秋叶 Excel 训练营群里的一段对话，xswl！！！

然而，实际的对话场景，是一群 HR 小姐姐在训练营群里抱头痛哭——

看这些职场精英们在群里吐槽了老半天，其实也就一件事——

每次把表格排版设计好、发给其他同事填写，收回来却总是「面目全非」。

比如，一个固定名称会出现 N 种写法，像「人事部」会有人这样写——

一个日期也能出现 N 种写法——

明明 HR 发的表长这样——

只有编号、小组、组长、小组名单、人数：

收回来的表，却多了些奇奇怪怪的东西——

成员 1、成员 2、……、成员 7 是什么鬼啊啊啊：

居然还有备注，也是很「贴心」了呢：

01 原因分析

表格会被这样填写也能理解。

毕竟每个人的工作习惯不同、思维方式不同、能力水平也不同。

而且这种差异性，不能通过简单的培训和指导就完成 100% 的改变。

就像我们的 HR 小姐姐说：「这个月教下个月就忘」。

更有甚者水平不够，压根教不会。

所以这个时候，还真的只能让我们制表人自己来搞些手段！

02 解决方法

这类手段在工业工程中有个非常专业的名字，叫做「防呆」。

没错，字面理解它就好。

举个生动的防呆例子，SIM 卡的缺角设计。

有了这个缺角后，一般人都不会放错卡了吧？

那 Excel 中有些什么防呆措施呢？

接下来就告诉你一些「防呆」小技巧。

❶ 防呆技巧一

当填表人选中单元格的时候，出现一个输入信息提醒。

如果下次再看到错误格式的日期，就可以理直气壮地问：

「您有没有看到这个黄色标签提醒呢？」

❷ 防呆技巧二

不要让他自己天马行空地填写，而是让他选！

打不对字就算了，点几下鼠标而已，总不会再错吧？

❸ 防呆技巧三

如果他非得要自己填，一旦不符合我们的填写要求，就会弹出一个错误提醒，不让他继续填写。

这个操作，应该能把大部分奇奇怪怪的数据挡在人事部门外了吧？

前面三个防呆操作看起来非常的高大上，对吧？

但其实只用了一个 Excel 功能来实现，叫做「数据验证」（数据有效性）。

❹ 防呆技巧四

只开放需要填表人填写的单元格区域，让他们填写数据。

其它地方，不能动！想插入行或列，没门！

想改我表头，你选不了！

这个防呆操作用到的是 Excel 中的「保护工作表」功能。

通过这个「保护」功能组，就可以让填表人不能再擅自更改表的结构，只能在允许编辑的区域内活动。

具体能允许做什么活动呢，就看你自己愿意给他多大的操作空间啦~

好啦~这四招防呆技巧，如果我们都提前设计好了，相信没有人能在输入信息的时候为所欲为了吧？

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