经济应用文写作14 公文的修改
第二章 行政公文写作
第十二节 公文的修改
人们常说“文章是改出来的”，这话有一定的道理。作者在动笔行文之前往往充满信心，而等写出初稿之后，又觉得心里想说的话没能准确完美地表达出来，这样就要通过反复修改，使之臻于完美。鲁迅先生曾经说过：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”（鲁迅：〈答北斗杂志社问〉）。修改是一个认识不断深化、表达不断完善的过程。文章的初稿，一般都不够完善。或内容表达不充分、不准确、不周密，或形式运用不严谨、不精当、不自然，或两方面兼而有之，因而需要进行修改。
初稿的不完善，是由人的认识规律所决定的，是一种必然的和正常的现象。所有的文章都是人们对客观事物认识的产物。任何对某一事物或问题的认识，都有一个由表及里、由深入浅、由粗到细的逐步精深和渐趋完善的过程。对复杂的事物或问题的认识，尤其突出。草拟文稿时，为上述认识规律所制约，即使经过殚精竭虑，呕心沥血的构思，试图从内容和形式的各个方面把问题都考虑到，也往往不能处处考虑得十分周密精细，因此，总难免有这样那样的疏漏或缺欠，这就需要修改。通过修改，使文稿成熟或完善起来。
实用文书由于它的性质和作用，比一般文章修改的意义更大，因为它是传达党的方针政策的工具，是办理工作实务的，文中的字句都关系着各项事业，关系着公众的切身利益，因此，认真修改，精益求精，是实用文写作不可或缺的过程。另外，修改文章的过程，也是提高写作者自身写作能力的重要性。修改的内容涉及实用文写作的方方面面，因此，修改本身就是写作者对机关实用文书写作技巧的再总结和再提高。
一、修改的程序：实用文的修改也要讲究科学性，不要胡子眉毛一把抓，应该有序地，有步骤地进行。
第一，审查文稿的内容。文稿内容是文稿的精神支柱，一篇文稿的好坏、质量的高低，首先决定于内容。如果内容不正确，有疏漏，那就会给工作带来重大的损失。
第二，审查文稿的格式。实用文书都具有自己独特的格式，这是它在长期的实践中逐渐形成的，不按这种约定俗成的格式写，就会使收文的单位和个人费解，影响工作，影响交流。
第三，审查文字表达。文字是文章的载体，古人有“推敲”和“语不惊人死不休”的佳话，足见精心锤炼语言的重要。一字之差，谬之千里。比如一则通知里有这样一句话：“商品使用未注册商标必须在商品上和包装上标明企业名称或地址”，这个要求就不合理，在有些商品上就行不通，例如药水就不能在商品上“标明企业名称和地址”，这句话的毛病就出在“和”字上，应该把“和”改为“或”。
二、修改的内容：实用文的修改包括两个基本方面：一是内容，一是形式。
具体地说，公文修改主要有以下几个方面的内容：
（一）思想内容是否符合党和国家的方针政策、法律法令或有关规定；
（二）主旨是否明确、突出；
（三）材料是否符合具体文种的要求，能否满足主旨表达的需要；
（四）结构是否合理、自然、严谨，包括层次是否清楚，段落是否适宜，开头、主体、结尾是否贯通，各部分之间的联系是否紧凑，过度是否自然等；
（五）语言运用是否符合规范，包括表达是否准确、简练、通顺、清楚，是否符合实用文的具体要求，有无错别字和不规范的简化字，标点符号是否正确、标准，行文是否流畅等；
（六）体式是否得当，是否符合规范；
（七）行文关系是否妥当。
三、修改的原则和方法
（一）原则
１、先内容，后形式。就是先检阅、修改内容方面的问题，而后再检阅、修改形式方面的问题。内容问题，主要是指公文初稿所确立的主旨是否正确，是否符合党和国家的方针、政策和法律、法令及有关规定，所摄入的材料是否失实等；形式问题，主要是指体式是否符合规范，结构是否得当，祥略是否合理等。
２、先大局，后细节。就是先检阅、修改事关全局、整体性的问题，而后再检阅、修改局部、个别的问题。
３、言简意赅。就是要看内容是否丰富、完备，表达是否明确。在此基础上，还要看文字是否精练、篇幅是否适宜。
４、修改初稿，必然要在文字上作些改动，或增补，或删削，或更换，或移动，这是不可避免的，也是必要的。文稿修改，最后一定表现为对文字的改动，这是整个修改工作的具体化。根据具体情况和实际需要，该增就增，该删就删，该换就换，该移就移。
（二）方法
1、边看边改。即初稿拟成之后，从头到尾仔细审阅几遍，边审阅，边思索，发现问题，即予修正。采用这种方法，一定要瞻前顾后，通盘考虑，避免顾此失彼，改来改去。因此，在动手修改前，一定要先仔细审阅几遍，把问题找准，改法想好，不宜贸然动手。
２、边读边改。读，是指出声朗读。朗读可以发现默读所不易发现的毛病。朗读有两个效用，一是行之于口，即可以发现文句是否顺口，文势是否贯通，文章是否连贯；一是听之于耳，可以使视觉和听觉同时介入文稿，既可能看出毛病，又可能听出毛病。
３、边抄边改。用边抄边改的方法修改、抄出的文稿，仍不是定稿，一般是有关人员审阅后，再继续修改。
４、边议边改。即众人讨论，发现问题，并议定如何修改，由一人执笔，予以落实。
最后，实用文的修改，尤其是内容重要、篇幅较长的文章修改，要比一般文章的修改更为复杂、困难，因此，一定要认真对待，精心处置，决不可掉以轻心，草率从事。
