谈入志表格问题

谈入志表格问题*

王照伦

 

　　表格作为一种特殊的志书语言，能使大量地情数据系统化，加之它具有信息容量大、简明扼要、明确直观、便于阅读、实用性强等优点，新编地方志普遍地把它作为记述事物的一种重要手段。但是，在没有统一标准规范的情况下，各地志书编者根据自己对入志事物和表格的理解去处理入志表格，具有很大的随意性，导致了一些问题的发生。主要表现在入志表格的科学性不高、逻辑性不强、整体性差、规范性低、数据错误等方面。严重影响了志书对入志事物的记述，甚至会使读者对志书的可靠性产生怀疑。本文结合修志实践讨论志书的表格问题，希望能引起志界的关注。

　　一、表格在志书中的地位和作用

　　入志表格不仅是地情信息的重要表达形式，同时也是志书文字记述的有益补充。它不但能增强文字叙述的科学性和可靠性，而且能够帮助编者把握入志事物的规律，还有利于读者对入志事物的理解。

　　一张高质量的入志表格，有时能比文字记述更准确、更深刻地反映出入志事物的本质和深层次的问题，从而使方志对事物的记述更接近被志事物本身。因此，大量表格在新志书中出现，就成为当代修志活动中的一种重要的方志现象。据笔者对《沈丘县志》《平度县志》《正宁县志》《庆云县志》《户县志》《费县志》《大新县志》等7部新编县志统计，共有表格1156个，平均每部志书165.1个。7部志书平均每4.3页就有1个表格。表格密度最高的是《大新县志》，平均2.3页1个；最低的是《正宁县志》，平均14.8页1个。表格在新志书中占有如此大的分量，足以反映出它在志书中的地位和作用。由此不难看出，新编地方志的编者都把表格作为反映地情的有效形式。

　　有些事物，单纯用文字叙述不仅过于烦琐，而且在个别情况下难以表达清楚。这时如能设计一张恰当的表格，则能把复杂的地情用表格表达地明明白白。这样做不仅节约了志书的篇幅，而且会提高对入志事物的记述力度和深度。因此，表格普遍地被志书编者接受，并广泛地应用于志书对入志事物的记述之中，就是顺理成章的事情了。

　　二、表格的类型

　　由于入志事物的复杂性，导致了入志表格的多样性。因此，很难用一种简单的标准去给表格分类。但这并不妨碍我们为了志书编纂实践和方志学理论研究的需要去划分基本的表格类型。我在修志实践中体会到，可以按表格所反映的事物和表格主体词的分组不同去划分表格的类型。

　　1．被志对象分类法。根据表格所反映的事物不同，可分为沿革表、官职表、人名表、统计表4类。

　　沿革表是反映机构沿革的表格。据以上7部志书统计，这种类型的表格共12个，占全部表格的1.04%。其中《费县志》《正宁县志》《平度县志》没有设计这类表格。像《沈丘县志》第65页上的《沈丘县建制沿革简表》《庆云县志》第38页上的《庆云县历代名称及隶属沿革一览表》《户县志》第360页上的《中国共产党户县县级领导机关机构沿革一览表》《大新县志》第24页上的《土司沿革简表》等，即属此类表格。

    官职表是记述所志区域内各级各类官员状况的表格。据以上7部志书统计，这类表格共60个，占表格总数的5.19%。除《正宁县志》外，其余6部志书均设有这种表格。像《沈丘县志》第380页上的《中共沈丘县委历任书记更迭表》《庆云县志》第459页上的《县委机关部、委、办负责人更迭表》《平度县志》第117页上的《清末知州任职一览表》《户县志》第362页上的《中国共产党户县县委历任书记一览表》等，即为此类表。

    人名表是反映所志人物的一种表格。据以上7部志书统计，这种表格共75个，占总表格的6.49%。除《正宁县志》和《平度县志》外，其余5部志书都设有这种类型的表格。如《大新县志》第437页上的《90至99岁寿星简况》《费县志》第573页上的《获省级以上劳动模范称号人物名录》等，即属这类表格。

    统计表是入志表格的主体，志书主要靠它反映所志区域内的各项地情数据。据以上7部志书统计，这类表格共1009个，占总表格的87.28%。如《沈丘县志》第93页上的《历年各月降水强度统计表》《平度县志》第206页上的《1949—1985年全县农业产值统计表》《正宁县志》第629页上的《小学概况一览表》等，就是这种类型的表格。

    2．主体词分组分类法。入志表格按照主体词的分组不同，可分为简单表、简单分组表和复合分组表3类。

　　简单表就是在表格的主体词栏中，未经任何分组，仅仅罗列各项名称或按时间顺序排列的一种表格。《平度县志》第27页上的《林木植被增长情况统计表》《户县志》第101页上的《解放后城乡人口分布表》《大新县志》第263页上的《几个年份工商税收统计》等，就是简单表。

    简单分组表的主词栏，按某一标志进行了分组。《大新县志》第73页上的《主要河流水质检验情况》《费县志》第119页上的《1985年费县人口分布和密度表》《庆云县志》第201页上的《庆云县水利工程统计表》等，均属简单分组表。

    复合分组表指主词栏按两个及两个以上标志进行分组的表格。《平度县志》第286页上的《1985年县属主要工业企业基本情况一览表》《户县志》第300页上的《户县城镇居民口粮分级供应标准变化表》《费县志》第151页上的《建国后县级政权负责人更迭表》等，都是复合分组表。

    三、表格的设计原则

    入志表格的设计，要本着科学性、逻辑性、完整性、规范性等原则进行。

    1．科学性原则。在表格设计之前，要对列入表格的资料进行全面分析和研究。对于如何分组、设计哪些指标、哪些指标放在主词栏、哪些指标放在宾词栏等问题，要有一个全面的考虑和安排。务必使设计出来的表格主次分明、简明醒目、科学合理、可读性强、可比性高。

　　2.逻辑性原则。表格设计的逻辑性原则有两个方面的含义，一是表格自身要符合逻辑，二是表格和文、图等在反映入志事物上要有一致性。表格自身的逻辑性，主要反映在各主词栏之间和各宾词栏之间的排列顺序上。应当按照时间的先后、数量的大小、空间的位置等顺序合理编排，一般是从小到大、从过去到断限。

　　表格反映事物和志书中的文字记述、入志图片等反映事物在思维上要有一致性，使表格和文字、图片等紧密配合，相得益彰。既不能文（图）表重复，更不能把表格和文字、图片等搞成两张皮。

　　3．完整性原则。入志表格的完整性，主要表现在表格的构成要素完整和对空格的处理两个方面。

　　一个完整的表格，一般应由总标题、横行标题、纵栏标题、数字资料、表号和表脚6部分组成。总标题如同一篇文章的题目，它表明表格内全部统计资料的内容，绝对不能少。横行标题，亦称主词、主栏，它表明所志地情数据的总体及各组成部分，是表格所要说明的对象。因此，横行标题的完整与否，直接决定被志地情资料总体特征是否完整。纵栏标题也叫宾词、宾栏，它反映被志对象的各个统计指标。如果纵栏标题不全，入志的指标就会残缺，反映的数据就不完整。数字资料是横栏与纵栏交叉处的数据，它由横栏与纵栏的内容所限定，是表格记述的主体。数字资料的完整性，直接影响整个表格的完整性，残缺不全的数据，不可能完整地反映被志事物的全貌。表号是表格的编号，表脚一般注明调查单位和调查日期等，少了它们，也会影响表格的完整性。

　　表中不能有空格（但可以有空行，在表格过于细长需要折叠编排时，为了保证表格的方正，必须用空行去填补不足部分）。对于缺少的某项数据、不存在的某项数据或免填的数据，应当进行技术处理，以便使表格保持完整，同时可以避免被读者认为编者漏填。当不存在某项数据时，应当用符号“——”将空格填满；当缺少或者因数字很小在规定的保留小数位数内没有有效数字时，用符号“……”将空格填满；当某项数据虽然有，但为了某种需要免填时，用符号“×”将空格填满。

　　另外，表格的有些线条虽可省略，但有的线条必不可少。如果缺少这些线，表格就是残缺的。

　　4．规范性原则。入志表格的规范性原则，主要表现在以下10个方面。

　　第一，表格的长宽比例要适中。一般为长方形，既不能太细长，又不能太粗短，也不能设计为正方形。

　　第二，表格的上下两端的端线应当用粗线绘制，表中的其他线一律用细线绘制。

　　第三，统计表应一律用开口式，在表的左右两端均不应划线。人名表、沿革表、官职表可以用闭口式，但在一部志书中应统一。

　　第四，横行合计栏，一般应在最后一行或最前一行。纵栏合计，一般应放在最前一行。

　　第五，表的纵栏较多时，为了便于阅读和核对指标之间的关系，可以按照栏的顺序编号。习惯上对非填写数字的各栏分别用（甲）（乙）（丙）（丁）……的顺序编号，对于填写数字的各栏分别用（1）（2）（3）（4）……的顺序编号。如果各栏之间有计算关系，可以用数学符号表示。如（3）＝（2）÷（1），表示第3栏内的数据是用第2栏内的数作被除数、第1栏内的数当除数，通过计算得到的。

    第六，表中的指标数字应有计算单位，应当注意，在这里不能说是计量单位。对于不是连续出现的离散变量，只能取整数值，如人数、学校个数等，而且这类数值只能用记数的方法取得，不能称之为计量单位。对于连续出现的连续变量，必须用测量或计量的方法取值。如人的身高、电话用户的话费等，其计算单位可以称之为计量单位。如果全表的计算单位都是相同的，若是“万元”，应在表的右上角注明“单位：万元”字样，有关栏目内不再标注单位。如果表中同栏的指标数字计算单位相同而各栏之间不相同时不能在表的右上角标注，而应在各指标标题的下方或右侧标注相应的计算单位，并用括号括起来。若某栏目的计算单位用“万吨”，应在标题的下面或右侧注明：“（万吨）”。

　　第七，表内上下各栏数字的位数要对整齐，同类数字要保持统一的小数位数。如果统一规定某表内的数字整数后面保留两位小数，当小数点后面是“0”时，应填上“00”，以表示这个数据没有小数。

　　第八，表内如有相同的数字，应如实填写，不能用“同上”“同左”等字样去表示，也不能用符号“//”等表示。

    第九，表号的字号应和表的总标题字号一样且在同一行，表号与总标题之间用一圆点相隔或空一格。表号应放在总标题之前，既不能放在表的右上角，也不能放在左上角。

　　第十，当表格过于细长时，可将其折叠。但折叠后的表格，既不能出现“　　”字型，也不能搞成“　　”型。不足部分可放在后面，用空行将其补成长方形。

　　四、常见的表格问题

　　由于志界对入志表格研究的层次有待加深，加之对志书表格问题的讨论结果的可操作性尚须提高，使得表格在科学性、逻辑性、完整性和规范性等方面都存在着一些不尽如人意的问题，严重影响了表格作用的发挥，同时也降低了志书的科学性、资料性和权威性，对志书质量造成了一定程度的消极影响。

　　1．表格的科学性有待提高。入志表格的科学性差，其主要表现是表格语言方面的错误。具体反映在分组欠妥、指标设置不当，以及主词栏、宾词栏不合理上。

　　在分组方面，有些志书编者没有掌握什么情况下应当绘制简单表，什么情况下应当绘制简单分组表、什么情况下应当绘制复合分组表。如《××县志》第385页上的《1948年××县运粮情况统计表》，就把简单分组表绘制成了复合分组表。原表主词栏将时间作为对象，分上半年和下半年，意义不大，并且计量单位采取市制和使用封闭式也不规范，而且小车合计数计算有误更不应该。如果将表1改为表2，分组就合理了。修改后的表格，不仅减小了所占版面的尺寸，而且在阅读和使用等方面也方便多了。

 

                  

   在指标设置以及主词栏、宾词栏方面，少数志书中的个别表格，没有进行认真推敲，有些指标的设置毫无意义，成为表格语言中的赘语。更有甚者，有的志书编者分不清主词栏和宾词栏，使入志表格的科学性受到很大影响。在《××县志》第434页上的《1982—1985年全县各乡镇公共建筑统计表》中，不仅表内的项目栏纯属多余，而且混淆了主词栏和宾词栏。应将表3改为表4的形式。

 

    2．表格的逻辑性还需增强。有些入志表格在文表思维、表格栏目和表格数据等方面存在着自相矛盾，使得其逻辑性大大降低，同时也危及了志书的质量。

　　在志书文字和入志表格的逻辑性方面，有些志书个别部分的文、表联系不大甚至毫无联系，形成了文字记述和表格记事的两张皮现象。如《××县志》在第253页上的第五节管理机构，下设畜牧局、兽医站、配种站3目介绍机构设置情况，在其中插入一个《1949—1985年牧业产值统计表》，造成了文、表在逻辑思维上的混乱。导致这一问题发生的原因在于表格放的位置不当，我并不是说这个表不该要。

　　在表格栏目的设置方面，有些入志表格在栏目的排列上不符合逻辑，没有按照先自变量后因变量的顺序排列，反映出编者在思维方面存在着逻辑混乱。在《×县志》第243页上的《×县农业经济发展状况一览表》中，表的主词栏，编者是按工农业总产值、农业总产值、粮食总产量、花生总产量、生猪饲养量的顺序排列的。我们知道，农业总产值是随着种植业和养殖业的变化而变化的，而农业总产值的变化必然会导致工农业总产值的变化，因此，应先排粮食、花生、生猪，后排农业总产值，最后排工农业总产值。

　　在表格数据方面，有些志书存在着3个方面的问题，一是表格内部的数据矛盾，二是表格与正文之间的数据矛盾，三是表格与插图之间的数据矛盾。因这一问题我在拙文《论新志书的整体性》（载《海南史志》1995年第1期）中已有详细论述，这里不再重复。

　　3．表格的规范性尚须加强。个别入志表格在规范性方面存在的问题，主要有以下6种表现。

　　一是表格的长宽比例不当。有些入志表格不是太细长，就是过于粗短，极个别的表格甚至还绘制成了正方形，这些都有违志书表格设计的规范性原则。如《×县志》在第265～266页上有6个表格，都过于细长。其中有一个表格长21.7厘米，宽仅有2.3厘米，长宽比达9.34:1，太细长了。还是这部志书，在第291页上的《几个年份×县国营商业零售实绩表》，长13.3厘米，宽13.1厘米，近似于正方形，就太粗短了。

　　二是统计表不是统一采用开口式。有的志书，凡是入志表格都用闭口式，甚至个别志书的统计表一会用开口式一会用闭口式，不仅破坏了入志表格的规范性原则，而且损害了志书风格的统一性。

　　三是计算单位不规范。有些志书中的个别表格的计算单位，一方面在标注上不合理，另一方面使用了国家禁止使用的计量单位。在《××县志》第115页上的《几个年份粮食作物播种面积及产量》中，表的右上角在括号内写道：“单位：面积：亩；单产：斤；总产：担”。其中的亩、斤、担，都不是中华人民共和国法定计量单位。另外，这个表的计量单位的标注也不规范。只有当全表的计算单位相同时才能在表的右上角标注，这个表则应在指标标题的下面或右侧标注计量单位，而不应当放在右上角混在一起标注。

　　四是表内数据位数及书写问题。在《×县志》第289页上的《1983年×县四大商店概况表》中，不仅数据位数没对齐，而且小数点后面是“0”的没按规定填上“0”，只写了整数部分。

    五是表号问题。很多志书没有给入志表格编号。上面提到的7部志书，只有《平度县志》编了表号。还有些志书的表号字号与表格总标题的字号不一样，且不在同一行里，也是不应该的。

    六是表格的叠排问题。当表格过长时。可以将其叠排。这里有两种常见的情况，一是折叠后绘制在一页上，二是将长表折叠后绘制在连续的几个页上。当折叠后绘制在一页上时，由于栏目个数的关系，有的志书绘制成了“   ”字型或“   ”字型。如《××县志》第342页上的《1968—1985年全县征兵人数统计》，就绘制成了“   ”字型。应将表5改为表6的形式。

 

 

    4．表格的完整性还应强化。入志表格在完整性上表现出来的缺陷是：

　　第一，表格的要素不完整。主要表现在缺表号和总标题上。绝大多数志书没有给表格编号，入志表格自然也就少有表号。有些志书的部分表格居然没有没有总标题，就更令人费解了，就像一篇文章或一本书没有题目一样。上面提到的7部志书，除《费县志》外，都程度不同地存在着缺总标题的问题。7部志书共有112个表格无总标题，占全部入志表格的9.69%，其中有部志书31.03%的表格没有总标题。

    第二，表格中大量空格的出现，造成了表格在感观上的不完整。有些入志表格在遇到缺少的某项数据、不存在某项数据或免填的某项数据时，没有用相应的符号将空格填满。个别志书用自造的符号填在空格里，如“／”等，读者不能确定这个空格数据是缺少、不存在还是免填。

　　第三，表线残缺。个别志书中的表格不仅省略了必不可少的纵线，还省去了所有的表线，仅写上标题和数据。如《××县志》第168页上的《历年国家收购蛤蚧统计》中就没有一条表线。应将表7改为表8的形式。

  

 

　　5．其他方面的问题。除上面谈到的问题外，在志书的表格中，还存在着图表不分、数字不确信、视表为附、言表非表、以表为节、表总标题不当等方面的缺陷。

　　第一，图表不分。个别志书编者没有搞清图与表的界线，将一些反映机构设置的方框图称之为表。

　　第二，入志数字不确信。少数志书编者将不能确信无疑的数字记入表格中，降低了表格的使用价值。如《××县志》第461页上的《1949—1983年农村业余教育统计表》，在表脚的注明中写道：“1958、1959年数字受当时浮夸风影响，仅供参考。”

　　第三，视表为附。不少志书在正文文字中写着附某表，或在表的左上角加上一个“附”字。实际上，在正文中的入志表格所反映的地情信息是正文所反映地情信息的重要组成部分，不能视为附属性的东西。

　　第四，言表非表。在《××县志》第790页上的第一节历史人物表、第794页上的第二节英雄模范人物表、第797页上的第三节党政军高级干部表中，内容是人物简介，有的是人物小传，无论是从形式上说还是从内容上讲都不是表。

　　第五，以表为节。有的志书用一个或数个表格组成一节，无一个字的文字记述，有违志书体例。如《×县志》在第617页上设第九节×县劳动模范、先进生产者登记表，节名与表名合二而一。又如《××县志》在第300页上设第四节三十年来各种数字编年表，节内只有3个表格。

　　第六，表的总标题不当。前面已经说过，表的总标题如同文章的题目，其遣词造句一定要准确精当。有的表格总标题不精练，罗嗦冗长，起不到画龙点睛的作用。个别志书的总标题因用词不当而造成了表、题矛盾。如《××县志》在第190页上的《××酒厂历年产酒量表》中，记述了1959～1985年的情况。历年是指过去的每一年。表中缺少1961～1964年、1966～1969年、1971～1974年、1976年、1977年和1979年的情况，导致了该表名实不符。

 

* 原载《海南史志》1998年第1期。