从传统办公到虚拟办公，你以为只要开开视频会议，群里发发消息就够了？
从传统办公到虚拟办公究竟有何不同？
作者：冷芸
大家好，欢迎大家来到冷芸时尚直播间（直播回放可在知乎“冷芸时尚博士”直播间找到）。今天我们的主题是从实体办公转成虚拟办公究竟有何不同？
疫情之下，让大多数公司不得不转入居家线上办公。很多企业与同事都会反应工作效率降低，其中尤其是沟通效率很低效。
事实上，我们的办公方式正在发生变革，而这个变革，不仅仅是形式上的变化，其背后是管理理念、方式与系统性的变革。
企业首要目标：从追求规模转向追求效率
如大家所见，疫情之下，盈利对于企业变得更为艰难（疫情之前这种艰难就已经初现，特别是对零售业）。在市场条件好的时候，大家都追求快速扩张，追求规模效应。疫情之下，这种规模性扩张无法得到有效执行，但企业依然要赚钱，怎么办？
通常，当企业想赚更多的钱的时候，他们要么通过规模效应，要么，提高售价。但今天人们的消费意愿已经落入低点，也就是说，通过提高产品售价来提高利润已经不太可行。而与此同时，所有开支、成本又在提高时，企业又该如何赚钱呢？
答案只有一个：改善效率。
我们以卖衣服为例。
假如企业一件衣服的售价是100元，原本进货价是40元，你原本赚60元的毛利（售价-进货价）。假设这款衣服原本企业投资金额是100件也就是4000元。如果这100件都卖掉了，那么企业可以赚6000元毛利。
但今天因为原材料都在涨价，假如进货价涨到了60元，而售价依然只能卖100元，则企业1件衣服毛利只能赚40元。假设企业投资金额不变，依然手头上只有4000元来进货，那么4000/60=67件。这67件即使全部卖掉了，也只有67（件）*40（元，毛利）=2680元。这个毛利远低于原来的6000元毛利。
同样投资了4000元，原本可以赚6000元的毛利，现在变成了2680元的毛利，企业的利润就是这样降低了。但如果我们还想赚到原来的6000元毛利，有方法吗？
答案是：有，即提高产品的周转效率（也是现金周转效率）
原本是用4000元，1年卖了100件，赚了6000元毛利；现在则需要用4000元，争取6个月能卖掉所能采购的67件，赚2680元；把赚回来的钱再去进货，比如2680元/60元=44件（毛利则是44*40=1760），争取3个月卖掉，这时卖的数量已经超过原本的100件，但是毛利还没有到原来的6000元。那么就再继续拿赚回来的钱进货，再销售.....
也就是用同样的投资资金，但是加速产品销售的周转，用这种效率方式来维持业绩。
再以人效为例（企业年销售收入/企业年平均在册员工数量），假如原来企业平均一个员工只能为公司赚50万元，现在也许需要提高到80万。
最后再以存货库存周转效率为例（年期末库存采购金额/月平均销售（采购金额）），原本1年存货库存周转效率为4次，现在也许要提高到5-6次。
因此，效率，对于企业来说将越来越重要。
而效率，也是虚拟办公要重点解决的问题，因为现在的虚拟办公其实普遍降低了大家的工作效率。而如果虚拟办公想解决效率问题，就必须从以下几点入手解决：
企业文化：透明
这对于原本就相对透明的互联网公司不是问题，但对于传统企业则就有很多问题。
我们国内传统企业的文化相对互联网公司比较封闭。这种封闭主要由两种原因造成。一种是主观的，比如领导本身不太开放，喜欢将很多信息（即使是非机密型信息）也封闭在“自己信任的小圈子”里。其次，也因为我们的本土文化中的等级观念，导致下面的人也从不会主动问企业相关的许多问题。
一个不透明的企业文化，必然不会高效作业，因为它背后的沟通成本太高（等级观念严重导致信息必须被一层传递一层，信息传递层次越多，沟通信息准确度越低，沟通时间越长）。沟通低效的企业，工作效率一定也很低效。
办公形式转向线上之后，大家会发现沟通效率更低了。原本抬头就可以对话的同事，现在要群里AT对方，或者打电话。但对方不一定总能秒回。
因此，如果企业转向虚拟办公希望保持高效状态，则首先需要改善自己的企业文化。
企业文化：信任与授权
虚拟办公的高效还有赖于授权与信任。传统时代的一层层审核已经无法适应虚拟办公形式。文件可以在线审核（但也需要额外的时间），但是工作中总有些内容无法以文件形式呈现。比如，产品质量审核。
在一些现代化工厂，管理者可以通过现场机器人的协助来远程审核产品。但是毕竟还有很多企业没有这个条件。拍照与视频虽然也是一种方式，但毕竟很麻烦，不太可能大事小事都这样报告。那也会降低效率。
因此企业逐步学会信任与授权也很重要。当然，这点在我们国内是比较困难的。但依赖于科学的管理制度，以及透明的企业文化，做到这点其实也是有方法的。
比如，我曾经有个学员告诉我，他是一家企业的老板，每天花费相当多的时间审批财务单据，但其实很多单据只有几十几百元，对于这些小金额，他根本没时间看内容就会批掉。
“既然如此，为什么不找一个你信任的老员工来审批这些小单子？”既节省了个人时间，也让员工找到被信任的感受？
组织架构调整
在数字化的时代，虚拟办公本就是数字化办公的一种主要的形式。而这种办公形式对组织架构也会提出新要求。
我们传统的组织架构都是金字塔式，而这并不适合虚拟工作方式。
虚拟办公首先需要的是虚拟组织。
虚拟组织是什么意思？在传统时代，当我们谈“组织架构”的时候，往往指的是一家公司的全职员工。比如公司有100个人是全职员工，这样的全职员工团队的组织架构是怎样？
但是今天的虚拟架构也包括了围绕着企业的外部资源。比如：外部顾问、合作伙伴、顾客与兼职员工。比如，今天企业请KOC(顾客中的意见领袖）来为自己代言（销售）产品，也可以被视为一种虚拟组织的形式。
未来公司的全职员工会远远少于兼职员工。只要是能够被分割出去的工作量，都可以请兼职员工做。大家可以想象一种好像滴滴模式或者今天骑手模式的“人才共享中心”。零工、散工会更多。需要找工作的人去人才共享中心找工作，通过人才共享中心获得报酬。企业用工形式会更加灵活，个人工作同时也会变得更为灵活。
少数的公司全职员工主要做以下的工作：
负责核心技术。核心技术必须是公司自有的。
其次是负责核心业务的人。他们主要是企业面对的重要的客户资源和社会资源。
最后是协调外部资源的人。比如，专门协调兼职人员的人。
像现在很多企业做的新媒体公众号排版、视频剪辑都可以通过兼职完成。
“虚拟组织”的第二层含义也指随着远程办公的流行，员工之间可能彼此都不在一个空间，完全靠在线沟通的团队。像我们冷芸时尚圈，包括我的助手团队，我们是一个纯粹的“虚拟组织”。
数字化时代的组织，还有一个特征，就是高敏捷度。组织结构本身是灵活的，是随着不同阶段企业任务不同而改变的。一个比较典型的方法是将任务项目化，以项目组形式来应对企业一个个难题。
举例来说，传统时代，HR专门负责招聘，财务专门负责做账，销售专门负责销售，仓库专门负责发货。
假如今天企业有一个艰巨的任务：清仓，以换取现金。
那么这个时候应该立刻成立一个‘清仓’项目组。比如，由某个最资深的销售负责带队，同时组织项目成员（也许是公司全体成员），他们可以来自HR，财务，仓库，总之，谁能够为这个项目产生贡献，谁就会获得更高的佣金提成。
这个时候，HR不仅仅是做招聘的了，TA也可以成为其他项目组的成员。
这点对于HR的工作也一样。
如果招聘是今天HR的工作难点，那么TA可以把招聘作为项目任务，组织项目团队，从公司内部组织一批能帮TA解决招聘问题的人。当然，重点是：每一个项目都必须给与参与者一定的利益，这部分利益是独立于TA本职工作收入的。
员工薪资与绩效评估方式的改变
我们现在传统的办公方式，以及我们现在劳动合同的签订主要按照劳动时间来评估。但是如大家所见，虚拟办公以后，继续按照劳动时间来评估薪资与绩效就变得不太可行。我知道有一些公司会要求员工在家里办公的时候，把自己的电脑摄像头打开。但我想大部分人都不愿意接受，因为毕竟是居家环境，涉及隐私问题。对于以电脑作业为主的
所以我相信未来随着居家办公成为主流，更多的公司会用工作成果而不是工作时间来评估员工的薪资与绩效。当然企业需要为员工提供基本的工资保障，保障其基本生活不会受影响。在此基础上再以工作成果来评估其他收入。员工如果要获得更高收入，就需要按照用工作成果来换取收入。
使用在线办公软件，学会共享文件、协作作业
在线办公软件是专门针对远程办公而开发的。钉钉、飞书、企业微信都属于这类软件。但我发现很多人在用这些软件的同时并没有充分使用里面的功能，大多数人只是在用这些群沟通信息而已。
其实在线办公软件有个重要的设计便是：共享。
共享日历、共享文件、共享文件夹、共享项目（任务）管理等等。也就是将自己的工作内容、时间表开放给同事（也是“透明”文化的一种表现）。
以开会为例。
原本开会，群里要AT所有人，有的人会说自己没空，有的人说要出差，就是协调个会议时间都要老半天。
每个同事都做一个自己的工作日历，并共享给有关同事，你的同事只要预定你日历有空的时间开会即可。根本不需要再每个人问一遍“你何时有空？”
流程与标准的线上化
流程与标准也是传统企业的问题之一，特别是中小企业原本就没有成文的流程与标准，更不要谈流程与标准的细致程度。这种企业赚到线上必定是手忙脚乱的。要保证线上办公的效率，流程与标准需要更加细化。也许以前一个线下流程是10个动作完成的，现在也许需要细化到20个动作。
以项目管理为例。假如原本审核样衣的流程是：助手CALL个会议，和每个人在群里确定会议时间。到了时间，大家在某个会议室开会讨论。这个讨论可能有时会长达1天。会议最终需要提交产品评估表交给相关同事。
在线下，这件事也许不需要文书流程，大家都知道怎么进行。
到了线上，肯定不能这么干！最起码，线上开一天视频会议，大概率人就会很疲劳。
线上流程就需要改为：
助手通过查看所有人的共享日历直接确定会议时间；
助手具体确认有多少款衣服需要审核。比如100款，需要分2次会议进行；
谁拿着样衣，谁就需要将样衣穿在人体上拍照（也许是自己，也许是家人做模特儿），而且需要360度拍摄，或者拍摄视频（制定拍摄标准），并做成共享文件允许相关同事查看；
拿着样衣的同事需要自己先审核，列出问题要点，以便提示那些看不到实物的同事，可能有照片上显示不出来的细节问题；
开会，通过屏幕共享展示产品。谁设计，谁介绍。大家反馈意见。
开会的同时需要录音录屏，以将大家的说话记录下来，最终形成会议纪要。会议办公软件可以自动将语音转成会议纪要。
因为线上会议不宜过长，否则人很容易视觉疲劳，因此需要有助手提前规划好每款要花费的时间。比如重要的款花费时间也许是20分钟/款，一般款也许5分钟。
边开会的同事，各自边填写“产品评估表”。以前线下很可能这个动作有的同事通过电脑完成，有的通过手写完成。在线作业时，这个动作可以通过“共享文件”大家一起在电脑上完成。
以上只是举例说明，线上需要非常细化的流程才能让每个人知道自己具体要在什么时间内完成什么动作，而不是想当然地认为每个人自然知道该怎么做。
个人效率的改善
上面主要谈的都是企业层面的改变。虚拟办公对个人也提出了更多更高的要求。职场上有很多非常勤奋努力的人，但是这并不代表他们工作效率够高。这类人如果不调整工作方法，被虚拟办公形式淘汰也是很有可能的。
对个人而言，首先还是个人对工作理念的变化。
在传统时代，大多数人还是打工思维：我上班8小时，你就支付我8小时工资。
开始虚拟办公之后，其实企业根本无法判断员工是否工作了8个小时（其实即使在办公室办公，也有很多浑水摸鱼的人）。如前所述，企业的薪资考核方式将更多基于工作成果，而不是时间，每个人都需要用自己的劳动成果（而不是时间）去换取收入。
什么是劳动成果？对于HR来说，也许是一份工资单、一份绩效考核表、一个新入职员工；对于设计师而言，也许是一系列可销售的作品；对于新媒体运营来说，也许是一篇你创作的公众号文章；一个你剪辑的短视频。每项工作都会被明码标价：一篇文章多少钱；一个短视频多少钱。你提交的工作成果越多，那么你的收入越高。
这里需要区分下“工作成果”与“绩效”的差异。
就拿视频剪辑来说。当你剪辑了一个视频，你就应该拿X元工资，这个属于基于你的“工作成果”的收入。
而当你剪辑的视频为企业带来的N多流量甚至转化率时，这个就是绩效。这部分一般会用业绩提成或者奖金方式发放给员工。
另外，如前所述，企业全职员工将越来越少，每个人都必须树立一种意识：不再为任何企业打工，而是需要自己为自己创造事业。事实上，对个人而言，每个人的工作机会一方面会变得越来越少；另一方面又会变得越来越多。怎么理解这看似矛盾的一句话？
工作机会越来越少指的是全职工作会越来越少。全职工作是让人感觉比较安稳的，大部分人都想找一个全职工作以图稳定。但这种安稳感将不复存在。比如我自己，10多年前就已经脱离了全职工作的状态，我一直像一个自由职业者一样做事，当然这更考验个人的生存能力。但一旦适应了这种方式，这是一种给人高度自由的模式。
当然，这对个人的要求也是高的。只要有足够的能力和专业，你才可能同时为几家公司（兼职）工作。
其次，是对个人能力要求的提高。
比如，高效沟通表的的能力。居家办公后，口头交流变少了，文字沟通变多了。但不知道大家发现没有，很多人的文字沟通表达力明显不如口头表达得高效。微信上的碎片化发言比比皆是。这些都很影响沟通效率。
再比如多任务并行的能力。线上工作经常会被微信信息打断，如何在这种不断被信息打扰的前提下，还能够高效作业？这个考验一个人多任务并行的处理能力。
这里给大家其中一个技巧。就拿微信信息沟通过来说。
我经常发现有的人的微信上经常显示有几十几百甚至上千条消息没有读。朋友们说，里面很多是乱七八糟的群里的广告。所以他们不经常看群消息。但也因为这个，他们经常会忽略掉一些重要的消息。
这说明他们没有对自己的微信进行管理，以至于里面储存了很多其实是垃圾的信息。垃圾信息无论是阅读还是清理都会浪费人的时间，那为什么要保留它们呢？
我清理了很多我认为浪费时间的社群，清退了那些老是群发广告，完全把我当客户的人。所以我的微信只要有消息都是有用的消息。
因此如果你想加快自己的微信工作效率，应该先清理一下微信群和朋友圈，保留那些真正对你有价值的信息。不要让浪费你时间的人和社群来消耗你原本就很宝贵的时间。
自律对个人也将变得尤为重要。你越自律，你就将越自由。一个完全不自律、需要靠别人监管的人是没有办法适应虚拟办公时代的。
总的来说，虚拟办公环境对个人的要求越来越高。如果你想了解更多，也欢迎大家关注本文文末的课程图片，里面的“中小企业管理”重点就是讲解中小企业数字化转型的。
文字整理：张怀楷
文字编辑：陈畅
美术编辑：李宁
