响应型供应链模式的建立之生产流程22——如何看待采购计划（X）
响应型供应链模式的建立之生产流程22——如何看待采购计划（X）
在上篇文章中，晓闲谈论了供应商开发和评估计划这个采购计划中的子计划。今天接着来聊一聊其他几个采购计划中的特色子计划。
3.关联图解释
D.采购计划
今天要谈论的几个特色计划是物料采购计划、预算编制计划与资金使用计划这3个特色子计划。这几个计划属于采购部门的采购活动的统筹计划范畴，对于整个部门的工作的正常开展具备非常重要的意义，甚至对于整个公司的正常运转都具有极其重要的价值。
m.物料采购计划
物料采购计划是指企业编制的基于未来一段时间所需采购的物料的计划。
采购部门是物料采购计划的主要责任部门，而采购经理或者采购总监是物料采购计划的批准或者审核人员。
在不同类别的组织中，物料采购计划的编制人员存在差异。
在存在采购计划岗位的企业中，这一职能则由相应的采购计划岗位负责；而在没有计划岗位且仅有一个运营工厂的企业中，这一岗位的责任人员则是采购人员；而在有多个工厂的企业中，物料采购计划岗位可能会由工厂的直接采购人员或者集团采购中心的采购人员担任，或者共同承担其中的职责。
以上是对于物料采购计划岗位的采购计划人员职能的界定，但不管如何，最终的物料采购计划由最具采购决策权的采购经理或者采购总监负责审核乃至审批。
在物料采购计划中，其他部门并不对采购计划承担直接责任，但是，组织内部的某些职能和岗位需要协助采购部门完成物料采购计划的编制，其中的协助部门包括：物料需求岗位、生产计划岗、销售部门、仓储部门等几个部门，而物流部门则是物料采购计划的支持部门。
此外，我们需要考虑——物料采购计划到底是如何诞生的。
一般的，物料采购计划通常是根据销售预测需求（月度预测订单）、月度生产计划、历史采购数据和历史物料领用数据这4个维度的数据而制定的。
月度预测订单和月度生产计划提供了当下的数据作参考，主要针对的是未来的需求量；而历史采购数据和历史物料领用数据则提供过去的数据作参考，主要针对的是过去的需求量。过去的数据和未来的预测，共同指导物料需求计划的产生。
在过去的众多文章中，晓闲已经反复详细地展示过这一话题，因此，今天的文章将不会展开论述到底如何根据过去的数据和未来的需求制定物料采购计划。
一般的，一个采购计划的编制周期多以月为单位，即通常都是制定未来一个月的物料采购计划。
企业所使用的某些物料的生产周期只有几天，即使计算上其原料准备、产品生产、检测和发货的整个周期少于15天时，一般的，以月度为采购计划周期是合适的。
当然，虽然产品的交付周期短于半个月的情况下是合适的，但供应格局、价格波动等等因素也会导致以月为周期的物料采购计划存在一些问题。
不过，如果某些物料的供应周期比较长，此时，以月为周期来制定采购计划是存在供应安全问题的。
如果某些产品的生产周期长于一个月，此时，企业不能按月制定采购计划。比如某某原料的生产周期长达3个月，对于此类物料，则采购部门在制定采购计划时，则应当最少制定以3个月为周期的物料采购计划，而为了稳妥起见，建议采购周期以6个月为基准而制定物料采购计划。
在物料采购计划的制定过程中，核心问题在于评估每一种物料的需求量，而且，应当按照不同的物料规格而制定采购计划，即每一种物料规格都不可以用在其他规格之上，当然，特例是某些高规格的原料是可以用在低规格的原料之上的。至于具体评估方法，则需要我们参考前面的方法。
n.预算编制计划
预算编制计划是指企业编制的未来关于资金使用的预估计划。
对于企业而言，预算编制计划的种类是比较多的，比如从公司层面看，由财务总监负责的整个企业层面的预算编制计划；也有落实到各个部门的相关费用编制计划，比如行政部门编制的行政费用编制计划。
而落实到采购部门，则预算编制计划则侧重于说的是采购预算编制，具体说来，对于采购部门而言，其所负责的预算编制计划主要是两个预算编制计划：
其一、部门费用预算编制计划
其二、公司采购成本预算编制计划
部门费用预算编制计划主要是针对在开展日常各项工作过程中采购部门可能需要承担的部门费用，其中也包括为了公司业务而支付或者承担的各种费用。
而公司采购成本预算编制计划则主要是指公司采购物料所承担的各类成本、费用和税费等。
因此，对于采购部门而言，预算编制计划就是指经过采购部门所花费的各项费用。
为了便于解释清楚采购部门的预算编制计划，晓闲将分别介绍采购这两个预算编制计划。
1）部门费用预算编制计划
在采购部门的日常工作中，采购部门会面临很多费用，比如：资讯费用、差旅费、酒店费用、招待费用、出差人员餐饮补助、样品购买费用、样品检测费用、物流和快递费用、参展费用、办公费用等等费用。
采购部门的日常费用种类比较多，因此，晓闲并不会逐项费用进行介绍，而只会挑选其中几项费用进行介绍。
资讯费用主要指的是采购部门为了开展部门业务或者获取最有效的市场行情信息而开通的一些付费资讯平台的费用，比如化工行业所使用的卓创资讯网站的会员服务费，钢铁行业所使用的期货网站咨询费用，等等。
样品购买费用则包括为了开发新的供应商的原料而承担的样品购买费用。
关于开发全新原料的费用，费用的部门归属可能存在一些疑问。
对于现有的原料，如果仅仅是采购部门要开发新的供应商，则应当列入管理费用，此时列入采购部门的部门费用是很合理的；
但如果现有原料虽然以前被使用过，但现在要用于新的产品，则属于新的研发用途，则依然应当归于研发费用，应当归属于研发部门的费用。
2）公司采购成本预算编制计划
采购成本预算编制计划是采购部门的主要预算编制计划的核心之所在。
在这个预算编制计划中，采购部门需要关注未来可能要发生的采购行为的相应支出计划。
采购成本预算编制计划的范畴取决于采购部门的采购职能的范畴。
如果采购部门要承担诸如设备、设备备品备件、办公用品、保险、车辆和专用运输工具、五金制品、原材料、包装材料、水电气等等所有的采购活动的采购责任时，此时，采购成本预算编制计划应当涵盖所有的采购支出活动，包含资金预计支出情况，比如原材料的预计支出。
不过，如果企业将采购部门的采购职能限定为原材料的采购，此时，采购部门所编制的采购成本预算编制计划将只包括原料的采购预算编制。
实际上，企业还有设备采购活动、设备备品备件采购活动、办公用品采购活动等等，此时，设备采购预算编制、设备备品备件采购活动的预算编制等活动的归属权将不在采购部，上述职能将由相关部门承担。
以上内容为采购部门所承担的主要预算编制计划的内涵介绍。
一般的，采购预算编制计划涵盖的周期通常为一年，采购部门需要定下来未来一整年的采购预算，即未来一整年的采购部门费用有多少以及未来一整年公司采购成本预计在多少。
那么，采购部门该如何制定采购预算呢？
部门预算费用与公司采购成本预算的制定方法之间有较大的相似之处，也有差异之处，因此，在介绍这两个模块时，晓闲会分别介绍这两类费用预算计划的制定方法。
部门费用预算编制计划
编制部门费用预算计划有两种方法，方法一是参考历史数据；方法二是拆分每一项费用。
按照方法一，采购部门需要评估未来一年的费用与过去几年的实际费用之间存在多大的差异。
如果预估未来一整年的采购活动与过去每年的采购活动没有太大差异，则可以直接引用过去的费用，或者为了稳妥起见，适当对费用进行一定调整。
如果未来一整年的采购活动有较大的差异，比如出差活动更多，则此时就需要对费用进行修正而获得更加稳妥的采购预算计划。
方法一适合于相对较成熟的企业，其拥有较多的历史数据作参考。
而方法二除了适合于成熟的企业，还适合于新成立的企业。
在采用方法二时，采购部门需要评估未来一年部门需要进行哪些采购活动，比如是否需要获取专业网站的资讯，需要出差的人数、频率和区域是怎样的，采购部门需要穷尽每一类采购活动，最终根据这样的判断来制定部门的费用预算计划。
公司采购成本编制计划
采购成本编制计划的编制方法与部门费用编制计划的编制方法有一些类似之处。
参考历史数据来编制采购成本编制计划，这种方法比较适合于处于成熟期，业务规格变动非常规律以及原材料采购成本变动非常规律的企业。
对于销量稳定增长，原材料价格非常稳定或者价格稳定增长的企业，公司可以根据预计销量增长幅度以及原材料价格增长幅度来计算未来一整年的原材料采购成本的预计规模，最终可以制定出采购成本预算编制计划。
但这种方法不太适合于业绩不稳定，原材料价格波动很大的企业。
对于波动比较大的企业，采购部门往往需要结合未来的原料预计采购量、原料的市场价格等等数据来制定采购成本编制计划。
比如预计未来1年内公司的主要原材料的价格相比今年的价格下跌33%，而预测公司产品未来一整年的销售量相比今年的销量的增长幅度为55%，看起来原材料的价格大幅下跌，我们应当下调原材料的采购成本的预算，但由于销量大增，因此，最终未来一整年的采购预算还是应当提高。
在制定采购成本预算编制计划时，我们不要忽略采购直接相关的税费、物流运输费用等费用。
某些物料的供应商可能是跨国企业，与其交易的方式可能是EXW、FOB、CIF等模式，在不同贸易方式之下，采购成本的费用结构会存在较大的差异，如EXW贸易形式不包含出口国国内段的全部费用、出口清关费用、海运费用、进口清关费用、税费（进口关税、消费税和增值税），以及国内运输费用等；而如果选择了国内的供应商，则此时的贸易方式往往是DDP，采购价格中包含了国内运输费用和各项税费。
因此，制定采购成本预算计划时，应当考虑各项税费和物流费用，可能需要单列税费和物流费用。
o.资金使用计划
资金使用计划主要是指企业在未来一段时间内为采购活动支付资金的具体计划。
从资金使用计划的概念看，其似乎与预算编制计划之间并无太大差异；但实际上，资金使用计划与预算编制计划存在较大的差异。
下面，晓闲将介绍一下资金使用计划与预算编制计划之间的差异。
预算编制计划一般是针对未来一年的资金使用的预测计划，具有较强的预测性和不确定性。
而资金使用计划一般是针对未来一段时间内的资金使用的规划计划，具有较强的指导性和较弱的不确定性。
通常而言，在资金使用计划中，经过规划的资金往往都需要在未来一段时间内支出掉，因此，在运用资金时，企业应当充分考虑到资金使用的确切性而留出足够的资金。
此外，资金使用计划往往只针对需要采购部门确认支付时间和支付金额的费用，通常而言，采购部门的部门费用是不列入资金使用计划中的，比如采购部门的出差费用报销，这部分费用的资金使用计划恐怕应当列入财务部门的资金使用计划中。
一般的，可以列入资金使用计划之中的费用包括：设备采购费用、设备备品备件费用、原材料采购费用、包装材料采购费用、物流费用、采购直接相关税费（关税、增值税和消费税，不包含城建税等间接税费）等等费用。
而在预算编制计划中，采购部门的部门费用也应当列入其中。
一般的，在资金使用计划中，采购部门需要列出未来一段时间内的各项资金支出的情况。
在多数企业中，资金使用计划的周期往往是未来的一个月，即企业关注未来一个月内公司的各项采购活动所需的资金量究竟有多少。这样做，财务部门或者投资管理部门就可以灵活规划未来的资金使用情况。
不过，某些企业会要求采购部门滚动更新未来3-6个月内的资金使用需求，且会要求具体到每个月大致需要多少资金。
对于资金使用计划跨越3-6个月的企业而言，这样的一份资金使用计划可以帮助企业评估自身的资金管理水平，尤其对企业自身的现金流管理具备很强的指导意义。
对于企业来说，现金流的安全性将会决定自身经营的生死存亡，因此，往往需要企业时刻保持现金流正常。
企业维系自身运营的资金来源有：客户回款和预付款、银行借款、现有资金、债权人借款、股东注资等等方面。
而企业需要支付资金的方面包括：向供应商支付货款（如保险费用、水电气费用、原材料采购费用等等）、员工薪酬费用、各项税费、员工费用报销、偿还银行借款和债权人债务，偿还各项借款利息，等等方面。
企业现金流的安全问题往往都是一个周期性问题，其产生往往需要数月甚至数年，其影响也会至少持续数月，甚至持续数年，因此，要想避免企业出现资金问题，往往至少需要提前数月的数据方可规避和解决。
因此，对于企业来说，让采购部门提供未来数月的资金使用计划，可以帮助财务部门或者投资管理部门判断未来几个月内公司账上的现金是否可以覆盖掉各项资金的支出。
如果企业账上的现金存在无法覆盖掉未来资金支出，则需要评估资金的缺口到底有多大，进而可以驱动相关部门解决资金问题。
比如：如果客户回款存在问题，则可以要求销售部或者回款催收部门加大收回货款的力度；如果销售回款没有问题，但存在管理费用高昂的问题，则可能会要求企业内部加强费用管理；如果企业只能通过借款解决，那么，企业内部应当加强投资管理部以及财务部门的努力，去加强外部借款来帮助公司度过难关。
以上内容为关于采购计划中几项特殊计划的介绍。以上内容为采购计划的最后一些子计划的介绍。在下篇文章中，晓闲将会开始介绍供应商管理的其他内容，感兴趣的朋友请继续关注后续文章。
