谈用Word 97编索引
谈用Word 97编索引*
王照伦
索引是方志和年鉴等工具书必不可少的组成部分，不论纸版的还是电子版的工具书，大都有这部分内容，而用手工编制索引是一件很麻烦的事情，不仅工作量大，并且很容易出错。这也许是目前第一届新志书和20世纪国内出版的年鉴绝大多数没有索引的基本原因，这一现象在很大程度上限制了方志和年鉴功能的发挥。在办公已经实现现代化的今天，我们可以借助于市场上流行的字（表）处理软件，轻松愉快地为图书编制一个准确美观而又实用的索引。本文仅就笔者在使用Word 97编索引时采用的方法和步骤作一简要介绍，希望能对续志和年鉴索引的编制提供一点借鉴，使今后出版的地方志和年鉴都能有一个比较完备的索引，给人们使用这类工具书提供方便，为志鉴类图书在汹涌澎湃的信息化浪潮中拓展更加广泛的生存和发展空间创造条件。不当之处，敬请方家批评指正。
一、标记索引项
在标记索引项之前，要确定标引范围和标引量。标引范围和量的大小，应视具体情况而定，不能强求一律。因该问题不是本文讨论的重点，故在此不展开谈。
标记索引项，说白了，就是勾画标引词，亦称划标引词。勾画标引词的工作既可以用手工在硬样（用各种方式复制在纸上或片基上的用于“照排输出的样稿”〔即不必作任何改动的稿〕）上进行，也可以用微机在软样（能在计算机显示器上浏览的用于“照排输出的样稿”）上进行。在硬样上勾画，单一索引用一种颜色勾画即可。综合索引（由几种单一索引组成的索引系统。如由人名索引、地名索引、图片索引、表格索引、机构索引、主题索引等，构成的一个系统）要分别用不同的颜色勾画。本文只介绍如何在软样上勾画标引词。Word 97向用户提供了3种标记方法，均可达到理想的效果。
第一，使用工具栏中的“下划线”按钮进行勾画。首先用鼠标选中标引词，使之成“黑底白字”样，然后点击工具栏上的“下划线”按钮，被选标引词下面就有一直线。这一方法最适宜单一索引标引词的勾画。如果是综合索引，在一个页码中可能会有几类标引词，我们可以用不同的颜色加以区别。具体做法是在点击“下划线”按钮后，接着点击工具栏上的“字体颜色”按钮，会出现一个对话框，除去白色外，其中有15种颜色可供选择。我们可以点击不同的颜色，使不同类型的标引词和它下面的划线变成不同的颜色，以示区别。这样可以将一个页面上的不同类型的标引词一次勾画完毕，为标引词的录入提供便利。
第二，用改变标引词颜色的办法标记标引项。用鼠标选中标引词，当标引词变成“黑底白字”时，点击“字体颜色”按钮，再点击对话框中的不同颜色（白色除外）按钮，使不同类型的标引词变成不同的颜色。用这种方法既可以标记单一索引的标引词，更适合综合索引不同类型标引词的标记。
第三，使用工具栏上的“绘图”按钮进行勾画。当点击工具栏上的“绘图”按钮后，在显示器的下部会出现一个绘图工具栏，点击“直线”按钮，鼠标在编辑区内会变成“十字”状，在标引词下可划直线，即可完成单一索引标引词的勾画。划综合索引的标引词时，点击“线条颜色”按钮，出现一个对话框，除白色外，内有39种颜色可供选择，可在不同类型的标引词下划上不同颜色的线。这样处理能在标引词颜色不变的前提下，使不同类型的标引词下面的划线呈不同的颜色，以利录入。
二、录入和编排
在确定了索引范围、索引量和完成了标引项的勾画后，下一步就是录入和编排了。为了便于标引词的排序，最好在录入前确定是通栏、2栏还是3栏排。32开本的建议用2栏，16开本的建议用3栏，一般不要用通栏的方式，以节约版面。
第一，要为每一类索引建立一个文件名。然后分别进行录入。如果是在硬样上勾画的，可将各个索引的文件都以打开的方式放在计算机的内存中在显示器上使用，依次分别录入标引词。如果是在软样上勾画的，可将索引文件和软样都以打开的方式放在内存中在显示器上录入标引词。点击Word 97工具栏中的“文件”按钮，在下拉式“菜单”中最多可列出9个最近所用的文件名。这对于一般的综合性索引来说，已经足够了。用点击不同文件名的方式使计算机显示不同的索引文件，分别依次录入。
第二，为标引词排序。录入完成后，打开一个文件，点击工具栏上的“编辑”按钮，在下拉式菜单中点击“全选”选中整篇文挡。再点击工具栏上的“表格”按钮，在下拉式菜单中点击“将文字转换成表格”，出现一个对话框，根据分栏情况在“列数”中键入相应的数字，然后按回车键或点击“确定”按钮，就把“文字”形式变成了“表格”形式。利用“编辑”按钮或鼠标选中要排序的内容，然后点击“表格”按钮，在下拉式菜单中点击“排序”，会出现一个对话框，在“类型”中有“笔画”“数字”“日期”“拼音”4个项目，根据需要选中按什么排序，最后点击“确定”按钮或按回车键，就完成了标引词的排序工作。
第三，去掉表格线。先将表格全部选中，然后点击工具栏上的“表格和边框”按钮，出现一个对话框，点击对话框中的“所有框线”按钮，又出现一个对话框，点击对话框中的“无边框”按钮，表格线消失。
或者将表格选中后，点击工具栏上的“表格”按钮，再点击下拉式菜单中的“将表格转换成文字”，出现一个对话框，按回车键或点击对话框中的“确定”按钮，又将“表格”形式还原成了“文字”形式。
第四，插入字母或几画。如果是按汉语拼音排序的，按顺序在索引的某栏适当位置居中插入汉语拼音大写字母“A”“B”“C”……。如果是按笔画排序的，按顺序在索引的某栏适当位置居中插入“一画”“二画”“三画”……。至此，一部地方志书或年鉴的索引编制工作就全部完成了。
对于电子版（软盘版、光盘版、网络版）的地方志和年鉴，我们可以在索引中的标引词和条目（内容）之间建立一种联系，使读者用鼠标点击索引中的标引词就能转换到要浏览的条目（内容）中，以利读者准确迅速地查阅有关内容。同样，我们在制作电子版的地方志和年鉴的目录时，也可以在志书目录的篇、章、节、目、子目、细目、微目或年鉴的条目与对应的正文之间建立某种联系，使读者用鼠标点击方志目录中的篇章节目或年鉴目录中的条目就可以转换到正文中的相关内容中，方便读者使用。
收入《中国知网》，文章网址：http://202.106.125.35/kcms/detail/detail.aspx?QueryID=0&CurRec=7&DbCode=CJFQ&dbname=CJFD9902&filename=NJXX200004023
被《中国国家数字图书馆》收藏，网址：http://find.nlc.cn/search/doSearch?query=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&secQuery=&actualQuery=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&searchType=2&docType=%E5%85%A8%E9%83%A8&isGroup=isGroup&targetFieldLog=%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5&fromHome=true#query--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CsecQuery--%7C%7CactualQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CpageNo--3%7C%7CorderBy--RELATIVE%7C%7CqueryField--%7C%7CfldText--%E5%85%A8%E9%83%A8%E6%A3%80%E7%B4%A2%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CisGroup--isGroup%7C%7Cshowcount--0%7C%7CdocType--%E5%85%A8%E9%83%A8%7C%7CtargetField--%7C%7CtargetFieldLog--%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CorginQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97
收入《收入学术》，网址：http://xueshu.baidu.com/usercenter/paper/show?paperid=43a8800f377c9619c36186b39705d1fd&site=xueshu_se
* 原载《年鉴信息与研究》2000年第4期。
