社交新风 | 网络会议主持人攻略

◎徐默凡

借助新的网络软件，现在越来越多的会议在网上召开了。这无疑减少了参会人员的往来奔波，不再受会议空间的制约，会议人数也可以随心所欲地设置，给我们的工作和生活带来了极大的便利。但是，线上会议和线下会议还是有很大的区别，网络会议提出了新的交际要求，需要主持人及时转换思路，才能把网络会议开对开好。

首先要确定的是召开网络会议的必要性。可选的交流方式有个别交流、线下会议和网络会议，需要辨别这三者的各自优劣。个别交流安排灵活，亲切深入，但是效率很低，而且如果对同一个问题各人有不同意见，很难进一步讨论并统一意见。线下会议庄重正式，交流充分，但是组织和集会都耗时耗力，时间和空间的制约也比较大。网络会议的正式性、便利性和交流充分性介于上述两者之间，因此那些议程不太复杂、需要集体通报或者集思广益的一般性会议就比较适用。以一个部门制定规章的过程为例，在草拟阶段，可以找相关人员进行个别交流，以充分酝酿；然后可以召开网络会议，通报相关基本情况，如制定规章的原因、过程和草案，并且公布征求意见的时限和渠道；最后则可以召开一次正式的线下会议，对规章进行充分讨论并最终定稿。总之，网络会议虽然便捷，但也不是想开就开，要在各种交流方式中权衡利弊，充分发挥各自的优势。

如果决定要召开网络会议了，那么主持人就要提前做好形式和内容两方面的准备。形式方面要选择网络会议软件，并在线预订。如果是单位内部会议且又有企业版的定制软件，那么私密性和安全性都会比较有保障，应该优先选择，否则就要尽量选用一款流行度高的软件，以方便更多与会者直接参与，免去下载安装、学习使用之苦。内容方面要拟定会议的各项议程，并且预估时长。网络会议讲求短小精悍，因此时间不宜过长，最好不要超过一个小时。当然在预订会议室的时候可以多订半个小时，到时候提前结束也是意外的欢喜。准备工作完成之后，就可以把会议时间和网上入会方式通知到会议参与者了。

网络会议没有席位牌，也没法在私下介绍沟通，所以如果与会者相互之间并不熟悉，在进入网络会议室后主持人就可以要求大家修改名称。一般使用自己的真名，如果是跨单位、跨部门会议，最好还要注明自己的单位或部门。在发言的时候，也要开门见山介绍自己的身份，不要让别人再浪费时间去查询。

在日常交流中，表情和体态是非常重要的沟通渠道，而在网络交流中如果“只闻其声，不见其人”，难免会损失不少信息，特别是情绪信息和态度信息。所以我们建议主持人在发言时不妨打开视频，并约请发言人在发言时也打开视频，以进行充分的非言语信息交流。

会议召开之初，主持人要向大家说明会议流程，约定各个环节的主要内容和大致时间，让大家心中有底。开场白需要言简意赅，介绍与会人员和会议宗旨后，快速切入主要议程。

在通报情况环节，主持人最好事先制作PPT辅助宣讲，以节约时间并且让与会者准确抓住重点。

在集体讨论环节，主持人要兼顾大家的发言机会。网络会议的一个大问题是话语轮次的交接，与会者互相不可见不可闻，因此无法通过举手示意或者清嗓子这样的举动来申请发言。这时候就需要主持人制定发言规则，要么一开始就布置发言顺序，要么通过点名的方式来交换轮次，总之既不能冷场也不能抢话筒。如果是主持人点名的方式，那么小范围会议可以每个人都依次发言，而大规模的会议则要选择有代表性的人员发言，此时别忘了邀请资深前辈提供意见。最后也可以留出一些自由发言时间，让没有轮到的人发表意见。与会者如果对别人的发言内容有简短意见或者细节补充，也可以充分利用网络优势，在聊天框中通过输入文字的方式和大家交流。同样，主持人也可以使用聊天框，在其中发布背景信息或者补充内容。

在总结环节，主持人可以简要概括会议形成的决议和工作安排，当场约请大家表决，如无异议就在会后形成会议纪要分发，以提高工作效率并形成书面备案。

总之，网络会议主持人可谓责任重大，需要做好三件事情：第一，事先做好草案并设计讨论要点，以免会议漫无目的，缺少实效；第二，判断形势，让与会者获得必要的表达机会，能够畅所欲言；第三，分清轻重，把控全局，速战速决，提高会议效率。若能做到这三点，就可以成为一个合格的主持人，网络会议也一定能成功了。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第4期《社交新风》栏目。）