经济应用文写作04 公文的制发与处理

第二章 行政公文写作

第二节 公文的制发与处理

一、  公文的版式

（一）公文构成要素

根据中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）和《国家行政机关公文格式》规定，公文构成的各要素分为眉首、主体和版记三个部分。

1、眉首部分又称文头部分，即置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。

（1）公文份数序号

    公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

（2）秘密等级和保密期限：秘密等级是公文内容涉及秘密程度的等级，分为秘密、机密和绝密, 如需标明保密期限，则在秘密等级之后，用“★”号隔开，如“机密★5年”。机密和绝密级文件还要标明份数序号。

（3）紧急程度                                       

紧急程度指送达和办理公文的时限要求。根据文件的缓急程度，可标明“急件”、“特急”等字样，标识位于右上角。

（4）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“广东省教育厅文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

（5）发文字号

    发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

（6）签发人

上报的公文需标识签发人姓名,排列于发文字号同行偏右侧。

2、主体部分，又称行文部分，即置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

3、版记部分

版记部分又称文尾，包括主题词、抄送机关、印制机关、印发日期等内容。

（1）主题词

   主题词是经过规范处理的用以标引公文主题内容的词或词组，主题词应从《国务院公文主题词表》中选用，主题词一般不超过五个，要能反映出文件的主要内容，顺序为类别、类属、文种。

（2）  抄送机关

抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，其位置在主题词下一行。；各抄送机关之间用逗号隔开。

（3）印发机关和印发时间

印发机关指印发公文的机关，要写全称。印发时间以公文付印的日期为准。

二、  公文的制发

（一）行文关系与行文方式

   1、行文关系：指行文时发文单位与受文单位之间的公文往来的关系。

   机关与机关之间的行文，是根据组织系统和本机关的职权、所处的地位及与其他机关之间的工作关系来进行的。行文关系具有双向性特点，具有行文关系的双方，一般都可以互相行文。行文关系包括上下级关系、平级关系、隶属关系、非隶属关系。

2、行文方式

    公文在具体的行文过程中，有以下具体的方式:

(1)     上行文：下级机关向具有隶属关系的上一级机关的行文。如报告、请示等。

(2)     下行文：上级机关向所属的下级机关的行文。如批复、命令等。

(3)     平行文：相互没有隶属关系的同级机关或不属同一系统的机关之间的行文。如函。

(二)行文规则

行文规则是系统规定行文制度的一项基本原则，它将公文处理过程中产生的机关或部门之间的权利与义务关系用规则的形式确定下来，从而形成共同遵守的行文制度，以利提高行文效用。《国家行政机关公文处理办法》第四章规定的“行文规则”共有11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。（参见附录）

三、公文的处理

在机关日常工作中，公文的处理涉及发文、收文、管理和归档四个方面。

（一） 发文办理

    行政机关制发行政公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

    1、草拟

    以机关名义发文，根据内容由各科室拟稿，非职能科室业务范围内的综合性和重要文件由办公室拟稿。草拟公文应当做到：

（1）符合党的方针政策，符合行政机关有关规定。

   （2）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。

（3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（4）结构层次序数，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"⒈"，第四层为"（1）。

（5）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

2、审核

公文起草后，拟稿负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。

    3、审核

    以机关名义发文，公文送机关领导签发之前，应当由机关办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合党的方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。机关办公室对下列文稿予以退回重办：

(1)未经来文处室负责人核稿的。

    (2)文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的。

    (3)文稿潦草，字迹不清，自造简化字，用铅笔或圆珠笔起草或修改的。

   4、签发

审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。以机关名义发文由机关办公室送机关签发。

   （二）收文办理

    收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。收文办理的一般程序为：签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。

   （三）公文管理

    将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷（公文的集合体，档案管理的基本单位）。其意义主要在于：保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。

   （四）公文归档

    公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，对具有查考利用价值的公文，应及时整理（立卷）、归档，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。随着社会的发展，科技的进步，各机关职能的不断扩展，公文以几何级数在增加。面对浩如烟海的公文，人们不能也没有必要保留全部公文，而应有选择地重点保存其中有参考利用价值的公文，以备日后查考，为此，必须规定公文的归档范围。

    1、应归档的范围

    公文的归档范围，是指应予立卷归档的公文范围。一个单位公文归档范围的划定必须考虑三个要素：

   （1）真实再现本机关产生、发展的历史轨迹，客观地反映了本单位的管理活动，如行政管理、生产、科研、教学等各种性质单位总是形成具有自身职能活动特点的，其他单位绝无仅有的公文。

   （2）办理完毕的公文，即公文在处理程序上已经运转完毕。归档公文强调的是公文处理“程序”的完毕，而非指公文“信息内容” 的完全处理完毕。

（3）具有查考利用价值，即归档公文必须对本机关日后的工作具有查考凭据作用，或者对社会某一方面的工作具有参考利用价值。

    2、不予归档的范围

    根据国家档案局的有关规定，不予归档的公文材料包括：

   （1）重份公文；即同一公文有几份甚至许多份，包括一式多份的收文或发文副本，为办理而制发的复印件。

   （2）无查考利用价值的事务性、临时性的公文。

   （3）未经领导审阅、签发的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考价值的法规性公文、重要的方针政策公文、长远规划等的历次修改稿可以保存，以反映整个公文讨论、修改的全过程）。

   （4）公文起草人为撰写公文而收集的素材公文。

   （5）与本机关工作活动无关的抄送类公文、无价值的会议公文等。

   （6）一般的人民来信及无特殊保存价值的信封。

    以上公文归档和不归档的范围，只是一个通用的范围，具体到各机关的归档范围的制定时，应结合自身职能和业务活动的实际情况，制定明确具体的范围，便于文书人员或档案人员实际操作，保证归档案卷质量。

来源：广东开放大学.2016年04月14日 

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