经济应用文写作03 公文基础知识

 第二章 行政公文写作 

第一节 公文基础知识

一、公文的概念

公文的概念有广、狭义之分。广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文书；狭义的公文专指中共中央办公厅1996年发布的《中国共产党机关公文处理条例》中确定的14种公文和国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》中确定13种公文。公文是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

与一般的文书相比，公文具有以下四个要素：一是主体资格限定，即公文的行文主体必须是依法成立或经法定程序批准成立的，并能以自己的名义行使法定职权和承担相应义务的组织；二是客体内容特定，即公文是在公务活动中形成和使用的，其行文客体必须是本行文主体职责所系、职权所限的公共事务，而责权之外的公共事务或私人事务是不能制作本行文主体的公文的；三是行文效力法定，即公文的行文效力是受国家法律保护的，上级机关的公文可以代表上级机关发布命令、决定、通知等指挥和部署工作，下级机关的公文可以代表下级机关汇报工作、反映情况、请示问题，不相隶属机关的公文可以相互之间传递信息、交流情况、商洽工作；四是体式符合规定，各级各类机关制作公文是一件极其重要、极其严肃的事情，为了规范制作、高效运行就必须有规范的文体格式并严格执行，以保证整个公文处理工作的规范化、制度化和科学化。
    二、公文的特点

公文具备以下几个特点：

（一）由法定作者制发性。法定性是指公文的作者是法定的，是依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织，公文必须以这些机关的名义或其法定代表人的名义制发。发文机关必须依照法定权限和职能制发公文，不能越权行文、违法违章行文。

（二）法定的现实执行效用。执行效用指信息对有关方面行为的强制性影响。公文直接形成于内容所针对的现实公务活动中，对受文者及其他有关方面的行为将产生为法律法规所规定的不同程度的强制性影响，如在规定的时间、空间范围和机构、人员范围内，强制执行内容，强制阅读、办理，强制复文等。

（三）体式和制发程序的规范性。为了维护公文的权威性、准确性与有效性，方便公文的写作与处理，公文的体式有严格的规范，必须符合《国家行政机关公文处理办法》中规定的体式。同时，为了保证公文的有效性，国家有关机构规定了各类公文的生成程序，必须履行这些程序，公文才能产生法定效用。

   三、公文的实际作用

    (一)传达法规政策

公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。如通知、批复、意见等。

    （二）反映情况，请示工作

公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，自下而上沟通纵向联系的基本手段，如报告、请示等。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。

（三）商洽、联系公务

机关单位之间需要协调工作、商洽公务或互通信息，公文是一种重要手段，它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性，如函、通告等。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。

（四）宣传教育

公文具有较强的政策性和理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。

四、公文的种类

根据2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法 》的规定，公文有下列文种：

1、命令　适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

2、决定　适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

3、公告　适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

4、通告　适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报　适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

7、议案　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告　适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示　适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复　适用于答复下级机关的请示事项。

11、意见　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函　适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

五、公文写作的基本要求

公文不同于一般的实用文，它在语言、思维、结构等方面有着严格的要求。

（一）思维方式

在写作过程中，最重要的 并不是“写”，而是“思”。不同的文体，其思维的方式方法并不相同。公文写作的思维方式主要有以下特征：

1、对象化思维

所谓对象化思维，是作者围绕想要处理的那一事件，或想要解决的那一问题而展开的思维。一件事发生了，一个问题 出现了，必须要处理、要解决，这就是对象化思维的基本动力。这种思维方式不同于文学创作中的思维。在文学创作中，作者主要是有感情要抒发，思维的驱动力来自内部。因此文学创作中的思维活动我们把它称为主体化思维。对象化思维的最终目的是认识事物、处理事件、解决问题，是实用性目的。

2、模式化思维

公文写作是一种创造性较弱的写作行为。不同于以创造性思维为主的文学创作，公文写作也要求有独到见解，但并不刻意求新求异。在结构、表达 、语言、风格等方面，都不要求标新立异，而更多地要求按照既定的模式来展开。

3、替代思维

替代思维是一种被动的思维。公文作者的写作是根据领导和领导机关的指令或授权，要求能准确传达领导或领导机关的意图。思维的目的、方向、内容，都不是作者的主动选择。
 思维的运行，被限制在一个特定的范围之内。在内容上，公文作者的思维必须无条件地循着领导或领导机关的规定行进。
4、逻辑思维

公文写作主要用逻辑思维。公文写作首先要注意概念的准确性。公文写作务必要对概念进行仔细的辨析，准确把握其内涵和外延，才能正确地运用概念。其次，公文写作还要注意判断的准确性。在公文中，判断是否准确不仅影响到公文本身的质量，而且有可能影响到事务能否得到妥善的处 理，问题能否得到真正的解决。

（二）结构安排

1、层次和段落

 层次，就是文章的思想观点或情节的次序和地位。它是事物发展的阶段性、客观矛盾

的各个侧面、人们认识和表达问题的思想过程在文章的一个反映。

公文写作中，层次安排主要有两种形式：一种是递进式，几个层次的意思步步深入、层层发展。另一种是并列式，几个层次的意思分别从不同方面表现主旨，各层次之间是并列存在。

层次常用以下方式来表示：

（1）用序数词标志层次，各层次之前顺序标出一、二、三……合理地利用序数的表达，这对结构的安排是十分有意义的。

（2）用文字标题标志层次，每一个标题都提示了这个层次的意思。小标题可以单独成行，居中写出，也可以放在每段段首。

（3）用括折号（——）标志层次，每层次开头之前标出。

段落，又称自然段。它是文章的思想内容出现转折、停顿、强调、间歇等情况时所造

的文字停顿，它具有换行空两格的明显标志。

层次和段落的关系非常密切。层次，着眼于思想内容的划分；段落侧重于文字表达的需要。层次和段落有时是一致的，即一个段落正好完整表达一个意思层次；有时段落小于层次，即一个层次由几个自然段组合表述，有时层次小于段落，一个段落包含了几个层次。

2、开头和结尾

明朝人谢榛很形象地概括了文章开头和结尾的重要性：“起句当如爆竹，骤响易彻；结句当如撞钟，清音有余。”（《四溟诗话》）公文开头要注意三个要求：第一要适应主旨需要，自然而然地引发全文；第二要自然和谐，凝练明快；第三要力争创新。

3、过渡和照应

过渡和照应是使文章结构严谨，意思连贯的一种重要手段。过渡是指上下文之间的衔接转换；照应，是指前后内容的关照呼应。

公文写作常用的过渡方法有三种：

（1）过渡词语：用关联词语或转折词将上下层次联系起来，过渡词语一般放在后段的开头。

（2）过渡句：用一句话来承上启下，可放在前段末尾，或后段开头。句式可用设问句和陈述句。

（3）过渡段：即过渡句单独成段，常用于篇幅长、内容丰富的文章。

常用的照应方法有以下两种：

（1）开头与标题相照应，常用于转发、批转、批复等。

（2）开头与结尾相照应，这种方法可概括全文，突出主旨，加深印象，常见于报告，如

“现将……报告如下”为开头，结尾则写“以上报告如无不妥，请批转……执行。”

   （三）语言特征

    叶圣陶先生曾经说过:“公文不一定是好文章,可是必须写得一清二楚,十分明确,句稳字妥.通体通顺,让大家不折不扣地了解你说的是什么。”（《公文写得草率的现象应当改变》）公文以实用为目的，以传递治理国家的决策和法令为主要内容，因此，公文的语言应具有庄重、简明、准确的特点。

1、庄重

　　公文是通过叙事说理以达到沟通情况、布置工作、请示汇报问题的目的的，因而在语言风格上必然要端庄严肃、朴实直率，不浮夸，不矫饰，特别忌讳描写、夸张和渲染。如某县一份粮库检查报告中写道：“蜘蛛布满八卦阵，麻雀嬉戏闹纷纷，蛀虫散步悠悠然，老鼠快活如神仙。”这段话，写得非常形象生动，又押韵，还运用了比喻、拟人、排比等修辞手法，然而却给人一种矫揉造作的印象，这在公文中就很不合适。不如改得平实些：“由于管理不善，以致蜘蛛、蛀虫比比皆是，老鼠满地跑，麻雀到处飞。”这才比较符合公文的语言风格。

    2、简明

　　所谓“简”，就是简要，指语言简而不疏、要而不繁；所谓“明”，就是明确，指语言明白易懂、确切无误。公文语言运用的简明，主要表现在以下三个方面：

　 （1）词语精炼

　　公文力求言简意赅，切忌重复和啰嗦。所谓的“要言不繁”、“惜字如金”正是公文语言所追求的效果。公文语言简练，能达到庄重的效果．增强公文的严肃性和权威性。公文具有法定的效力和强制执行的约束力，它所表达的意图是需要各级组织或个人去遵循、执行和办理的，可以说没有商量的余地。所以，公文语言的语气多肯定、少模糊，多要求、少议论，说一不二。

（2）句式简洁

    使句式简洁的手段有二：一是使用“的”字短语。“的”字短语相当于一个名词的作用，具有很强的概括性。例如：“必须动员和组织全社会的力量，运用政治的、法律的、行政的、文化的、教育的等多种手段进行综合治理，从根本上预防和减少违法犯罪。”《全国人民代表大会常务委员会关于加强社会治安综合治理的决定》)此例中“等多种手段”的定语是由六个名词构成的联合短语充当的，共用一个中心语。把六个意思凝聚在一个成分里，就使得句子紧凑、简洁。

（3）语意简明

  　大多数公文，尤其是在行业内部发的公文，阅读者都是内行，一些常识性或即时性的意思大家都懂，没有必要在文中重复。

    3、准确

用语准确，是公文的一个最显著特点，是保证公文政治性、政策性和严肃性的重要手段。如果在这方面不讲究或稍有疏忽，就会造成意思表达不完整，甚至是出现政治上的错误。公文写作的用于准确应注意以下方面：

   （1）区别词义的大小和轻重，做到运用恰如其分。汉语词汇丰富，同义词、近义词很多，它们之间只是在所指的范围和程度上有细微差别，如果不加区别随意使用，很容易出现表情达意不准确的问题。例如优异、优秀、优良、良好四个词的语意，是由重到轻排列的；楷模、模范、标兵、榜样四个词的语意，是由大到小排列的。在写作时，就应该根据内容的需要恰当选用，准确表达，防止出现大词小用、重事轻说之类的毛病。比如一份文件里有这样一句话：“对最近出台的几项改革举措，一些同志有抵触情绪。”“抵触”二字显然用词不当，把问题看的过重了，若改为“缺乏深刻理解”或“存有担心疑虑”比较妥切。
   （2）适当加以限制或补充，防止产生歧义。一词多义是汉语的另一个特点，为最大限度地减少读者的误解或曲解，确保公文的严肃性，在写作过程中，有必要对有些词语在适当位置加以限制和补充。如：“考察干部要全面深入，既要看……,也要看……，既要了解……，也要了解……。”后面的四个短句作为补语，都是对“全面深入”的具体解释，使人看了非常清楚明白，对加深理解很有帮助。
   （3）适当使用模糊性语言，使语意表达更加准确。在公文写作中，经常会遇到一些非表达不可，但又不宜或不易用具体数字、具体形象表达的事物，这就需要运用比较缓和、委婉的语言，对事物的轮廓做出大体的描述。在这方面，模糊性语言就派上了用场。例如“绝大多数……”，“……有所下降”，“……略有提高”，“基本维持在去年的水平”，“保持了基本稳定”，“没有发生大的波动”等等。这些语言虽然没有用确切的数字加以说明，但所表达的意思却是很明确的，并没有模糊的感觉。

(4) 注意词语的语气特征，在不同文种中恰当选用。公文的不同文种有不同的内容、功用和行文方向，这就需要在写作过程中注意词语的感情色彩和语气特征。比如对一些带有强制性和规定性的文件，措辞就要坚定、严肃，不能有半点含糊，象“必须”、“一定”、“决不允许”、“严格执行”等口气强硬的词语；而对一些指示性、指导性的文件，措辞就应有所缓和，常用“应该”、“要”、“望能遵照执行”等较平和的词语，如果用带有强制性语气的词语就不妥当了。再比如对一些须立即执行的紧迫性文件，措辞要突出一个“快”字；而对那些报请性、函告性文件，用语则应当恳切、委婉、礼貌，不能让人有生硬、催办的感觉。

来源：广东开放大学.2016年04月14日 

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