RPA 如何帮助人事部门或人力资源部门提高效率？

RPA服务帮助企业改善运营，对人力资源部管理也特别有利。

 

因为人力资源管理很需要执行重复性任务。普华永道2020年技术调查显示，45%的人力资源领导者计划在12至24个月内投资自动化或机器人过程自动化（RPA）技术。科技已经彻底改变了我们看待重复性任务的方式。

 

人力资源部需要更多的时间进行战略行动。例如，他们可以花更多的时间与员工面对面交流，解决需要他们关注的问题。

 

人力资源机器人过程自动化

 

软件机器人RPA可以自动化人力资源部门基于规则的流程。机器人为人力资源员工处理大量重复性操作任务。例如，获得新员工、福利登记、工资处理和合规报告。所有这些都需要人工和重复劳动。

RPA不仅可以提高准确性和处理速度，还可以降低总体人力资源相关成本。人力资源部是任何组织的骨干。它支持员工并改善整体环境。然而，大量的数据管理使这项工作令人望而生畏。例如，需要填写表格、更新和验证记录以及处理不同的请求。

 

我们来探讨RPA如何使人力资源在日常工作中受益。

 

1.    提高生产率和准确性

机器人过程自动化使用的技术是预先编码的。它最大限度地减少了误差。员工可以自由地专注于在核心业务运营中提供更高价值的任务。

 

2.    一致性

它有助于以一致的水平轻松完成人力资源任务。RPA可以创建完美的复制和零错误性能。在运行期间，任何输出变化的概率为零。

 

3.    可扩展性

公司可以利用RPA降低每项任务的成本。因为规模化运营时，成本是最低的。因此，他们可以将整个系统的停留或者等待时间降至最低。

 

4.    灵活性

RPA解决方案遵循编程程序。因此，部署环境的并不重要。他几乎可以在任何系统和环境中生存。

5.    可靠性

机器人24×7工作，性能稳定。

 

人力资源中RPA服务的使用案例

RPA为组织的每个部门减轻重复性任务。我们来看看RPA在人力资源管理中可以做些什么？

 

1，       简历筛选和入围

也许，这是人力资源中最耗时的任务之一。处理大量新职位的申请是令人畏惧的。软件机器人可以让这变得容易处理。他们可以收集申请，并将所有信息与特定工作要求列表进行比较。

 

RPA机器人技术根据预定义的规则查看要求。它们指导整个选择过程。结果汇总后，可以向被选中的应聘者发送面试邀请通知，向其他应聘者发送拒绝通知。困扰着人力资源经理们的大量文书工作被替代了。复杂的招聘过程演变为一个简易的过程。

 

2，       简化入职流程

人力资源入职是一项乏味的工作。让一位候选人加入需要几个人的共同努力。还有多个系统的同步，创建新的用户账号。必须授予申请人访问权限，分配电子邮件地址和IT设备。你如何在公司的程序与员工的个人资料之间找到完美的契合点？它需要强大的数据集成能力。

RPA服务可以简化整个过程。它可以为用户的入职工作流自动激活。机器人可以做出基于规则的流程，关于在哪个阶段发送哪些文档的信息，或者分配给新员工的凭据等, 自动化员工ID创建等流程，以下是入职程序中的一些RPA优势：

Ø  通过自动转录来自多个资源的信息来降低成本。

Ø  提高整体入职流程速度。

Ø  减少流程的错误率。

 

3，       员工数据管理：

员工数据管理是一项主要的人力资源任务。多个数据库需要系统的一致性。从员工福利到公司规章制度和工资单等等，数据的不断涌入使工作变得困难。RPA可以简化整个过程。它还降低了错误数据的风险。机器人可以定期执行数据清理任务。因此，部门不必担心跨多个数据库的数据兼容性。反过来，人力资源服务变得更加高效和快捷。例如，RPA可以生成重要的文档。

 

4，       工资单处理

这是另一项单调的人力资源任务——工资单处理。任何公司都无法避免。它还涉及错误的风险。此外，必须定期输入大量数据。还有不断变化的税法、不断变化的政府要求和系统问题。RPA具有在多个系统之间收集和连接数据的巨大潜力。例如，在员工管理、总账、账户跟踪和应付账款之间。

他们可以验证系统中记录的员工工作时间。此外，软件机器人生成自动报告。如果有任何过高注册小时数、丢失小时数、超时的情况，他们会显示出来。因此，通过自动生成的报告，工资单处理变得很容易。

 

5，       费用管理

造成费用管理困难的因素很多。人力资源经理必须努力解决费用提交延迟、收据丢失、电子表格混乱以及政策外支出等问题。将RPA解决方案应用于费用管理可以使人力资源部的工作不那么繁忙。公司可以轻松地从费用收据中提取字段。

 

它既节省了时间，又避免了纸质费用收据的麻烦。RPA拍摄照片并读取数据。基于规则的程序可以识别发票提交的类型，并借助RPA技术批准真实费用。确保报销符合所有合规性要求后，软件将处理费用报销。

 

6，       合规性维持

公司必须考虑合规性，人力资源部经常必须负责遵从一些严格的法律法规要求。这是一项注重细节的工作。

 

相关方必须彻底分析每一个细节。因此，确保组织层面的高合规性需要时间。利用RPA软件加快流程，最小化延迟，消除人为错误因素。

 

7，       员工离职管理

员工离职管理对于企业来说也是一个繁忙的过程，就像员工入职一样。这是每个人力资源经理的重要工作。员工离职时，有几项任务需要注意。例如，取消系统访问、完全和最终结算以及生成辞职文档。

 

RPA预先定义了每个流程，Bot从最终报告中获取相关详细信息，并在财务应用程序中进行更新，以便在所有强制性信息正确的情况下进行验证。然后它会向相关部门发送一封电子邮件以获取更新。

 

相关部门确认后，机器人会向员工发送电子邮件。当一切都完成时，它将关闭流程。最终批准后，它将发送给财务部门，并在下一阶段与各银行进行协调。

 

8，       员工入职培训

RPA还可以使新员工培训过程自动化。新应聘者在收到工作邀请后立即获得数字档案。然后，该软件将触发一个自动流程，在此数字档案下为新员工提供入职指导。

 

它还将确保应聘者了解所有合规标准、业务流程和其他法规。基于RPA的自动入职培训可以借助精心设计的电子学习和培训支持平台，提高培训的有效性和采用率。

 

9，       绩效管理

各行业目前正在探索RPA如何帮助人力资源部门实施绩效管理系统。RPA服务可以帮助保持高生产率，无论是奖励计算还是员工目标设定。通过自动化，整个过程变得更加简单，耗时更少。

 

10，    轮班津贴

一些员工在不同的时区为国际客户执行不同的流程。许多公司给他们轮班津贴。他们将员工从多个HR后端系统刷卡入/刷卡出。手动的过程需要很多时间，而且由于数据集太大，出错的概率很高。

 

将RPA服务引入轮班津贴计算是最佳解决方案。来自多个后端系统的机器人自动读取和验证数据。这确保了津贴的及时准确，并减少了平均处理时间和人工工作量。

 

11，    快速文件查验

我们需要对面试候选人的所有细节交叉验证。例如，姓名、地址和出生日期等。尤其是工作经历和学历文凭等，更加重要。

 

这需要在多个数据库的不停查询检验数据，过程很麻烦。

 

RPA技术从输入源接收详细信息，与后端数据库交叉检查详细信息，并创建过程报告。所有这些都不需要人为干预。软件机器人从所有这些报告中收集数据并生成最终主报告。然后将最终报告上传到后端系统。我们也可以将工作分配到多个RPA机器人上，这将在更短的时间内交付结果。

 

12，    出勤跟踪

员工在考勤记录时有时粗心大意，这使得考勤跟踪成为人力资源部一个繁琐的过程。RPA将自我报告与公司记录中的时间进行交叉检查，使之更容易。此后，如果发现任何不一致，软件机器人会向人力资源经理报告。如果高缺勤率，他们可能会建议重新分配一些劳动力。

 

结论

机器人过程自动化正处于一个令人兴奋的时刻。许多企业尚未意识到它的所有好处，但大多数企业将在未来几年实现。该行业预计在未来几年内将高达50亿美元产值。

 

软件机器人通过接管单调的任务解放了你的劳动力。RPA承诺提供就业机会。由于大多数公司还没有优先考虑RPA服务，优先实施的公司可以享受巨大的竞争优势。

 

在人力资源中实施RPA有很多好处。其中一些是节省劳动力、提高准确性、提高员工满意度和缩短处理时间。RPA服务为日常人力资源运营提供创新解决方案，并彻底改变其运营方式。

 

编辑：朱亚泼

作者：曾志宏，北科大毕业，新加坡国立大学MBA，服务于GE，Rolls--Royce，JCI，Ariba等供应链部门，上海趋研科技联合创始人。