响应型供应链模式的建立之验收流程中收的要点（5）

响应型供应链模式的建立之验收流程中收的要点（5）

 

上周的文章聊的话题是仓库的出入库管理，文章聊到了如何实现物料的正常入库和出库。今天接着这个话题来聊一聊对其他方面的理解。

 

一、决策机制建设

2.机制内涵

A.正常进出

上周，晓闲解读完了“正常进出”的3个能力要求层次中的第一层次，现在来聊一聊第二层次“出入库正常”该如何做。

层次二：“出入库正确”

在企业的管理实践中，由于某些行业的物料种类较为复杂且物料等级特别多，要想实现“出入库正确”这一目标，企业应当从多个方面入手。

a.物料命名规则与物料编码规则

在物料种类复杂的行业中，物料命名规则和物料编码规则是顺利管理企业物料出入库的核心之所在。

其中，物料命名规则是这2个要点中的核心问题之所在，而物料编码规则是协助物命名规则发挥作用的辅助工具。

因此，晓闲认为：我们首先应当关注物料命名规则这个问题。

现在先来说一说物料命名规则这个话题。

 

物料命名规则

在现实的场景之中，我们需要根据一些特征制定物料的命名规则。

如果物料类型非常复杂的话，同样是一种原料，其等级、规格、性状等均相同，有的企业会根据物料来源的工厂进行物料命名，即不同工厂生产的东西，即使是完全一样的，它也属于两个物料。

这种命名规则并没有错误，这种命名规则最大的好处就在于物料命名非常清晰简单，任何一个人都能一眼看出这种物料是什么。

 

不过，晓闲个人并不太喜欢这样的命名方式。

因为这样的命名方式会带来2个潜在的问题。

问题一：它会导致企业的物料编码系统越来越庞杂

对于企业而言，一个物料命名一旦被批准，后期就会进入到物料管理系统中，这个物料名称将会在编码系统中永久存在。

坦白讲，不论何种原因，晓闲并不建议将不再使用的物料命名从物料编码系统中踢出去，剔除某个物料名称的后果在于采购记录及其他相关记录可能不再可以查询和分析。

因此，这种物料编码规则的显著特征将是企业的物料编码系统越来越庞大。

 

随着公司不断进行供应商寻源，此外，不论是主动替换一些公司不认可的供应商，还是因为供应商主动退出或者破产倒闭或者公司重组等原因而出现的供应商被动地被淘汰，其结果都是——伴随该供应商的所供应的全部物料名称即将失去任何存在的意义，但是，晓闲已强调：不建议删除已经存在的物料名称。

因此，其结果就是物料编码系统的复杂化且不可控。

 

问题二：它会导致公司的库存管理水平的低下和运营能力的弱化

当企业采购某种主要原料时，如果采取了多个供应渠道供应货物，假设选择了7个生产商供应同一种原料（潜在原因之一是：公司的产能需求很大，很难通过一两家企业满足公司需求），那么，按照前面的编码规则，公司就需要为这个原料建立7个物料名称，此后，我们将会见识到一种原料出现7个物料名称、7种原料的库存信息、7种原料的出入库记录。

这还算简单，因为这只是一种原料规格在作怪。

当企业内部存在1000-1万种重要原料都存在可以替代的多个供应商时，企业的管理者将会见识到3000-10万种物料的存在，然而，了解背后真相的我们非常清楚——公司只有最多1万种主要原料，然而公司的仓库中却存在着10万种物料，而公司的库存系统中存放着10万个品种的物料。

根据物料管理原则，不同物料名称应当理解为不同货物，在库存的实物管理中，应当分开放置，也就说：即使同一种物料，当公司使用了多个物料名称时，这些物料名称所对应的货物的实物也应当进行物理分隔管理。

 

本质上来说，同一种原料因供应商的不同而产生不同的物料命名，其原因就在于企业的运营处于相对比较粗略且运营质量不高的一种状态，企业试图建立清晰的管理管理状态，但更重要的事情是运营质量的结果——运营绩效。

 

晓闲认为：更合理的物料命名规则应当在命名中弱化掉供应商的存在，这一点在大批量、物料种类多的行业和企业中尤其重要。

当不同供应商供应的原材料可以相互替代时，将物料名称与供应商或者厂家进行挂靠，其后果就在于企业的物料命名会受到供应商的牵制，企业始终处于建立物料命名和物料编码的状态中。

比如：以采购大宗大化学冰醋酸为例，江苏索普、塞拉尼斯、华鲁恒升、鲁西集团等冰醋酸龙头企业的产品等级并无明显差异，在这种背景之下，企业最好不要建立类似于冰醋酸（索普）、冰醋酸（华鲁恒升）、冰醋酸（鲁西）这样的物料名称编码，而应当换之以冰醋酸替代上述全部名称。

 

当然，我们需要注意：这个物料命名原则中存在着一些局限性，比如如何界定产品等级，不同场景的产品不能替换或者不能互补使用，某些物料只能专用于某个物料等等。

对于产品等级，晓闲认为：企业应当对产品等级进行界定，可以在物料命名中加入产品等级，比如冰醋酸可以命名为冰醋酸（工业级）、冰醋酸（HPLC级）、冰醋酸（AR级）等等。

而对于产品能否替换或者互补使用的问题，建议的解决方式有两种。

其一：在某些物料的名称中加上可以识别物料特征的关键字，比如加入厂家名称。

其二：虽然不修改物料名称，但是在物料入库系统中加入关键字，用关键字管控物料，比如备注生产厂商、生产地等等。

而对于专用物料问题，晓闲认为可以采用上述两种方法应对。

 

物料编码规则

晓闲认为：物料编码规则的存在取决于企业采用哪种物料命名规则。

这里，晓闲不打算详细介绍该怎么做，晓闲会举几个帮助企业明显提升物料管理水平的措施。

其一：在物料编码规则中留出2-3个字符用于识别物料的关键信息

可以留出最后3个字符用于编辑等级、重要规格和供应商编号，比如600123-123、600123-224、600124-333。

采用上述方法时，一旦后续企业在管控运营成本和库存时，将能清晰地识别物料的情况。

 

其二：物料编码中的工厂编号应当尽可能采用流水码

如果企业采取的是挂靠厂家的命名规则，则应当尽可能采取流水码管理，具体方法如下：

如果某个物料有7个生产商供货，那么，企业可以将物料编码的最后一位字符或者两位字符作为工厂流水码，留给7个工厂，尽可能用临近的编码作为工厂识别码。

以冰醋酸为例，如果公司目前有江苏索普、塞拉尼斯、华鲁恒升、鲁西集团这四家工厂供应时，冰醋酸的物料编码可以分别是定位600125121、600125122、600125123、600125124。最后一位编码采取了流水号，就是用来识别全部供应商的。

 

如果物料命名规则没有挂靠供应商或者工厂，此时物料编码规则非常简单，此时不需要采用第二种方法，使用方法一即可。

 

b.需求规则制定

在对物料管控时，对需求的等级和特征管控属于非常关键的环节。

这个内容的说法非常简单，但是，在实际的执行过程中并不简单。

简单地来说，需求部门向支持部门提出需求信息应当涵盖物料信息中最核心的信息。

此处的需求部门既包括使用物料的部门或人员，又包括给使用物料的部门或人员制定物料需求计划的需求计划岗位或者部门。

 

在需求规则制定的问题中，核心在于需求的等级，而非需求的数量。

虽然需求数量很关键，但这个参数非常容易识别和控制，不属于晓闲认为需要在此处进行管控的方面。

而需求等级反而是关键的，这个信息可能是隐藏的或者多变的，只有需求部门才能准确解释需求等级，因此，在与出入库相关的需求规则中，晓闲认为我们关注的焦点就在于需求等级。

 

以冰醋酸为例，其纯度等级有多种，比如HPLC级、高纯级、工业级、食品级和分析纯，它们之间存在根本差异。

而物料的来源也是一个值得关注的信息。

虽然同一等级的冰醋酸，各个厂商的品质应当没有明显差异，但是，如果客户指定某个工厂的产品，有可能因为买错或者发错厂商的货物而导致出现业务纠纷和问题。

在需求规则中，需求部门应当描述清楚上述信息。

通过上述方式，企业可以有效地管控其物料的来源，进而避免很多麻烦。

 

c.物料核心信息维护

物料核心信息维护属于非常重要的一块工作。

物料核心信息维护是指在日常物料管理工作中，应当保持所有物料的核心信息的及时、准确地更新。

物料的核心信息主要包括：物料名称、物料编码、物料等级、包装规格、供应商名称、物料数量、批次号、特殊信息和参数（如领用要求、储存条件等）、存储位置、入库日期、领用情况等等信息。

在对物料核心信息进行维护时，企业应当注意如下几个关键节点。

其一：入库环节

入库环节属于物料管理的开始，它会影响物料管控的成败，因此，在物料的入库环节中，必要的重要信息的记录应当务必正确、全面和及时。

其二、在库参数

在库参数属于物料管控的重要组成部分，在这个环节中，最重要的是要实现物料信息方便查询以及清晰化显示的效果。

在这个模块下，需求部门、采购部门、仓储部门和计划部门应当可以随时调取原辅料包等物料的在库信息，他们可以清楚地知道物料名称、物料编码、物料包装规格、物料等级、物料数量以及在库位置等信息。

其三、出库信息

在出库环节中，仓储部门应当保障出库物料的出库信息及时且正确地更新。

由于在入库环节已经登记了入库货物的全部必要信息，因此，在出库环节，仓储部门只要及时更新出库货物名称、出库数量、出库批次、出库日期和出库包装情况，即可实现货物信息的实时更新。

为什么在出库环节需要更新出库包装情况呢？

其原因在于：某些特殊场景会导致实际进行了出库的包装数量与出库货物的数量之间存在扭曲关系。

而出库批次和出库日期是出库环节的关键信息。

它们的准确与否和及时与否会对供应链的运营质量的好坏产生较大影响。

此外，出库产品的等级可能需要登记，这主要限于物料命名规则采取第二种方式时。

 

以上为晓闲关于如何保障出入库正确而进行地相应解读。

在下周的文章中，晓闲会继续介绍决策机制建设的其他内容，晓闲会谈谈自己对“库存正确”等的理解，请大家继续关注后续文章。

 

写于最后，晓闲已于近期对公众号的排版进行了调整。因此，今后文章更新的节奏可能会相对比较乱。

晓闲现阶段的主要写作内容是关于供应链的，而公众号的主要内容是财务分析、供应链、商业模式等方面，晓闲会保持每周写作一篇关于上述主题的文章。

后续晓闲会扩展其他的写作主题，比如个人成长、阅读、财税、投资等内容，但是，这些主题写作的节奏和频率并不固定，或许晓闲会一周更新一次，也有可能一周更新多次，当然，有可能晓闲数周都不写作上述主题。

因此，概括而言，上述两个模块暂时采取交叉更新的模式，主要议题保持每周一更的节奏，而次要议题更新节奏取决于具体情况，或许将来晓闲会采取两个公众号独立运营的模式来协调这两类主题写作的规划，但目前并不进行此种调整。

以上内容望各位朋友知悉。

谢谢理解。