经济应用文写作02 实用文写作基础
第一章 第二节
一、实用文的性质
实用文是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、处理私事时所使用的一种实用性文体，由于其通俗易懂，实用性强，人们把它称作实用文。它是写作的一种类型，具有写作的基本特点和要求，但由于它的应用范围和行文方式不同，实用文写作具有自身的特点。
实用文同人们的日常生活关系十分密切。自有文字开始，可以说就有了实用文。我国实用文书的历史源远流长，据《周易·系辞》记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察。”清代著名学者孙诒对“书契”解释说：“凡以文书为要约，或书于符券，或载于簿书，并谓之书契。”由此可见，书契是我国早期的实用文书。随着社会生产的发展，国家各种统治机器的强化，在封建社会中实用文种类越来越多，达到了比较完满的地步，对实用文的使用格式也有了严格的限定。今天，无论是国家机关、企事业单位或是个人，在传递信息、交流思想、介绍经验、联系工作和进行各种写作时均离不开实用文，它称为一种用途最广、最大众化的一种文体。
二、特点
实用文在实际工作学习使用过程中，逐渐形成了自身的特点：
（一）写作对象和行文目的明确
实用文的行文对象十分明确，与写作主体形成一定的关系，例如，公文的上行、下行、平行等关系。就日常生活中常用的文体而言，书信、海报、启事都是以其特定的读者为写作对象的。就写作目的而言，实用文是就某一具体事件为主要内容，行文所希望达到什么样的结果也是明确的。实用文写给谁、写些什么、达到怎样的效果，事先是已知道的。
（二）写作格式固定
写作格式的固定是实用文的显著特点。它的行文款式、书面形式、结构方式都是历史留传、人们习以为常、约定俗成的，任何人不可随意违反它的固定的格式，否则就达不到实用文的写作目的。叶圣陶先生说过：“程式不是客套。程式之中实在包含着情分和礼貌，不注意程式，在情分上礼貌上若有欠缺，就将使对方不快。”[1]实用文格式固定化有利于迅捷、准确地传递、接收、处理信息，比如法定公文有较严格的体式，就是为了便于公文的运转处理（如登记、分送、存档等）而制定的。
（三）时效性强
实用文总是针对工作学习或生活中所出现的具体事情而写的。往往是问题已摆在眼前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。如开会要先写通知，请假要先写请假条，入党入团要先写申请书等。如，《广东省人民政府办公厅行文规则》中规定：“公文收发时间：1、通过交换发出的文件、信函，每天上午九时前送到通信班的,当天上午发出,九时后送到的,第二天上午发出。2、通过邮寄和机要邮局发出的文件、信函，每天上午下班前送到通信班的，当天下午发出；下午上班后送到的，第二天下午发出。3、急件、电报当天送出；要求限时送到的，必须在限定时间二小时前送到通信班。”
（四）语言朴实、简明、准确
实用文不是文学作品，语言一般要求朴实、简明、准确。说明清楚而不书面化；表达准确让人一看就懂，不拖泥带水，要条理清晰。一般实用文无需作什么修饰，也要少用形容词或描述性的句子，更不可用什么比拟或夸张等修辞方法。
三、种类
实用文常用文种包括以下类型：
（一）公务文书
机关公务文书是国家权利机关、行政部门、企事业单位、社会团体传递贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。常常简称公文。
（二）事务文书
事务的本义是事情，即所做的事情和要做的事情。每个单位日常事务繁多，为了保证工作顺利进行，不断积累经验，将正在做的、或做了的以及即将做的工作用书面文字材料表达出来，这就是事务文书。与公文相比，它不具权威性和强制性，只供工作借鉴参考之见；在格式上，事务文书只做一般性的规范要求。
（三）交际类文书
这是一类适用于社交场合的文书。现代社会的基本特征之一就是开放性，无论个人之间，还是机关、团体、企事业单位之间，无时无刻不发生着种种错综复杂的联系和交流。交际类文书是为了促进双方之间关系的发展，同时又是人们文明交流的一种体现。这类文书常见的有：请柬、欢迎词、祝辞、欢送词、邀请信、题词、慰问信、表扬信、感谢信、贺信、贺电、赠言等。交际类文书形式灵活，不拘一格，语言自由，心到笔随，感情要真挚；在称呼、语气和祝颂语方面不失礼貌大体就可以了。
（四）宣传文书
注重宣传、搞好宣传是各机关单位日常工作的一项重要内容，宣传性文书主要包括消息、通讯等。宣传类文书具有真实、短小、通俗的特点，这样才能使相关内容广泛传播，发挥应有的作用。
（五）经济类文书
从广义说，凡是与经济建设、经济活动有关的实用文书都可以划为经济类文书的范畴。随着社会主义市场经济的建立，经济活动空前的活跃，各种经济实体在经济活动中大量各种类别的经济类实用文书，使这种文书成为现实生活中使用频率较高的文书。比如，为搞好生产、营销、劳务方面的协作，达到预定的经济目标，企事业单位与个人之间，就要签定经济合同；为了推销产品，使广大消费者了解产品的特点、用途，引起消费者的注意，就要撰写广告文案等，这些活动离不开经济文书。
（六）司法类文书
司法类文书又叫诉讼类文书，司法机关、律师以及案件的当事人在处理民事、刑事和经济纠纷案件时，按照法律规定的诉讼程序，自提起诉讼一直到审判结束整个过程中各个环节、步骤上所使用的各种文书。司法文书从撰写的角度上来划分，可分为两类：一类是由司法机关专门撰写的，如判决书和裁定书；另一类是由诉讼当事人撰写的，如起诉状、答辩状等。
（七）会议类文书
各个单位组织经常要按照章程制度或根据工作需要召开会议，如代表大会、工作会议、专业会议、学术会议、座谈会、办公会等。在这些会议上，都要宣讲或印发各类文字材料，会议召集者和参加者以会议文书作为信息载体，通报情况、阐述观点、交流信息、汇报工作等，比如：开幕词、闭幕词、发言稿等。
四、实用文与其它文体写作的联系与区别：
从文体的类型来分析，记叙文、议论文、说明文着眼于表达手法和功能；实用文主要着眼于文章的社会实用功能，它与记叙文、议论文、说明文，是一种相互交叉、渗透和重叠的关系。比如实用文中的回忆录、日志、地方志、大事记、家谱、族谱、简历、墓碑文等，使用了记叙的手法；须知、解说词、说明书、工具书条目、教科书、书籍内容提要、广告等，则更多采用说明的写作手段；演讲稿、声明、座右铭、格言等应用了大量的议论。
由于文体不同，写作主体“反映”写作客体的意图也不同。比如：新闻写作者从传播价值来寻找写作对象，科技文体的作者从认知、研究、发现意义上看待写作对象，实用文书从实用角度反映有关的问题，文学则从美学意义上描绘事物。我们看下面两段以月亮为对象的文字：
“月面上凹凸不平，那些较暗的地区是一些宽广低洼的平原，约占月面的三分之一，……月面上其余的区域是高山和山系，其中环形山星罗棋布最为突出，在对着地球的月面上，直径大于一公里的环形山有三十多万个，最大的是格里马第环形山，直径达二百三十五公里，比我国的海南岛还大。”
“月的姿色是值得人爱的，月的品格更加值得人敬。……它是那样落落大方，宵从海上来，晓向云间没，竭尽全力为人们做好事。挚友的想念，它可以代为寄送。游子的乡思，它可以代为传达。诗人的幻想，它帮助插上翅膀。它对情人们也许是格外热情。”
上面两段文字都涉及到月亮，然而主、客体之间的视角不同。第一段从科学视觉看待月亮，说明月球上的一些情况，属于实用文的范畴。第二段则从美学意义上描写月亮，赋予它人格化的情态和品质，属于文学写作的范畴。
五、实用文的主旨
主题在实用文中称为主旨。主旨中的“主”是根本的意思，“旨”就是办法、意见。一篇文章的主旨就是文章的“灵魂”，是构成文章诸要素中最具决定意义的要素。有了主旨，材料的取舍、结构安排、方法运用、遣词造句才会有依据。古人说：“古人意在笔先，鼓举止闲暇；今人意在笔后，故至手忙脚乱。”[1]（刘熙载《艺概。文概》）这里强调的就是主旨在写作中的作用。
（一）主旨的要求
1、正确
正确，就是要符合客观事物的实际。实用文涉及的事物广泛，写作时要考虑到事物本身的特点，抓住其中的规律。任何脱离实际的虚伪和荒谬的东西，不仅无助实际问题的解决，反而会给工作造成损失。实用文所表达的意思还要符合生活的实际情况，所提出的方法、要求也要切实可行，不可主观空谈，凭意气臆想。
2、新鲜
实用文是解决实际问题的重要工具，必须及时反映工作生活中的新发现、新思维、新经验，才能更好地解决问题。
3、明确
日常实用文一般一事一写，即一篇文章所说明或处理的问题一般只有一个，而且提倡什么反对什么，支持什么，该怎样做，不该怎样做等均要旗帜鲜明，不可模棱两可。当然，任何观点的提出又要符合国家的法律、法规，******的方针、政策及有关规定。
4、专一
一篇议论文只能有一个观点，以此统揽全文。这样既能表现作者对要处理的事务、要解决的问题，经过深思熟虑，要达到的目的、要采取的措施已非常明确。其次，是对所要写的内容的主次、重点、关键十分清楚。
切忌，一篇实用文不能出现两个及以上的主旨。如出现，那就暴露出作者对事物认识模糊，没有能抓住主要问题，必然会造成工作的混乱。
（二）主旨的确定
主旨的确立建立在对写作材料仔细分析的基础上，要正确、深刻把握材料“就必须经过思考的作用，将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论的系统。”（毛泽东〈实践论〉）去粗取精、去伪存真，就是说不要被那些偶发的、虚假的、个别的现象所迷惑，而应该努力去挖掘能够反映事物真实面目的本质。由此及彼、由表及里就是要求人们不要孤立、狭隘地看问题，只注意一个事物而忽视了这个事物与其他事物的联系，只考察了事物的一个局部而忽视了它的整体，不要停留在事物的表面上，要透过现象看本质。具体写作中应注意以下问题：
1、以实际工作的需要来确立主旨。实用文的作用就是帮助相关部门或个人解决实际工作生活中出现的问题，因此，实用文主旨确定的主要根据就是实际的需要。
2、依据党和国家的方针政策，法律和法规来确立主旨。实用文在于实用，应该具有现实的可行性，特别是要考虑到外部环境的因素，要合“法”（法律法规）也要合“理”（党和国家的政策），将“法”和“理”作为确立实用文主旨的依据。
3、从实际出发来确立主旨。实用文主旨的确立还要合“情”，即实用文书的主旨能在现实环境中行得通，能为有关单位和个人所接受，特别是一些机关公务文书在提出要求、布置任务、下达命令或指标时，要切实可行、切实有效，决不能人为任意拔高“主旨”，唱高调。
六、实用文的材料
主旨是文章的灵魂，所引事实是主旨的根据，没有材料，主旨便站不住。缺乏材料或材料失当，就不能很好地表明主旨。写作前的第一步工作就是尽可能多地占有材料，正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择实用材料的余地就越大，写起来就越顺手。
（一）材料的搜集
搜集材料的具体方法有：
1、文献调查法：对有关文字、声像、实物材料进行收集、阅读、审视，从而获取有关材料。
2、 填表法：即统一项目，制作表格，交被调查人填写后汇总，从而获得有关数剧。
3、 问卷法：即将有关问题设计成问卷，请被调查人回答。
4、访谈法：分别找当事人或知情人交谈，从而了解有关情况，得到有关资料。
5、座谈法：召集有关人员一起，按照调查提纲发表意见，开展讨论，以弄清有关情况或形成有关看法。
6、实地观察法：调查者按照调查提纲有计划有步骤地到现场考察有关的问题和现实，从而取得切实的感受和有关材料。
搜集材料的目的是为确立和说明主旨。搜集时应该是兼容并包，但是在写作时不能一股脑都塞到文章之中，要有选择地使用材料，发挥材料的最大作用。
（二）材料的使用
首先要尽可能把与主题有关的材料写进去。到底哪些材料能有效说明主旨，哪些不能有效说明主旨，不能只看现象，要看内在的意义。这要求写作者认真分析材料所蕴涵的本质意义与主旨的观点是否一致，是否吻合。一致的，吻合的就是能说明主旨的；不一致，不吻合的就不能说明主旨。
其次，所选用材料还必须确实，有代表性，“确实”就是真实、确切。实用文体写作是为了解决现实中的各种问题，它所涉及的人、事、数字、时间、地点等都是客观存在的，不能有丝毫的夸张与虚构。实用文对写作材料真实性的要求之所以十分严格，是因为实用文作为解决问题的工具，其主要依据就是这些事实材料，如果材料有虚假的成分搀杂在其中，得出的结论是错误的，提出的办法是荒谬的，其结果不堪设想。
再次，材料还要具有典型性。所谓典型性，就是最能反映事物本质的一个或一组材料。材料不典型就缺乏说服力。写作者在实践中所获取的事例往往不只一个，作者应该采用比较分析的方法，对所占有的材料认真权衡，反复比较，选用最有代表性、最能说明问题的事例入文。这不仅保证了文章的短小精悍，而且使文章的主旨鲜明突出。
最后，在材料的叙述上要详略得当，重要的材料叙述时可以详细些，次要材料在叙述时要简洁；具体材料要详细，概括的材料要简略；新材料宜详，老材料略宜；人们不清楚的材料宜详，人所共知的材料宜略。
七、实用文的结构
实用文的结构一般包括层次、段落、开头、结尾、过度、照应等方面的问题。
（一）结构安排的基本原则
1、要正确反映客观事物发展的规律
实用文要处理的社会事务和要解决的问题都属于客观存在的事物，而客观事物不论是社会事物还是自然事物，不管它如何复杂，都是有规律可寻的我们在处理和解决问题的时候，如果抓住了事物的规律，问题才能顺利解决。
2、要为表达主题服务
实用文写作的直接目的就是要让人们按照文章所表达的主旨去处理和解决问题。在文章的结构安排上既要考虑哪些材料先用，哪些材料后用；哪些层次先出现，哪些层次后出现；材料要按照什么样的线索顺序安排等等，这些结构上的问题，都要从表达文章的主旨需要出发，周密鲜明地突出主旨。
3、要适应不同文体的特点
实用文包含了许许多多的文种，不同文种在写法上有相同的地方，但每种文体又有自身的特点。在文章的结构安排上，不能千篇一律。比如，公文中的请示和报告，同属上行文，但是，请示在阐述具体事项之后，一定要有惯用的结束语，而报告不必有。如果请示省略了
这一部分，不仅不完整，而且表达也不完整了。
（二）结构的安排
1、拟定提纲
拟定提纲就是在正式写作前，先根据要求将所用的材料分目的分层次地列出来，形成所写文章的一个大样，作为写作时的依照。提纲的拟定过程往往也是疏通思路的过程，提纲如果拟定好了，写文章时也就思路通畅了。
2、行文时注意前后的连贯，达到完整统一
实用文大都有开头、主体、结尾三部分构成，一篇文章要使这几部分形成一种内在的联系、不可互相冲突。段与段之间，句与句之间所表达的意思都必须前后连贯，不可前言不搭后语；在安排层次时也要根据它们之间的确定关系，有次序地恰如其分地加以安排；详写略写要适当；要注意过渡段、过渡句的使用，以求达到前后照应、结构严谨 。
3、结构安排要服从于表达效果的需要
实用文无论选用什么样的结构，都要 服从和服务于文章表达内容的需要。读者希望得到的是信息，希望一看就懂。所以实用文结构的安排也要简洁明了，使读者可以顺着文章的说明了解它所要说明的问题。而不是由于结构安排上的复杂，而影响读者的阅读，不能收到应有的效果。
八、实用文的语言及表达方式
语言是思想的直接表现。实用文的语言，受制于它的性质、内容、功能，有明晰、准确、简朴、庄重的特点。其基本要求是：
（一）实用文语言的特点
1、明晰
明晰就是意思明白晓畅，不会产生歧义。有时，一句可以这样理解，也可以那样理解，这就叫歧义。例如这句话：“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。”其中，“三天以上”到底包括不包括“三天”，还是特指三天以上，该句对“三天以上”这个基数没有能准确地限定，在执行中就会出现异议。
我们可以从以下几个方面加以注意：一是要选用含义确定的词语，这需要撰稿自己要对所用词语的准确意义明白无误；比如“审核”与“审查”这两个词，前者“审”的对象是人，后者的对象是报表、数字、帐目等书面材料，不可混淆；二是要通俗易懂。实用文主要是面向大众的，尽量使用一些日常使用频率较高的词语，只有让别人看得懂，理解清楚，才能便于执行。
2、准确
准确，就是恰如其分地说明情况、阐述问题、表达思想。清朝人刘淇在《助字辩略》中说：“一字之失，一句为之蹉跎。”这句话的意思是，文章中的每一个字都会影响内容的表达。
实用文书与国家行政事务、经济建设、人民生活紧密相关，写错字、用错词、说错话，有时会产生严重后果。
3、简约
简约就是要简明扼要、实事求是、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。要做到这点就要注意写作时要实事求是，实话实说，不说假话空话，不说套话；其次，叙事说理，开门见山；最后，用词用句要言简意赅。
（二）实用文的表达方式
表达方式是运用语言反映客观事物的方法和手段，是一种有目的、有对象的思想交流活动。不同的表达方式是由不同的反映对象和所要获得的不同效果决定的。为了有效地达到目的，更好地体现所要表达的对象，写作者必然要采取各种各样的表达方式，其中最主要的是叙述、议论、说明。
总的来说，实用文写作的表达方式有以下三个基本特征：
1、概说性
实用性文章涉及的内容具有普遍性，在表达方式上具有概说性。不论运用何种表达方式，文章的目的都是在于介绍情况、说明原委、陈述事实、总结规律、指示办法，写作时应对写作对象进行总体把握，抓住关键、抓住要点，简洁意赅。
2、直陈性
直陈的特点就是表达意思要直截了当，清清楚楚，这样才能被人所理解和接受。在文学写作中，为了增强写作效果，往往用“曲笔”，特别是抒情性较强的诗歌和散文，多用一些修辞手法，造成主题的多义性、增加了文章的艺术美。实用文是处理解决问题的工具，文章的观点要明确，不能曲折隐晦，含糊其辞，摸棱两可，这样就会贻误工作。
3、简明性
简明就是简要明确。在实用文中，无论用哪种方法，都得线索分明，以较少的篇幅说较多的内容。比如实用文的说明，需要抓住要点进行解说，剖析，明确应该怎么做，不应该怎么做，无需面面俱到。
实用文写作常用的几种表达方式有叙述、说明、议论，
1、叙述
叙述，就是把人物经历、事物变化过程介绍、交代出来的表述手法。在实用文中，叙述主要用来介绍情况、综合事迹、概括规律、说明观点、指出办法等提供事实依据。实用文的叙述要求朴实无华、简明扼要。
2、说明
说明就是用简明的语言把有关事物、事理的各种属性，诸如性质、状态、特征、构造、关系、意义、功能、规律、演变等解说清楚，介绍明白的一种表达方式。
通过对客观事物，事理介绍和解说，使人们对客观世界的事物和事理有所了解、认识、知晓，是说明的根本任务和主要作用。因此，说明这种方法，就它的内容来说是客观的，具有知识性和科学性；就它所介绍和解说的内容的作用来说，具有应用性；就它所用的语言来说，具有准确性和通俗性；就它的结构方式看，具有条理性，常常用条款式。
3、议论
议论就是用判断、推理的形式发表对事物、事理的看法、主张的表达方法。
实用文中一些以议论为主要表述方法的有总结、调查报告、科技论文和讲话稿。但是大多数的实用文不是以议论为主要表述方法，实用文中的议论，是为人们提出的意见、主张、计划、措施、办法等提供理论性的根据。因此，它注重的是观点和态度的表述，不是逻辑的推理过程。一般只作原则性的表述事理、不作多方面多层次多角度的完整的论证。
议论，作为一种表述方法，在实用文中一般缺少独立性，要与叙述、说明相结合，以叙述、说明为依托进行并发挥作用，同时，要注意叙述的事实，说明的情况所蕴含的意义和议论所揭示的观点的一致性。
来源：广东开放大学.2016年04月14日
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