一、什么是文书

文书即公务文书的简称，是国家机关、人民团体、企事业单位和个人在日常工作、生产、学习和生活中为处理公务而按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的文字材料。广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等行业自己的专用文书。

二、什么是公文

党政机关、人民团体、企业事业单位实施领导、履行职能、处理公务的过程中所形成的，按照规定程序办理并在法定的范围内使用的，具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规、规章或管理规章，施行行政措施和领导管理职能，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要手段工具。

三、规范性文件

规范性文件，是各级机关、团体、组织制发的各类文件中最主要的一类，因其内容具有约束和规范人们行为的性质，故名称为规范性文件。常见的包括：条例、规定、办法、规则、准则、细则等。

四、公文作用

（一）明法传令，指挥工作

公文不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。

（二）联系公务，沟通信息

机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道，但公文是其中最重要、主要的渠道。

（三）宣传教育，引导舆论（宣传教育，统一思想）

机关、团体、单位常常利用下行公文、会议报告、专题讲话等公文，宣传形势，宣讲政策，提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。
公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题，提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。

（四）记录记载，以为凭据

公文常是领导意图、决策的载体，因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。公文又总是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。

五、公文特点

（一）明确的工具性

工具性是公文的基本特点，也是公文的基本性质、本质属性。
凡是应用文都具有工具性，因为它们都是应用实践活动的需要而产生，对实践活动的进行发挥实际效用的文本，其用途仅限于公务活动。

（二）直接的实用性

A说法：公文是根据公文活动的实际需要，为解决实际问题、为达到某一具体目的而撰写的，是直接用来处理公务的。因此，它的内容总是有特定的指向，总是直接针对某一具体、现实的公务活动的，并对处理这一事务有直接的实用价值。
B说法：公文是用来处理公务的文书，所以它总是根据现实需要，针対实际问而制发，有着明确的写作目的。

（三）客观的真实性（可靠性）

求真务实是公文的生命，实事求是是公文写作的基本出发点，是公文处理工作的基本原则。
公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。

（四）法规政策性（政治性、公务性）

公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。

（五）特定的程式性（规范性）

为了更方便、有效地办理事务，公文形成了自身特有的办理程序和写作格式。
公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。
有利于加强对公文的科学管理，提高公文写作质量和公文处理效率，更有效的发挥公文的作用。

（六）法定性、权威性

公文的作者（作者指发文机关）是法定的，读者是特定的；
公文的法定权威性是公文区别于其他信息记录的显著标志。

（七）时代性、及时性/时效性、时限性

公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。
公文的时效性主要体现在时代性、及时性、时限性。
时代性：与现实紧密结合，为推动现实工作服务，适应时代发展的要求。
及时性或时效性：公文有很强的实用性和时间性，要求及时制发，及时办理，迅速产生效用，实现其发文宗旨和目的，不容许拖沓延误。公文的时效性是其区别于档案的重要标志。
时限性：公文一经正式发布，即产生法定效用，但这种效用只在一定时期内存在。

（八）定向性

公文都是由某一个特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。