汇报的时机怎么把握?(一)
很多人说:汇报要趁领导心情好的时候。
工作汇报的时机也有大学问,聪明人都知道,如何判断是否适合汇报,从以下几点入手:
一、在正确的时间才有可能做正确的事
为什么同样做一件事情,你去向老板汇报的时候,他的反应是:“这种小事情你不需要跟我嗦,自己去做就行了!”而轮到同事则是:“很好,这样的细节都能关注得到,想得很细致!”
遇到这种事情,请先别抱怨老板有所偏心,先检讨你自己汇报工作的时机对不对吧!
说话办事,时机很重要。
实践证明,早上十点多是找领导的最好时间,因为一般这个时候领导刚处理完当务之急的重要事务,腾出空来喝杯水伸伸懒腰休息一下,比较有空,心情也相对放松。
下班前后不宜找领导,因为此时领导们忙碌了一天,已经身心疲惫,或者还有重要的饭局要参加(对于领导而言,吃饭也是工作)。因此,这个时候找领导,肯定不受欢迎,直接影响办事效率。
从某种程度上说,老板都是难伺候的。
但要明白,抱怨是没有用的。既然你不是老板,那么你只能去适应工作,调整自己,找到最能适应老板作风的那种汇报工作的方法,这是你的职责所在。
不过关于时机的具体把握,这得靠你自己摸索,我能告诉你的是“老板心情好的时候就是好时机”。
至于你的老板什么时候心情好,那得靠你平时观察了。
二、汇报的频率首先取决于企业文化
该不该敲领导办公室的门呢?该多久敲一次呢?敲勤了他会不会烦?工作进行到什么情况下要汇报?
关于汇报的频率,最常规的做法是,大家最好给主管建立一个自己会定期汇报的预期,使每次的汇报程序化,从而,减少突兀的感觉。
当然,这种常规做法也受到企业文化的制约。
从表面上看,这只和具体哪个上司的脾气有关,而实际上这不仅仅是领导个人性格脾气的事儿,而是整个企业组织文化传统的事儿。
领导对员工汇报频率的要求和企业的性质、文化有很大的关系。
就内资企业来讲,每个企业随着企业的发展以及领导人的成长都会形成一定的文化氛围,向上就表现为企业文化,向下就是做人做事规则。
了解企业文化风格是判定自己是否适合这个企业,在这个企业能干多久的重要因素。
一个理想状态是,企业的性格和自己的性格相符,企业的愿景和自己的目标相符,这样个人与组织才是共同成长的。
所以,当你入职一家新的公司时,你一定要尽早地了解以下事项:
企业的使命(定位)
企业的价值观
企业所提倡的
企业所反对的
企业希望员工的行为方式是什么
公司的考勤制度
公司的请假制度
公司的加班制度
当你对以上问题了如指掌的时候,你就能游刃有余地出入领导办公室了。
三、哪些情况下必须汇报
身在职场,就需要遵守职场的一些生存规则。那么,哪些事情应向上司汇报,哪些不用》工作进展到何种程度下应当向领导汇报呢?
1、做好工作计划时,立即向上司汇报
当工作计划做好时,就应当向上级汇报一下。
这样可以让领导了解计划的内容,提出合理化的建议或意见。而且领导可以审时度势,从大局出发指出计划的问题所在,做出有益而有效的修改,避免你在工作开始后做无用功,费力不讨好。
2、工作进行到一定程度时
要保证让上司对我们的工作进展、遇到的难题或取得的成果有所了解,这样上级才会心中有数或者及时给予我们帮助和支持。
而不是等到工作结束了,才对上级汇报。
因此,在工作过程中,一定要适时的将工作进展汇报给上级。
3、工作进行中出现意外时
工作中出现意外时,我们要及时汇报给上级,寻求上级的支持和帮助。
因为一般情况下上级的能力素质,人脉网络总是比我们要更胜一筹,寻求上级帮助胜算更大一些。
4、需要做出超权限的决策时
这一点做下级的一定要记住,凡是自己权限以外的事情必须要请示领导。
一方面表示我们对上级权威的尊重,让上级心里清楚我们把他当做上级。
另一方面让我们自己不必承担不必要的责任。没有这个权力就千万不要说大话,做任何承诺。
一定要记住说:我请示一下领导,再给您答复。
5、出错了,及时汇报
报喜不报忧,这是多数人的通病,特别是失败是由自己造成的情况下。
实际上,碰到这种情况,就更加不能隐瞒,不好的消息越早汇报越有价值,因为有利于企业及早采取相应的应对策略以减少损失。
如果延误了时机,就可能铸成无法挽回的大错。知错就改坦诚沟通,反而会让你因祸得福。
6、工作完成后及时汇报
工作结束后,要把整个活动的整体情况向领导做个汇报。要有重点有层次地汇报,我们工作中哪些是做的好的,
需要继续发扬的;哪些是存在问题,需要改进的,以及如何改进等。
四、花三个月的时间了解领导的习性,很有必要
在日常工作中,有些人总喜欢把领导放在和自己对立的
位置上,同时还错误地认为领导总爱跟自己过不去,动不动就给自己找茬。
而事实并非如此,因为领导和下属拥有一个共同的目标,那就是把工作做好,把企业和组织发展好。
这种拧巴的感觉多半是因为你自己的失误,你根本不了解领导。
我们总是把培训、干活、卖命作为工作的内容,把研究领导的性格作为溜须拍马的人才会做的事情。
这是职场心理的原罪。
对于员工而言,研究领导的性格喜好是最基本的职业素养,是从面试就要开始做的事。
谁都知道,投其所好才能赢得欢心,才能顺畅地共事。
既然我们在领导手下做事,当然要了解自己的领导是哪一种性格类型,他是外向的还是内向的,他是小心谨慎的还是粗犷豪放的。
只有这样,才能做到“知己知彼,百战不殆”。
所以,把工作做好的前提之一就是我们必须了解自己的领导。如果你连领导的习性好恶都摸不清,工作起来必然是步步惊心。
假如你也面临和她同样的挫败感,你也先把工作放一放,研究下领导的性格吧。
通过我们长期和深入的研究发现,领导的性格类型大体上可以分为六种:
1、谨慎冷静型领导
这样的领导对一丝不苟的工作作风甚为欣赏,他们喜欢一份记载详细的工作报告,下属提交给他的工作计划也是越详尽越好。
和这种类型的领导相处,你需要思虑得比他更多更细,做方案的时候把方方面面都考虑进去,在汇报的时候还要注意自己的言谈举止并学会把握分寸,就会比较容易获得通过。
2、妥协懦弱型领导
没有主见、耳根子软是这一类型领导的弱点。
他可能很容易接受下属的建议,但同时又可能受别人的影响而有所动摇。
因此,遇到这种情况,作为下属的你在汇报工作的时候,除了多向领导阐明自己的观点以外,还可让持相同观点的其他同事向领导进言,以支持自己的观点或计划。
3、外向豪爽型领导
他会欣赏办事细致的下属,也不反感不拘小节的人。
这种类型的领导是一种外向而粗线条的人,对表面的一套并不讲究,更看重的是下属的实际工作能力。
对于这种领导,你也可以偶尔粗线条一点。假如我那个小亲戚的领导是这个类型的,相信我们的选题不会是这个命运。
4、性格顽固型领导
这种类型的领导有一个比较明显的特点——固执己见。他们对于下属的解释一概充耳不闻,坚决要求下属依照他的方法处事;一旦下属有反对他的意思或者意见,他就会大加斥责,然后还会责令下属迅速完成他交代的任务。
面对这种类型的领导,要想使其改变风格,从而让自己少受“迫害”,不妨辅以耐性,尝试如下几点:
①首先,把握好自己的语气和说话口吻,语气要温和,态度要柔和。
②其次,要明确工作的目的不是为了某个人,而是为了团队的利益。
③再次,当你提出自己的建议时,先冷静地搞清楚自己作为下属的位置,不要越权。
5、吹毛求疵型领导
百般挑剔是这类领导的特点。
如果你不想被弄得神经兮兮,就只有摆正心态不要太介意领导的批评,要知道挑刺只是他的习惯而已。
当遭到这类领导的挑剔和批评时,不妨先分析一下,如果领导确有道理,那就按他的要求照办;如果属于无理要求,那就适当采取拖延战术“冷处理”,一旦拖得时间长了,领导也就没有精力再纠缠这些细枝末节了。
6、脾气暴躁型领导
天生脾气暴躁,情绪容易失控是这类领导的最大特点。这样的领导常常为了一些小事、琐事就大发脾气,甚至
公开斥责下属,让下属无从招架,难于应付。
面对这类领导,我们一定要分析、观察他们发火的原因是什么,总结出其生气的一般规律来,知道了问题的答案,就可以对症下药,防止此类事件重演。