你听说过企业知识库吗？你的企业有创建知识库吗？如果你意识到这一点并为你的企业建立了知识库，这只是个开始。

 

很多企业仅仅“满足”于他们有一个知识库，认为“”我们建立了知识库，那就够了”。但这并不能很好地帮助他们实现目标，助力企业发展。

 

仅是拥有知识库是不够的。当你创建了知识库并有目的地对其进行管理时，这才能使知识库成为一个强大的工具，发挥其最大潜力，为你的公司创造更大的价值。

 

接下来本篇文章会为你介绍创建知识库后不应该出现的几种现象，避免你“掉入坑中”还不自知。

 

1、知识库内容与实际不符

当知识库中的内容与员工的实际操作方式不一致时，他们很可能不会依赖于知识库。

为了解决这个问题，您应该确保您的程序和流程得到规范，并为员工提供相应的培训。这有助于在一开始就设定期望，并避免后续的混乱。通过正确的培训和明确的沟通，您可以确保知识库中的内容与实际操作保持一致，并帮助员工更好地理解和遵守公司的规定

 

2、知识库信息过时

过时的知识库内容可能会给用户带来困惑或错误的信息。用户可能会遇到过时的指导或步骤，从而无法正确执行任务或解决问题。这会降低知识库的可靠性和实用性，使用户失去对知识库的信任。

 

因此，及时更新知识库的内容非常重要。定期审查和更新知识库，确保其中的信息与最新的政策、程序和最佳实践保持一致。这样可以确保用户能够获得准确、最新和可靠的信息，从而提升知识库的价值和效用。

 

 

3、知识库搜索效率低下

知识库搜索效率低下时，用户可能会遇到困惑、浪费时间和资源的情况，无法快速找到解决问题或获取所需信息的途径。

 

为提高搜索效率，可以优化搜索算法、改进关键词标记和优化、确保内容的完整性和准确性，并设计用户友好的搜索界面，以提供更好的用户体验和更高的搜索准确性。

 

4、        知识库存在安全性问题

知识库中的敏感信息可能被未经授权的人员访问，导致信息泄露或滥用；由于技术故障、硬件损坏、自然灾害或人为错误，知识库中的数据可能丢失或损坏，导致信息无法恢复或不可用。知识库中的数据在传输和存储过程中没有适当的加密和安全协议，那么数据可能容易被黑客截取或窃取。

 

以上都是知识库存在安全性问题时可能出现的现象。因此，为了整个公司的数据安全，你必须重视这一点。

 

为了应对这些安全性问题，不仅需要加强员工对知识库安全性的培训和意识，更重要的是挑选安全性较高的知识库软件。

 

将市面上已有的知识管理工具进行对比，HelpLook是一款合适的、安全性较高的知识管理工具。HelpLook提供多重安全保障，不仅可以将站点设置为私密访问，亦可以将知识库文档转为仅后台可见，发布企业内部存储和共享知识。

 

 

5、        知识库使用率低

知识库内容冗长杂乱，文章内容不够清晰，内部搜索引擎不够精准，导致用户很难找到他们需要的准确信息，搜索结果可能不够准确或相关性不高。

 

6、        员工没有使用知识库的习惯

如果你已经建立了企业知识库，而你的员工却对其不够信任依赖，仍旧寻求身边其他同事的帮忙，导致同时花费好几个人的时间精力，工作效率低下，说明你的知识库并没有很好的起到帮助员工自主完成工作的作用。

 

 

7、        高昂的维护成本

如果你的知识库管理和维护所需的人力和资源成本过高，那也是不太利于企业的后续发展的。因为我们有许多选择可以来避免这部分的高昂支出。

 

值得了解的是，现在许多企业往往会选择一个合适正确的知识管理工具来帮助搭建知识库，即减少了人力和资源成本，又能够获得安全有保障的知识库服务。

 

比如HelpLook这款知识管理工具，可以轻松快速地免费搭建知识库/博客/帮助中心，无需代码这类技术成本，花上几分钟便可完成知识库的搭建。此外还有SEO配置、数据分析、富文本编辑器、独立域名、个性定制、团队协作、GPT搜索等高级功能选项。

 

总结

如果你发现你的企业面临以上任何一个问题，那么你要考虑以下两件必须做的事情：

①重新组织知识库内容。为用户提供准确、有用和易于访问的信息资源；

②寻找新的知识库软件。一个功能强大、易于使用和定制的知识库软件将帮助您解决这些问题，并提供一个高效和可靠的知识管理工具，为您的公司带来更大的成功。