高云谈合同之七：企业合同管理的问题症结和解决之道

作者：高云（汪宏杰）

本文系《合同六法—管法篇》概要，因篇幅所限，仅集中讨论企业合同管理的三大问题症结和解决思路。完整的管法篇将为读者全面总结企业合同管理的日常管理、流程管理、履约管理和争议管理四大板块工作内容，构建出一个完整的企业合同全面管理体系。 

我国企业的合同管理水平普遍不高。据最高人民法院的统计数据显示，2016年，全国各级法院受理的一审合同类纠纷案件约671万件，占当年民事类案件收案1076万件的60%以上；查阅以前年度的数据，合同类案件占全部民事类案件的比例在50%以上。可见，我国的合同管理工作，尤其是合同风险控制和预防，仍然是尚待破解的难题。

 

 一、关于制度悬空的问题，应当切实做好落地措施

 

如果为了应付上级检查，企业拥有成套装订漂亮、洋洋洒洒的合同管理制度其实是很容易的事情。只要上百度搜索一下，或者找上级公司模板抄抄改改，即可完成。现实存在的问题是，企业制度越多，规定越详尽，反而越难落地，最后往往沦为墙上的图画，抽屉里的废纸。怎么破？

第一当然是要全员彻底提高合同风险意识。

没有高度的危机和风险意识，多好的制度和措施都是空谈。企业应当通过高层头脑风暴、外出参观学习和全体员工培训等方式，强化企业全员尤其是管理层的合同风险意识，让所有员工都明白：

企业合同风险关乎企业生死，产品可以减产，服务可以不足，仍然有办法补救，还不足以致命。但只要一份合同风控做不好，就足以致企业于死地。

一定不能空谈意识，必须有系统的、强有力的风险管理落地措施。例如每一份合同都必须指定合同负责人，对合同的立项、签订、履行和总结承担全部责任；各部门指定合同信息管理员，负责合同信息填录及其他类合同的统筹协调等工作。

最重要的，是必须将合同管理纳入企业各个部门的日常业务质量监控和绩效考核指标当中。对于重大合同的签订和履行，实行一票否决制度。

第二，制定和实施标准化流程。

再明确的制度都必须有相应的操作流程，才能落到实处。应当根据本企业业务特点和部门分工，制定标准化的合同立项、起草、修改、签订和履行流程，狠抓贯彻落实。

在合同立项阶段，要明确合同基本情况，包括合同编号、合同分类、合同需求、合同负责人等，据此分析和制定相应的合同风险应对策略，计划调集何等人员或资源予以配合，并将相应情况详细报告给管理层，确保不会产生误导。

在这个阶段，业务人员经常为了保业绩，容易将资信不足的公司企业列入交易对象当中；或者对外擅自承诺某些交易条件；或者将发起和审核合同的时间压的非常紧急。此时，法务部门坚持原则很重要，但法务、财务和业务部门之间的充分沟通和相互理解也非常重要。

在合同评审阶段，需要对合同的合法性、经济性、可行性和严密性等进行全面审查，提出改进建议，提示风险和做好应对措施等。然后，根据合同类型和金额大小，交由拥有相应审批权限的有权批准人（副总裁、总裁或董事会）审批决定。

这个阶段的常见问题是一是合同流程涉及多个部门、多个人员共同协作，容易出现延误，因此必须明确规定审批期限。二是审批意见模糊，必须要求审批人员签署明确意见，不得模糊应付了事。

在合同签订阶段，应该明确合同制作规范，防止漏页或缺页的情况出现。必须明确印鉴使用标准，严格审查用印文本是否与批准文本一致。对于加盖印章的文本，应当明确去向，做好交接或存档工作。如果是要求我方先行签章的，应当审查合同内容当中是否已经加入了相应的“签章期限条款”，以防范相应风险。如果采用邮件或传真方式签署，需要事先取得签订方的书面授权书原件。合同签章完毕后，如需对方盖章的，应当将合同版本原件交由对方或合同负责人签收后，送去对方盖章后送回。已经签署的合同版本，应当交由合同负责人领回，或者移交法务部门进行合同备案归档，建立合同台帐等。

 二、关于管理落后的问题，应当推行精细化管理

 

中国企业谈论风险管理已经好多年，但多数仍然仅仅停留在思路上，原则上或者定性上，缺乏对合同风险深入细致的统计分析，定量意识和具体落实措施。

推行精细化管理才是彻底提高合同管理水平之道。

首先是进行风险分类。根据合同风险的发生类型、范围、概率、损失大小和发生频次，将风险确定为若干等级（例如：根本风险、重大风险、一般风险、无风险），据此寻找适当的风险应对策略（风险规避、转嫁、降低和接受），可以显著提高效率的同时，确保风控质量。

以风险规避策略为例，如果发现某份合同存在根本性或重大风险的，需要采取风险规避策略的，可以建议大幅调整、改变合同部分内容或否决整个合同，消除特定风险的威胁。对于交易类型错误的，要求变更易方式，相应调整合同类型；主体不合格的，要求更换合同主体；交易标的不合法的，要求更换交易标的；交易内容不合法的，全盘更换。交易内容风险较高的部分，取消或改变。如果通过上述方法仍然无法解决风险的，否决整个合同。

还有就是推行主体资信分级制度。

企业应当主动对所有交易主体建立信用评核制度，并以此作为与该交易主体进行交易时的风险评估依据和风险应对策略选择依据。具体方法是依据该企业的建立时间、实缴资金金额、入库时间、历史交易记录、交易频率等情况，并且结合天眼查等企业主体信用查询工具等，总结交易主体的总体信用状况，并且按照信任、关注、可疑和拒绝等进行细分，使用绿、黄、红、黑或者A/B/C/D为代表，采用不同的主体风险管理对策。

 

 三、关于被动防御的问题，应该注重主动出击

 

风险管理的另外一个常见错误，就是只懂消极防御，没有主动出击，结果处处被动。如果改变策略的话，风险管理水平可以立竿见影地得以提升： 

例如，企业应当统一制作、管理、发放合同范本库，同时定期收集合同法律法规最新动态、合同专业法律问题研究合集、合同专业人士（法官、仲裁员、律师）的简历等，为本企业积累相应的合同专业经验和人脉资源，以备不时之需。

又如，企业应当主动对各类合同进行体检和监测。包括对合同主体实行预审、评估和监测，现在已经有天眼查等软件工具可以帮助企业很好地做到这一点。还有合同履行情况动态监测，注意在关键节点上，以及定期核对合同签订内容和实际履行是否一致，有无冲突或矛盾。一旦发现任何问题，应当及时发出风险预警。

即使遇到纠纷，主动出击也胜于被动防御。例如接到索赔要求后，应当及时采取果断措施，努力纠正或消除我方违约行为，同时积极收集对方违约证据，消极回复对方索赔要求。主动对双方的往来电话进行录音，对于往来的电子文件，主动采取“电子存证”，为应对索赔或者提出反诉做好一切准备。

总之，企业合同全面管理，不仅仅是法务部门的事，它需要多部门协作，企业全员参与。也不是懂得若干要点就够了，它是一个复杂的系统工程，要求企业持续投入。企业一定要注重企业合同全面管理，才能实现健康和持续的发展。

 

高云（本名汪宏杰），合同六法创始人，《民法典时代合同实务指南》主编。中国法学会法律文书研究会理事、中山大学法学院客座教授，广州仲裁委员会仲裁员。1993年开启法律从业生涯，主要从事企业投融资，并购重组和不良资产等业务，历任多家律所主任，上市公司法务总监，合规官等职务，先后出版《思维的笔迹》《公司法实务指南》等12本法律实务畅销作品。