秘书学概论大学期末考试复习题

论述题
1.  秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？  
答： 秘书： 掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
    类别： 1 ）机关秘书 2 ）企业秘书 3 ）私人秘书 4 ）商业秘书 5 ）涉外秘书
    层次： 1 ）高级秘书 2 ）中级秘书 3 ）初级秘书
2.  秘书工作的主要内容是什么？其主要特点是社么？  
答：主要内容： 1 ）文书撰写 2 ）文书制作 3 ）文书处理 4 ）档案管理 5 ）会议组织 6 ）调查研究 7 ）信息资料工作 8 ）信仿工作 9 ）接待工作 10 ）协调工作 11 ）督查工作 12 ）日程安排 13 ）日常事务 14 ）办公室管理 15 ）其他临时交办事项
  特点： 1 ）辅助性 2 ）综合性 3 ）机密性 4 ）服务性
3 ．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？
答：秘书学 是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。
  秘书学研究内容： （ 1 ）研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（ 2 ）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；（ 3 ）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。（ 4 ）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；（ 5 ）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。
4 ．秘书工作机构设置原则是什么？秘书工作机构的性质是什么？
答：设置原则： 一是精简原则；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。
  性质： 1 ）机密性 2 ）辅助性 3 ）综合性 4 ）服务性
5 ．秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原则是什么？
答：职能： 1 ）助手职能 2 ）参谋职能 3 ）枢纽职能 4 ）协调职能 5 ）保密职能 6 ）公关职能
  工作原则： 1 ）明确职责、权限、目标、任务 2 ）制定秘书工作的各项制度和标准 3 ）分清主次，有条不紊 4 ）科学地安排工作程序 5 ）准确细致，切实无误 6 ）迅速果断，讲求时效 7 ）忠到职守，安于职分 8 ）加强教育、管理，不断提高素质、能力
6 ．秘书班子怎样才能做到群体优化？
答： 秘书群体的科学组合应遵从 “ 异质结合 ” 的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。
7 ．秘书部门管理包括哪些内容？
答： 1 ）机构与部门职责 2 ）岗位责任制 3 ）工作程序和工作方法 4 ）信息系统 5 ）办公自动化
8 ．秘书应具备哪些能力？
答： 1 ）写作能力 2 ）口头表达能力 3 ）听知能力 4 ）阅读概括能力 5 ）社交活动能力 6 ）协调能力 7 ）观察分析能力 8 ）应变能力 9 ）使用先进办公器械的能力 10 ）预测能力
9 ．秘书应当具有哪些职业道德？

答： 1 ）忠于职守 2 ）严守机密 3 ）恪守信用 4 ）文明礼貌 5 ）廉法奉公
10 ．秘书处理人际关系一般准则有哪些？
答： 1 ）尊重  2 ）礼貌  3 ）乐于助人  4 ）赞美他人  5 ）宽容与体谅  6 ）公允

论述题（第五章至第六章）
1.  秘书人员的办公室管理有哪些方面？  
答： 广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。
2.  秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？  
答：原则： 1 ）文明礼貌  2 ）负责  3 ）与人方便  4 ）讲求时效  5 ）按制度办事  6 ）遵守纪律
  安排工作： 1 ）服从于组织的总目标和整体计划  2 ）区分轻重缓急  3 ）随时补充、调整  4 ）提示和督促  5 ）酌留弹性、劳逸结合
3.  督查工作应遵循哪些原则和程序？  
答：原则： 1 ）领导负责  2 ）分级负责  3 ）实事求是  4 ）不直接办案  5 ）讲求时效
  程序： 1 ）查办立项  2 ）查办通知  3 ）催办  4 ）直接调查  5 ）商讨处理  6 ）结案反馈  7 ）立卷归档
4.  秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？  

答：方面： （ 1 ）文件保密   （ 2 ）会议保密   （ 3 ）通迅保密   （ 4 ）电脑保密   （ 5 ）涉外保密
  意义： （ 1 ）在政治上，保障国家安全   （ 2 ）在军事上，确保战争胜利   （ 3 ）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件
  方针： （ 1 ）积极参与防范   （ 2 ）突出重点   （ 3 ）既确保国家机密，又便利各项工作。
5.  秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？  
答：公章的保管： 公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上 , 应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。
  公章的使用： 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。
  介绍信的保管： 正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。
  介绍信的使用： 凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人 , 否则 , 出了事故秘书要负责任。
6.  秘书为什么要做好值班工作？  
答： 一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行 8 小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年 365 天，有 52 个星期六、日，再加上 10 天法定假日，共有 116 天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日 24 小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。
7.  秘书写作有哪些特点？其过程是怎样的？  
答：特点： 1 ）代单位立言，非个人意愿
 2 ）集体成果，非个人创作
 3 ）内容真实、实用、客观、符合政策
 4 ）语言要求流畅、平实、简洁、规范
 5 ）讲究文体格式
  过程： 1 ）立意  2 ）选材  3 ）结构  4 ）文字表达  5 ）修改  6 ）审核
8.  秘书写作的原则和要求是什么？文书处理的原则和要求是什么？  
答：秘书写作的原则 ： 1 ）符合方针、政策、法令、法规； 2 ）二是忠于机关制文意图； 3 ）是坚持实事求是的精神。
  秘书写作的要求： 1 ）信息量大，措施具体，指示性强
 2 ）内容高度概括，语言表达实用、精确
 3 ）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性
 4 ）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味
  文书处理的原则： 文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事   求是，按要求和规定进行的原则。
  文书处理的要求： 1 ）必须准确、周密、确保质量
 2 ）必须及时、迅速、注重时效  
 3 ）必须做到安全、可靠，确保国家机密
   4 ）必须加强集中统一管理。
 5 ）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。
 6 ）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。
9.  收文和发文的办理程序是怎样的？  
答：收文办理程序： 1 ）签收、拆封和登记  2 ）分办和传阅  3 ）拟办与批办 4 ）承办、催办和注办。  
  发文办理程序： 1 ）拟稿、审核、与签发  2 ）缮印与校对  3 ）用印、登记与封发
10 ．怎样进行公文立卷？怎样进行案卷归档？
答：公文立卷的基本方法：

1）  根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。
2 ） “ 六个特征 ” 在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。
3 ）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为 16-50 年）、短期保存的（ 15 年以下）三种形式。
  案卷归档： 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为 “ 归档 ” 。
1.  归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。  
2.  归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交。  
3.  归档要求：  
  应归档的文件材料必须齐全、完整；
  文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
  归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。
  机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。
  移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。
　
11.  会议的要素是什么？会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？  
答：会议的要素， 即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
  会前准备： 1 ）会议计划和成本预算  2 ）文件准备  3 ）会场准备  4 ）会议议程、程   序的似定  5 ）会议通知的发送  

会间准备： 1 ）会场的组织与服务  2 ）会议信息的收集与编发  3 ）会议文件的起革
  会后工作： 1 ）会后事务  2 ）会议文书立卷  3 ）会议传达  4 ）会议决议的催办
12.  试拟一份跨地区的工作会议通知。  
答： 通知的构成：标题、主送机关、正文、落款和日期
13.  某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。  
答案略
14.  信访工作的要素是什么？信访工作有哪些用作用？  
答： 信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。
  信访工作的作用： （ 1 ）参政议政作用（ 2 ）监督控制作用（ 3 ）信息反馈作用（ 4 ）化解矛盾作用（ 5 ）公关形象作用
15.  信访访办理和信访处理应遵循怎样的原则？  
答： 1 ）办理原则，信访工作的办理原则是： “ 分级负责，归口办理 ”
 2 ）处理原则，信访的处理原则是 “ 以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

16.  信访处理的程序和方法是怎样的？  
答：程序： 1 ）受理、登记  2 ）立案、呈批  3 ）承办、交办、转办  4 ）调查、处理 5 ）催办、回告  6 ）审查、结案  7 ）复信、督查  8 ）总结、综合研究工作  9 ）立卷
17.  沟通有哪些类型和方法？  
答：沟通的类型： 1 ）单向沟通  2 ）双向沟通  3 ）多向沟通
  沟通的方法： 1 ）直接沟通  2 ）间接沟通  3 ）明示沟通  4 ）暗示沟通
18.  协调的哪些作用？应当遵循哪些原则？  
答：作用： 1 ）缓解矛盾  2 ）消除误会  3 ）积极平衡  4 ）融洽关系  
  原则： 1 ）政策指导原则  2 ）公正无私原则  3 ）平等、尊重原则  4 ）统筹兼顾原则  5 ）随机应变原则
19.  秘书协调有哪些主要内容？  
答： 1 ）政策协调  2 ）地区关系协调  3 ）部门关系协调  4 ）工作关系协调  5 ）会议协调  6 ）领导关系协调  7 ）人际关系协调  8 ）股东关系协调  9 ）职工关系协调  
20 ．秘书协调的主要步骤和方法是怎样的？
答：主要步骤： 1 ）摸清情况  2 ）找出症结  3 ）提拟方案  4 ）反复磋商  5 ）督促落实  6 ）检查反馈
  方法： 1 ）信息沟通法  2 ）宣传教育法  3 ）中介法  4 ）在同存异法  5 ）冷处理法  6 ）避虚就实法  7 ）先易后难法  8 ）步步为营法  9 ）场景变换法  10 ）交谈法

1 ．秘书学

秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

2 ．平行

平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。

3 ．秘书工作机构

秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

4 ．协调

协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5 ．督查

督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

6 ．保密

保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。

7 ．印信工作

印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。

8 ．文书工作

文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

9 ．信访工作

信访工作是指人民群众以写信和上访（包括电话）的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。

10 ．沟通

现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

 

简答题  

1 ．秘书应当具有哪些能力？秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

（ 1 ）写作能力（ 2 ）口头表达能力（ 3 ）听知能力（ 4 ）阅读概括能力（ 5 ）社交活动能力（ 6 ）协调能力（ 7 ）观察分析能力（ 8 ）应变能力（ 9 ）使用先进办公器械的能力（ 10 ）预测能力准则

（ 1 ）尊重（ 2 ）礼貌和礼仪（ 3 ）乐于助人（ 4 ）赞美他人（ 5 ）宽容与体谅（ 6 ）公允

2 ．秘书写作有什么特点？其原则和要求是什么？

（ 1 ）代单位立言，非个人意愿   （ 2 ）集体成果，非个人创作（ 3 ）内容真实、使用、客观、符合政策   （ 4 ）语言要求流畅、平实、简洁、规范（ 5 ）讲究文体格式

原则（ 1 ）符合方针、政策、法令、法规（ 2 ）忠于机关制文意图（ 3 ）坚持实事求是的精神

要求（ 1 ）信息量大，措施具体，指示性强（ 2 ）内容高度概括，语言表达实用，精确（ 3 ）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（ 4 ）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

3 ．会前、会间、会后应做好哪些准备工作？

会前准备（ 1 ）会议计划和成本预算（ 2 ）文件准备（ 3 ）会场准备（ 4 ）会议议程、程序的拟定（ 5 ）会议通知的发送

会间工作（ 1 ）会场的组织与服务（ 2 ）会议信息的收集与编发（ 3 ）会议文件的起草

  会后工作（ 1 ）会场清理（ 2 ）人员离会（ 3 ）会议决算（ 4 ）会议文书立卷（ 5 ）会议传达（ 6 ）会议催办

4 ．信访处理的程序和方法是怎样的？

（ 1 ）受理、登记（ 2 ）立案、呈批（ 3 ）承办、交办、转办（ 4 ）调查、处理（ 5 ）催办、回告（ 6 ）审查、结案（ 7 ）复信、督查（ 8 ）总结、综合研究（ 9 ）立卷

5 ．秘书协调有哪些主要内容？其主要步骤和方法是怎样的？

内容：（ 1 ）政策协调（ 2 ）地区关系协调（ 3 ）部门关系协调（ 4 ）工作关系协调（ 5 ）会议协调（ 6 ）领导关系协调（ 7 ）人际关系协调（ 8 ）股东关系协调（ 9 ）职工关系协调

步骤：（ 1 ）摸清情况（ 2 ）找出症结（ 3 ）提拟方案（ 4 ）反复磋商（ 5 ）督促落实（ 6 ）检查反馈

方法：（ 1 ）信息沟通法（ 2 ）宣传教育法（ 3 ）中介法（ 4 ）求同存异法（ 5 ）冷处理法（ 6 ）避虚就实法（ 7 ）先易后难法（ 8 ）步步为营法（ 9 ）场景变换法（ 10 ）交谈法