跟员工签电子劳动合同，要素信息批量预录入，人力资源行业必备

小张是一家上市公司的合同管理负责人，公司接近5000人，每年签订的合同都在十万份以上。由于公司合同具有数量巨大、种类繁多、业务面广以及履约复杂的特点，所以合同管理尤其是新签合同的要素信息预录入一直是块心病。

最近新招的合同录入实习生每天吐槽，工作4天就辞职了。

第1天吐槽：“一天录入100多合同，是何种体验，已瞎”。

第2天吐槽：“1000份合同要在一周内签署完成，录入姓名、年龄、地区等，周末加班都不一定能干完哎哎...”

第3天埋头苦干。

第4天吐槽：“累的颈椎疼，这种无聊又无意义的工作真是消磨激情”。

小张苦笑不得，事实上，这类事情不是第一次发生了。因为合同录入是一份非常枯燥且工作量巨大的差事，涉及的信息数据也多，比如承办部门、经办人员、签订人员、合同金额、对方单位、姓名、年龄等，而且要确保信息正确无误，确实让人头大。

什么是合同要素信息

合同要素信息是指合同中的关键信息，包括甲方名称、乙方名称、项目名称、合同金额等。这些信息是合同的基本要素，对于合同的审核和管理非常重要。合同要素信息提前录入是指在合同签订之前，将这些关键信息提前录入到系统中或者保存在Excel文件中。

合同要素信息的提前录入可以减轻合同管理过程中的工作量，提高工作效率。通过提前录入合同要素信息，可以避免在每次审核合同时都需要查看合同文件的固定部分，只需要查看保存在系统或者Excel文件中的合同要素信息即可。这样可以节省时间，使合同审核更加便捷。

合同要素信息的提前录入还可以减少人为错误的发生，保证合同信息的准确性。通过系统或者Excel文件保存的合同要素信息，可以避免因为人为疏忽或者不熟悉合同内容而导致的错误录入。同时，合同要素信息的提前录入也方便了合同的查询和统计，提高了合同管理的效率和准确性。

e签宝电子合同信息采集器功能亮点：

1）可以实现一键收集信息，填写者通过扫码或点击链接即可填写；

2）收集到的信息支持批量导出，也可以上传到其他系统或平台；

3）发现填写者信息错误，可一键驳回；

4）采集到的信息还可以用于其他合同发起，实现批量选人发合同；

5）用采集信息发起的合同，会自动归档到填写人下面，无需人工分类合同；

信息采集器适用场景：

人事场景：表单收集信息帮助HR实现入职环节，一键收集信息，一键发起劳动合同，整个流程打通，同时也减少应聘者重复填写个人信息，填写体验更佳。

其他场景：如果有采集信息的需求，可以将您的需求提给销售或客户成功哦，我们将助你解决信息采集问题。

 

如何提前录入合同要素信息

在合同管理过程中，提前录入合同要素信息是确保合同管理的高效性和准确性的重要步骤。以下是一些关键步骤和注意事项，以帮助您在合同签订之前提前录入合同要素信息。

1、权限开通

普通员工默认没有访问该功能的权限，如果需要给普通员工设置访问权限，需要企业管理员在企业控制台下设置相应权限。

2.1、创建登记表表单

功能开通后，e签宝工作人员会协助客户，结合客户实际业务场景，后台生成好对应的登记表单，包括所有需要录入的合同要素信息的字段，以及相应的格式和要求

 

2.2、创建采集任务

选择对应的登记表单，点击【创建采集任务】，跳转到创建采集任务页面

注：同一个表单下可以创建多个采集任务

2.2.1、录入采集任务信息

当前主体：默认带出当前的企业主体名称

任务名称：手动录入；

截止时间：手动选择，到截止时间后，采集任务自动时效；

创建人：默认带出当前操作人信息；

2.2.2、生成二维码和链接

采集任务信息填写好后，点击【生成二维码和链接】，可以将生成好的二维码或者链接发给对应人员。

 

 

2.4、关联模板

选择对应的登记表单，点击【关联模板】，跳转到选择模板页面

3、信息库

3.1、选择数据发起签署

可以选择单条或者多条数据发起合同签署，选择好后会跳转到信息采集发起页面，选择好的签署方中会自动带入收集好的信息，页面中继续设置其他签署方信息，设置好后，点击页面中【直接发起】即可。

 

 

 

3.1.1、查看签署文件

选择对应的人员，在操作列表中选择【查看签署文件】，可以查看该员工参与签署的文件记录。

3.2、导出数据

选择多条数据，点击【导出数据】，可以将采集的数据进行导出

3.3、信息驳回

如果采集人的信息填写有误，可以对信息进行驳回，选择对应人员的信息，操作列表中选择【驳回】

3.4、

选择过期的对应人员的信息，操作列表中选择【删除】

通过以上步骤，您可以在合同签订之前提前录入合同要素信息，提高合同管理的效率和准确性。这将为您的企业节省时间和资源，并确保合同管理的顺利进行。