文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等;从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结在工作中极为重要。文档是工作的真实纪录，它能让历史凝固、让信息沉淀、让工作传递、让知识传承。

在文档管理的过程中既要注意严肃性，又要能兼顾灵活性，要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。

完善的文档管理体系能对企业有巨大提升

提高工作效率：完善的文档管理体系可以使工作流程更加规范化、标准化，避免重复劳动和错误，提高工作效率。

促进知识共享：完善的文档管理体系有利于知识的积累和共享，避免重复学习和发明轮子，提高团队的知识水平。

保护知识产权：完善的文档管理体系可以帮助企业保护知识产权，避免机密信息泄露和侵权行为。

建立企业形象：完善的文档管理体系可以帮助企业建立良好的形象，展示企业的专业性和实力。

方便审计和监管：完善的文档管理体系有利于企业的审计和监管，确保企业的合规性和透明度。

文档管理原则

在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。

1、文档模板的管理

面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。

2、文档目录的管理

为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。

在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的杳找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。

3、文档的命名规范

各种文档，如果名称多样，或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名规范体系。

4、文档的变更管理

文档在使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要通过手段加以约束，最常用的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。

文档发生变更时，需要能够做到两点:第一，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分，不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍;第二，文档的最终版本要能方便的阅览，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。

5、文档的审核制度

很多文档作为一种指导性文件，需要有一定的严肃性和权威性，因而对成果文档在做归档处理时要经过一定的审核流程，经过确认后才能储存到档案里。

伊登DMS文档管理中台，完美契合文档管理的需求。

提供模板库的同时还能在社区模板库中上传，让企业文档更统一的同时，也能与其他企业有所不同。

使用目录级管理，更符合使用者习惯，也更加的一目了然。 伊登DMS能够实现文档的分类、归档、搜索等功能，使文档的管理更为规范、精细。

在文档命名时就限制命名规范，有效地分类管理文件，帮助用户快速、准确地查找和使用文件，提高工作效率。

提供版本管理，能用最新版本的文件追溯之前版本的文件内容。能够对不同版本的文档进行统一管理，确保文档的可靠性和一致性。

在文档归档时提供流程引擎，让文档的归档更加的清晰可查。实现文档的审批、审核、加签等流程，提高文档处理效率和流程的可控性。

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