我是拉小登，一个会设计表格的 Excel 老师~

「把 Excel 当成 Word 来用」

这是一句玩笑话，我经常拿来形容，拿表格当码字工具的人。

表格真正强大的地方，是做数据处理，好吗？！

但是玩笑归玩笑，生活中确实有不少场景，用 Excel 码字比 Word 更好使。

我在富士康工作了 6 年，用 Excel 来码字的表格非常多。

比如我们每天都要写的工作日志↓↓↓

比如，流水线作业员天天看的 SOP↓↓↓

这些都是用 Excel 来做的，因为相比 Word，Excel 在做文档方面确实有几个优势。

❶ 信息梳理更清晰

❷ 图片排版更方便

❸ 表格分页很轻松

❹ 记录数据易统计

信息梳理更清晰

有些信息的确用表格，要比在 Word 里码字要好，这些信息有个统一的名字，叫做「清单」。

比如 Excel 答疑清单↓↓↓

比如运营问题清单↓↓↓

因为 Excel 中可以非常方便的添加列，对信息归类；同一组数据放在一行里，非常的清晰。

即便是用 Word 记录这些信息，我们也会不自觉的，在 Word 中插入一个表格。

但是，在 Word 里调整行高、列宽，有多么的痛苦，相信我不用多说，大家都深有体会。

❶ 无法批量调整列宽 

❷ 向下两行列宽不一样

❸ 表格超出 Word 边界

总之，用 Word 来做表格，是一场灾难。

图片排版更方便

Word 中的图片排版，也是一个非常头疼的事情。

❶ 图片不能拖动，放在任意位置

❷ 放在了任意位置，要么位置乱跳，要么又会把字盖住

解决方法倒是有，但是那个「图片位置」和「文字环绕」的两个选项，我从来就没弄懂过。

反倒在 Excel 中，图片排版更加简单直接。

图表插入到表格里面，想拖动到哪里，就拖动到哪里。

文字如果被盖住，调整一下行高、文字对齐就可以了。

表格分页很轻松

在 Word 里写说明文档的时候，经常会「鬼畜式」的分页，有没有！

❶ 设置一个标题，分页了

❷ 调整图片大小，分页了

当你设置了图片「文字环绕」，删完了不必要的空格、空行，修改了字体字号，但问题还是没有解决的时候，恨不得把电脑都给砸了。

分页问题在 Excel 中很好解决。

❶ 设置分页预览中分页符的位置，可以方便的添加和删除分页。

❷ 不同的 sheet 代表不同的页，内容整理非常清晰。

记录数据易统计

Excel 的强项是数据的统计和整理，结合这一点，Excel 做记录文档会更加锦上添花。

同事秋小妹同学，在记录运营工作时，就尝试《通过数据来优化动作》，提高工作效率，同时让自己的成果更加显性化。

一方面，可以更清晰的汇报工作；

另一方面，也方便根据以往的数据，做复盘的整理。

每个运营动作分门别类，记录的非常的详细，有分类、有数据，有问题描述，有改善动作。

非常的清晰，对吧？

但是仔细观察一下，这样的记录方式，还是很难和 Excel 的统计能力结合起来。

我们分几个方面来看。

▋数据不要藏的很深

把这个记录动作重复几十次，数据问题会更加显而易见。

假想一下，今天要做项目总结复盘，如何给领导汇报你的工作成果呢？

很难！

因为关键的数据，都藏在我们码的一堆堆文字里了。

❶ 每天的点赞动作，对学员回复率有帮助吗？

❷ 朋友圈点赞和评论的动作，如何变成工作业绩输出呢？

❸ 每天的改进动作有没有效果呢？

想从这么多的数据里，找出这些信息、结论，显然是有点困难。

▋内容避免掺杂混放

表格设计中有一个规则，就是每列数据（或者叫每个字段），都是独立的、不可分割的。

比如我们记录数量的 11 人，应该要保存成两列，一个是数值「11」，另一个是单位「人」。

再回头看一下这个表格。

「事项」和「数据」这两列的信息显然是有点多了，可以把这两列做一个拆分。

这样，原来的日志表格相应的变成下面的样子：

数据的部分，也做成方便用函数公式、透视表统计的数据表格式。

这样，我们可以更轻松的统计某个运营动作的数据总量、趋势、平均值，来评价工作量、工作产出。

▋问题对策一一对应

问题的描述是一个考验文字功底和归纳能力的地方。

为了节省领导阅读报告的时间，建议把问题做归纳整理，用<10 个字，做小标题总结。

相应的，改进对策中的方法数量，和问题的数量一一对应，也可以减少读者思考和甄选有用信息的时间。

总结

用 Excel 来记录文档，就要体现出 Excel 的优势，而不是换个软件继续码字。

简单总结一下，用 Excel 码字的优势在于：

❶ 操作方便

图片排版更方便，不需要考虑 Word 中的文字环绕等问题，表格分页很轻松，一个工作表就是一页。

❷ 内容清晰

用表格的形式，把信息分成不同的列、行，做成清单，条理清晰。

❸ 快速统计

把核心数据记录成单独的列，用 Excel 的公式、透视表等功能，快速汇总统计，轻松呈现自己的工作成果。

对于大部分的普通人，Excel 的提升方向，和 PPT 是类似的。

不是要写出多么复杂的公式，也不是做出多么华丽的 PPT；而是让表格、页面变的更有条理、更加容易阅读。

相应的视觉引导，观点的归纳总结，可能是最简单的，能快速的被读者感知到。

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