盈科北京商事诉讼仲裁部 民商事诉讼案件材料管理规定

一、总则

1.为规范团队案件材料管理，提高团队工作效率，预防执业风险，更好地服务客户,结合团队的实际情况，特制定本规定。

 

2.代理阶段的案件材料管理由该案的主办律师负责，一般由该案的主办律师安排和指导该案的案件秘书进行材料整理和管理。

 

3.结案后的案件材料管理由知识主管负责。结案时，主办律师和案件秘书应当与知识主管办理案件材料交接。结案后的材料管理遵行团队知识管理的相关规定。

 

4.代理案件时应当同时进行案件纸质材料管理和电子材料管理。

 

5.团队成员不得接收和保管当事人的证据原件。因情况特殊，确需临时代为保管当事人的证据原件，应当经团队负责人批准，并由工作组采取妥善保管措施。

 

6.团队成员不得代为接收或保管当事人除案件材料之外的任何财物。不得代为接收案件款。

 

7.委托代理合同原件由律所统一存档，律师费发票原件应当及时转交给当事人，委托代理合同和律师费发票复印件由团队行政统一存档。

 

8.团队成员应做好案件材料的保密工作，未经许可不得向外披露。

 

二、纸制文档管理

9.代理案件时，承办律师应存档如下纸制案件材料，随时备查：

（1）案件登记表，法律文书；

（2）律师的其他工作文件；

（3）人民法院（含仲庭机构，下同）的程序性文件；

（4）与当事人的往来函件；

（5）证据。

 

10.案件登记表在启动案件代理工作时依据团队模板填写并打印。内容至少包括：案件编号、案件名称、承办律师、案件秘书、当事人信息及联系方式、人民法院及相关人员.的联系方式、案情介绍、争议焦点等。

 

11.法律文书包括：

（1）本方的法律文书；

（2）对方的法律文书；

（3）原审的法律文书。

两页以上的法律文书应当用订书钉单独订好。

上述三类法律文书一般应按上述顺序分开整理，并用燕尾夹夹好。

 

12.本方的法律文书包括：

（1）民事起诉状、民事答辩状、仲裁申请书、仲裁反请求申请书、仲裁答辩书；

（2）代理词、代理意见；

（3）各类申请书；

（4）证据清单、举证意见、质证意见；

（5）当事人主体资格及代理人授权文件；

（6）其他法律文书。

 

13.本方法律文书应存档最终签字盖章版本。其中，民事起诉状等法律文书应存档当事人盖章且法定代表人签章的版本；代理词或代理意见应存档主办律师签字且律师事务所盖章的版本；重大案件的证据清单或对证据真实性可能存在争议的证据清单应存档当事人盖章的版本。

 

14.原审的法律文书应当包括：

（1）双方的民事起诉状、民事答辩状、仲裁申请书、仲裁答辩书等；

（2）民事上诉状、上诉答辩状等；

（3）一审判决、二审判决等；

（4）主要代理词等。

 

15.律师的其他工作文件包括：

（1）案情说明、案件事实一览表、法律关系图等；

（2）庭审提纲；

（3）案件分析报告；

（4）检索的法律法规、案例、文章、检索报告等。

上述存档的材料都应当是最终的定稿版本。

 

16.人民法院或仲裁机构的程序性文件包括：

案件受理通知、应诉通知、开庭通知或传票、选定仲裁员函、管辖权异议裁定、保全裁定、庭审笔录等。

寄送给仲裁机构的选定仲裁员函应留存复印件。

签收法院送达裁判文书的送达回证应留存复印件，法院送达裁判文书的快递封面应留存原件和复印件。

 

17.与当事人的往来函件包括律师工作函及给当事人发送的重要函件等。律师工作函应当有连续编号，而且应当加盖律师事务所印章。

 

18.本方提交的证据应完整存档。证据前面应附上最终定稿并签章的证据清单，证据应连续编号并编写页码。

 

19.本方证据和对方证据较多时，为方便使用和查询应胶装存档。

 

20.申请保全的案件应当将保全的相关文件存档。保全存档文件应包括：保全申请书、保全担保材料、保全裁定、协助执行通知书、保全谈话笔录复印件或律师工作记录等。

21.上述第9条至第20条的材料应按上述顺序装入案件的档案袋或档案盒中。档案袋正面或档案盒正面应写明案件名称、主办律师、案件编号及案件受理时间。档案袋侧面应写明案件名称。已经单独胶装成册的材料可以不放入档案袋或档案盒，但应随档案袋或档案盒一并存放。

 

22.已经一审结案或二审结案或仲裁结案，但仍需办理后续二审、执行或撤裁等程序，应将原审程序的材料胶装成册，以方便在后续程序中使用。

 

23.备份材料包括当事人签章的多余的法律文书原件，为庭审准备或其他代理工作需要复印的主要法律文书或合同等材料。

 

24.当事人交付的没有被作为证据提交给人民法院或仲裁庭的其他材料，可连同材料清单暂时存档备用。

 

25.第23条和第24条的备份材料和备用材料一般应另行装入档案袋以示区分。

 

26.已经确认对代理工作没有价值的材料或中间文件应及时销毁。

 

27.装入档案袋、档案盒的文件或已单独装订成册的文件原则上由工作组统一存放。团队负责人为主办律师的案件应当统一存放。其他主办律师为工作的需要可以在工作场所保存和管理档案，但应对管理的材料负责。

 

三、电子文档管理

28.第9条至第20条的材料都需要电子存档。律师工作记录也应当电子存档，并适时更新。除占用空间较大的视频文件外，上述电子存档材料应该及时在团队负责人、主办律师、辅办律师、案件秘书和知识主管之间共享。

 

29.主办律师也可以将第24条的备用材料电子存档。

 

30.第9条至第20条的材料都应当以PDF文档格式保存。本方的法律文书应当同时保存Word格式的最终定稿版。

 

31.每起案件应当单独建一个电子文件夹。电子文件夹的名称中应包括八位数字的时间和案件名，如20190816某某与某某股权诉讼案。

 

32.每个电子文件夹内可下设多个二级子文件夹，如20190816某某与某某股权诉讼案法律文书、20190816某某公司一审证据等。

 

33.每一个电子文件都应标明时间、案件简称和文件名称，案件简称包括本方简称、对方简称及案件类别，如20190816某某与某某股权诉讼案申请书。

 

四、附则

34.本规定由盈科北京商事诉讼仲裁部制定，自2023年1月20日起施行。