如何撰写有效的分析报告
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研究项目四个阶段中的最后一步,即报告撰写阶段。在计划适当、实施有效的研究项目中,当拥有充足信息用于分析时,报告撰写就开始了。实际上,在信息搜集阶段整理参考文献时,报告撰写就可以开始了。在研究项目的每个阶段,做好规划是必要的,它既能确保有足够的时间来撰写报告,也可保证在必要时获得援助一一如来自打字员、美编、编辑和评审的不同形式的帮助。报告撰写需要的时间总是比预计的多。遗憾的是,在报告撰写阶段,研究人员通常在时间和经费上已几乎没什么机动余地了。因此,预先规划尤为重要。
报告撰写意味着写作,写作占据了报告撰写阶段的大部分时间。然而检查脚注、编辑参考文献、检查修改、校对等工作可能需要与写作几乎一样多的时间。如果在撰写过程中不把这些因素考虑在内,常会导致在报告提交前几天或几小时抓狂。本章讨论了报告撰写技巧,阐述了说明文的特点和格式规范,并介绍了一些能帮助写作者的基本方法。
一、格式
在自选研究项目中,研究人员在选择适合的报告格式【注意格式规范会定期改变,因此,最新的文件应被当作指南,这点很重要】上有很大的灵活度。如果报告要按学术要求提交,那么格式就必须遵循学术规范。如果作者想在专业期刊上发表自己的报告,就必须遵循该期刊所要求的格式如果不进行大的修改和压缩,学术论文是不适合在专业期刊上发表的。论文读起来常常过于学术化,即使大型出版社也不会采用论文的原始格式项目主管或导师可以推荐适合的格式,因为最终是由他们来评判产品。计划研究项目和自选项目目的不同,格式也不同。计划研究项目是为了解答具体问题,在计划下达时研究人员就被默认有能力完成该任务。任务完成后,产品的完整性和精确性被评估,一般不需要评估研究人员的能力,即使评估,也只是间接地进行。
对自选研究项目,尤其是对完成学术要求的自选研究项目来说,研究报告是评估研究人员技术能力的标准。因此,在计划研究报告中很少出现的内容,可能在自选研究项目中却非常重要,文献综述就是一个重要的例子。在计划研究项目中,报告评审者认定研究人员已查阅过所有直接和间接引用的资料,因此报告中不需要大量综述。然而,在学术研究中,指导者需要证据来显示研究人员已查阅了其领域内的基础文献,并且结论是建立在可靠的信息之上的。因此,文献综述是学术研究产品的一个重要部分。
在格式上,计划情报研究项目和自选项目的另一个显著不同,是研究结论的论述方式不同。通常情况下,在计划研究项目中,报告从问题陈述开始,接着是结论或建议,最后是论证。然而,在大多数学术报告中,先是明确问题,然后讨论与主题有关的因素,最后是结论。
在很大程度上,大多数学术型研究报告包含3 个部分:
(1)开头部分,包括书名页、批准页、前言、致谢、目录和图表目录;
(2) 报告正文,包括问题陈述、文献综述、研究结论和结尾;
(3) 参考文献及附录(如需要的话)。
威廉·吉尔斯·坎贝尔的《论文写作的格式与风格》是一本关于论文和报告撰写的标准文献。该书内容包括脚注、参考文献、形式和格式,特别有用的是列举了许多形式模版。另外一本可以参考的文献是乔治·谢尔顿·哈贝尔的《学期论文和报告写作》。12 这本书中讲述得比较全面,讨论了搜集、评估信息和撰写报告的步骤。然而,这本书中缺少像威廉·吉尔斯·坎贝尔书中那样的细节。
如果作者想公开出版自己的作品,应参考《文体指南》这本书,它是面向作家、印刷商和出版商的,关于印刷和其他规范的基础著作。如果一个机构没有自己的文体指南,或如果报告作为文件出版,就应遵循《文体指南》。需要注意的是:不同版本的指南有细微差别,同一本指南的新版本也许会包含重要的变化。无论使用何种指南来规定形式和格式,一份报告应始终只遵循一种指南。

二、恰当地使用提纲
在研究报告的撰写过程中,不用提纲是不可思议的事情。实际上,当研究项目被分派下来或被批准时,就常常要提交提纲。但是,提纲仅仅是个指导,并不应被作为模板,作者在撰写过程中可能会发现最初的提纲不再适合他的目的。因此,提纲必须根据作者的要求制定,并在必要时进行修改。当然,这些修改是有限制的,大的改动要得到项目主管或导师的批准。那些办事拖拉的人常把提纲作为一种“拖延战术”。他们总是声称准备提纲需要更多的细节,并无限地调整、再调整小标题。但是,这种战术对完成报告撰写没有任何帮助。当截止日期临近时,作者只有把提纲放到一边,继续做撰写内容的主要工作。

三、定下工作节点
在很大程度上,开始了项目又松懈下来很浪费时间,因此要努力减少这种时间浪费。一种方法是安排相对大块时间用于写作。一小时用于记笔记是很充分的,但一小时用于恢复前一天思路的连续性几乎是不够的。不管写的内容如何少,开始写作仍需花费同样多的时间。因此,一次用于写作的时间越长,效率越高。
另一种缩短开始时间的方法是,在某一部分的中间一一例如段落的中间——就结束当天工作。这样,当第二天继续写作时,作者可以有一个框架可循。在开始阶段写出第一个词是写作过程中最难的一步,熬过酝酿阶段,思路总会很流畅。因此,应在临近每段工作结束时进行酝酿工作。

四、避免干扰
干扰令人讨厌,对于努力将难以表述的概念转化成文字的作者来说,干扰还会破环思路。一些作者在工作时会变得“与世隔绝”。例如、他们也许会隐退到独立工作室,也许会不接电话,也许会锁上自己办公室的门。如果是在一个拥挤的办公室、他们也许会布置办公桌,让自已面对一堵墙。这些行为并不怪异,而是为了减少分心,提高效率。
尽可能在同一个地方工作会提高效率,这样能保证在任何时候,任何地方需要材料时、都能获得大多数必要的材料,同时也能排除新环境带来的纷扰、另一种提高效率的方法是、设置目标、例如,一些作者制定每日具体的字数目标或打字页数,无论期哪一种方法都是一种自律的方式,对于按时写出一份今人满意的研究报告是必要的。
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遵守语法标准是恰当风格的基础,但仅有正确性是不够的。“恰当”风格指书面材料“读起来舒服“,且表达清晰、明确、自然、简明。在正式写作中,最好的风格通常是自然面不着痕迹的。好的写作重在表达思想、而不是将读者的注意力集中在句法上。下面是关于提高写作效果的一些建议。

五、多使用主动语态
例如,“我们得出结论”的语气强且有力,比“被人们相信的是”的表达更直接。再如“数据支持结论”比“结论被下面的数据所支持”更好。主动语态严密、不含糊,而且比较简短。多年以来,学术写作标准要家使用第三人称。例如,本书除了在本章论述“规范”时使用第二人称外,其余都使用第三人称。然而,对于有些特定写作体裁,使用第三人称需要更多的词语来表达。例如,使用“我们相信”这个表达要比使用“被人们相信的是”这个表达更直接和简短,又如“现在比较数据”比“数据现在应该被比较”更好。尽管写作规范 (更不用说品位) 要求学术文章里作者被弱化,且不使用人称代词(我、我们、你、你们、我的、我们的),但有时为了表述清晰、直接和简明,人称代词也常被使用。学会什么时候和怎样违背第三人称规则是一门必须掌握的技巧。然而,为了统~起见,无论作者选择了哪种人称、语态或语气,都必须始终使用同一种。

六、使用简单句
没有什么句型比简单句最能恰当地表达意思。不可否认,过多使用简单句会妨碍语篇的流畅,但简单句通常明确、直接和短小。奇怪的是,简单句并不经常使用。副词会弱化句意,大多数时候没必要使用副词。形容词也会弱化句意,但有时它们是必须的。当需要表达细微差别时,应使用副词和形容词。建议只采用被认可的拼写、术语和缩写,即使这样可能会压抑个人的创造力。不正规的拼写、难懂的缩写、过于专业的术语滥用,会使人对作者印象糟糕。更糟糕的是,它们也使主题思想变得难以理解。

七、写作要适应读者水平
为了使写作适应读者水平,研究人员必须分析其读者群,考虑读者的受教育程度、背景及对主题的熟悉程度,并据此调整自己的写作。如果所写的报告是为决策提供借鉴,那么材料的组织和结构样式就应有助于繁忙的决策者制定决策。另一方面,如果报告的目的仅仅是提供新信息,行文就可以更松散些。在任何正式写作中,不论读者群如何,都应避免使用陈词滥调、口语以及大多数成语类表达。

八、脚注和参考文献
脚注有两种。第一种脚注用于扩展或阐明正文,脚注内容如放在正文中会破坏语篇连贯性或分散读者注意力,就应使用这种脚注。第二种脚注是引证参考来源,这种脚注表明了作者在正文主体部分所提出论断的权威性,当作者直接或间接引用其他权威作品时应使用这种脚注。在某些类型的官方报告中,脚注也用来阐明报告撰写小组中分歧者的不同观点。
脚注为读者提供服务,它标注了相关附加信息的出处,指明了作出观察和结论的权威人士,同时还表明了正文主体部分的论断不只是作者个人的观点。就最后一点而言,脚注增加了作者的可信度。注释可放在页脚章节末尾或正文最后(但应在参考文献之前)。不同机构对脚注的位置要求不同。为了方便读者,最好把脚注放在页脚。不停地翻到正文最后查看注释是令读者厌烦的,除了那些细致而坚持不懈的学者们,很少有人会查看章节后面的注释或正文最后的注释。
【习惯:最好放在一个看得见,又方便合适的地方呢~】
不同出版社和机构的脚注形式稍有不同,但是所有脚注都包含一些相同的信息,如作者、书名、出版信息 (出版地、出版社名称和出版目期)、书卷编号和页码。期刊不用列出版地,不过其他信息同上。关于不同形式脚注的详细信息,可参考凯特·杜拉宾和威廉,吉尔斯·坎贝尔手册。上述手册在数十年间一直是学者的基本指南。
参考文献通常要列出报告撰写过程中参考过的所有文献资料。在大多教情况下,撰写报告期间所参考过的文献比列在参考文献中的要多,因光,参考文献只需有代表性地列出与报告最相关的文献。但是,任何被引用在脚注中注释的文献都应列在参考文献中。参考文献也可列出作者推荐的相关书籍。然而,情报报告却很少包含这种参考文献。
与脚注一样,根据不同出版社或主管机构的要求,参考文献条目可采用多种不同格式。在列参考文献之前,应参考合适的格式样本手册。
与脚注不同的是,参考文献条目必须按某种方式来组织或分类。一种常用的方式是,按照书、期刊和专题报告来分类。在每一类中,具体条目可以按作者姓名的字母顺序排列,也可按出版时间排列,或按题名排列。总之,脚注和参考文献都是为读者服务的,它们说明了信息的出处和怎样找到这些文献。脚注和参考文献用什么格式并不是最重要的,最关键的是条目要正确、完整,格式要前后一致。鉴于此,在一个报告中只能用一种文体指南作为标准。

九、检查和修改
在报告被提交前,需要经过多次阅读和修改。通常,作者一边写作一边检查和修改。作者可以将草稿的一部分搁置几天 (如果时间允许的话,可搁置几星期),再次检查草稿。那些具有审美意识的作者可能会沮丧地发现,之前细心挑选的词现在显得难以理解。检查过程中,作者还会发现思路不通,句法混杂,假定没有提出,而且仍有明显的低级错误。唯一的解决办法就是认真修改、大力增删,并再次检查。
【百密一疏。。。】
对作者来说,较难的一件事是将自己的报告交给同事们评审。将自己的弱点暴露在同事面前需要勇气。尽管这样可能会令人不愉快,但这一步必不可少。其他人的不同观点有助于发现报告中隐藏的偏见、无论据支持的论断以及错误的逻辑,而很少有作者能自己发现上述问题。一次检查和修改的量取决于作品的长短。如果是一本书,那么把章节分开来检查和修改比较合乎逻辑。如果是篇幅较短的报告,那就应一次检查和修改整个报告。理想的做法是完成一章检查一章,这样可以避免在时间和经费紧缺的时候,推翻原稿而重写全部报告。
如果作者能雇佣或使用编辑就太幸运了。好的编辑能发现作者未发现的错误和不足。如果作者能遵从编辑们的建议,那么好的编辑就能大幅提高文章的质量。若没有编辑,同事也可以,但研究人员的同事中很少有人具备像训练有素的编辑那样的技能。报告检查完后常常要修改,修改不仅耗费时间,也很烦人,但对于排除难以避免的错误来说,却是必不可少的。例如,拼写错误常是意想不到的,成稿中难词很少出现拼写错误,因为作者通常会检查难词,而熟悉词却经常拼错,因为作者往往认为这些词是正确的而不费心去检查。报告草稿在提交前最后检查时可能还存在一些“技术”错误,如排版错误。对内容熟悉的检查者这时会看得很快,因此经常发现不了那些“技术”错误。所以,重要的一点是应让对内容不熟悉的人检查。
在经历了整个出版周期后,几乎任何报告、论文和书籍都难免有些错误。但每位作者仍应以无错误的作品为目标。在最后的印刷品中,作者和检查者都没发现的细小错误会被放大呈现,只要作品仍被阅读,这些错误对作者而言就是一种难堪。

十、小结
在典型的研究项目中,尽管报告撰写阶段是研究活动的最后一个阶段,但也不必到最后一个阶段才开始撰写。实际上,一旦资料足够,就可以开始准备报告。
在前期的每个阶段都是如此,为了确保有充足的时间来完成一份高质量的产品,前期规划很重要。
报告的形式和内容应适应读者的需求。如果报告是一个计划研究项目的产品,就必须遵循主管单位或机构的格式。如果报告是自选研究项目的产品,就必须遵守标准参考手册中规定的格式。
与格式和内容不同,报告中材料的组织方式很大程度上是个人喜好问题。作者应决定哪种方法和步骤适合自己,并持续一贯地坚持这种做法。
作品的风格多种多样,但对说明文而言,最好的风格应该是最平实的。对报告而言,好的风格特征应是陈述清晰、简洁而明确。在学术和科技写作中,建议遵循公认的语法标准、少用修饰语、多使用主动语态,并使用标准术语。
在正式研究报告中,通常有脚注和参考文献。脚注的作用是注明文中论断的来源或作者,或者给读者提供补充信息。脚注和参考文献可为读者提供辅助,所以应包含足够多的信息,以便读者在独立研究时能找到所需的作品。无论脚注使用哪种形式或格式,使用时都应该前后一致。
在报告撰写的整个过程中都伴随着检查和修改。然而,在提交最后一稿用于出版前,应将该稿交给编辑或作者的同事进行审阅。章节检查完时,就应进行修改,这样可以避免作者在时间很紧迫的情况下重新撰写整个报告。
书面报告常常是唯一能体现作者数月甚至数年潜心研究的事物。报告的质量代表了研究的质量,因此应竭尽全力去撰写一份高质量的报告。