响应型供应链模式的建立之验收流程中收的要点——信息传递机制建设（10）
响应型供应链模式的建立之验收流程中收的要点——信息传递机制建设（10）
在前面的几篇文章中，晓闲全面阐述了决策机制建设的相关内容。
在决策机制建设中，预警机制属于一种非常重要的机制建设，具有非常重要的作用。
在预警机制中，晓闲一共介绍了3种重要的预警机制，但实际上，有一种更重要的预警机制——资金预警，晓闲并未介绍。
资金预警是一种预测订单资金以及在库物料、在产物料以及发出物料所占用资金的情况是否存在异常或不合理的问题的预警机制，这个预警机制属于一个级别非常高的预警模式，不过，晓闲并不会展开论述资金预警的相关介绍。
不再展开介绍这个模式主要基于以下两个原因。
其一、这个模式的介绍难度和实施难度极大
我们很难用简单的语言展示清楚这个模式，企业单独实施这一模式的难度也很大，通常而言，这个预警模式可能只有极少数人能够对此负责。
其二、这个模式的核心功能可以在其他模式中进行一定程度的展示和替代
由于这一模式主要用于资金的异常的警示作用，而对于众多物料而言，资金的异常很多时候可以通过库存量以及库存量分布等特征进行甄别，因此，某种程度上，我们可以用库存数量的异常作为库存资金异常的一种侧面体现标志。
在出入库流程相关方面，晓闲曾经提及了4大核心机制建设，因此，到上篇文章为止，晓闲关于决策机制建设的部分已经宣告结束。在目前的内容中，晓闲将会开始信息传递机制与评估机制建设这2块内容。
信息传递机制
信息传递机制是指：组织内部的物料的何种信息以何种形式从一个部门传递给另外一个部门的模式。
在介绍之前，我们有必要先聊一聊为什么会存在信息传递机制这样一个概念。
企业是一个组织，涉及到了多个部门，在物料传递这个维度上，其中涉及到了众多部门，比如采购部、仓储部、生产部、物流部等几个部门。
不过，如果其中再放入财务问题以及企业的分公司和子公司等，则上述还涉及到了财务部门、采购中心等诸多部门，总之，这会让整个企业的物料传递变得非常复杂。
如果部门内的信息不能合理、正确地传递给其他部门，那么，整个企业内部就会形成诸多部门的黑匣子，最终导致公司业务运作的异常。
举例来说：以采购部的订单信息为例，来说明正确的订单信息传递的价值。
某公司采购部采购了某种箱装货物，由于货物的相关信息未能传递给仓储部门，这里不论传输形式，仓储部门不知道货物的名称、等级和数量，其结果就是仓储部门不知道该将该批货物存储于何处。
机制的意义
这里还有一个问题值得我们关注——信息传递机制是为了解决企业内部的何种问题呢？或者说，信息传递机制的存在是为了达成何种目的呢？
本质上来说，信息传递机制是为了正确地传递物料的信息的，这是这个机制最核心的功能。
全面地说，信息传递机制需要实现的目标主要是：顺利、高效、正确和完整地传递物料信息这4个维度上的意义。
其中，顺利关注的是物料的信息传递是否可以正常发生，是否会存在信息传递受阻的问题。
而高效关注的是物料的信息传递是否高效，关注的是信息传递的效率问题。
正确则关注的是物料的信息传递是否发生了扭曲，将传递的信息进行了错误的转变，这关注的是信息传递的可靠性，一旦信息传递出去后发生某种变化，则这意味着信息传递过程本质上并不可靠。
而最后的完整则关注的是发出信息是否全面，是否满足信息传递的需求，这关注的是组织内部对物料的必要信息的管理是否合理。
比如对于仓储部门而言，物料的名称、数量和包装规格为必要信息，而采购部门只传递名称和数量信息，这就是信息传递不完整的表现。
机制建设方法
既然信息传递机制如此重要，那么，企业该如何做才能完成信息传递机制的建设呢？
在晓闲看来，以下四个方面是建设信息传递机制的核心措施。
1.信息标准化
2.信息一体化
3.信息自动化
4.信息精简化
1.信息标准化
信息标准化是组织内部信息传递的基石之所在，什么样的信息需要及时传递给其他相关部门。
比如：企业内部某些物料采用的命名规则很简单，而某些物料采取了较为复杂的命名规则，这会导致企业内部在实际使用时出现一些问题，这是需要标准的。
何谓信息标准化？
信息标准化是指：组织内部确定物料的标准化信息内容，不论何种物料，传递给相关部门的信息都是固定的类型。
怎么才能实现信息标准化呢？
晓闲认为有2条核心措施才能保障信息的标准化建设。
A.命名规则标准化
命名规则标准化是指：对物料的编码规则以及物料的命名规则统一，对企业内部的全部物料采用相同的命名和变化标准。
当然，对于某些特殊物料，如果必须采用完全不同的编码规则和命名规则的，应当尽可能参考现有的编码规则和命名规则，或者尽可能融合两种不同的编码规则为一套相同的编码规则和命名规则。
当企业内部存在多种命名规则和编码规则时，即使命名规则与编码规则可以采用某些系统自动完成，它也容易导致组织内部的物料系统过于复杂，对于实际的信息传递会产生负面影响。
采用非标准化命名规则管理这些物料时，容易出现人员混淆物料或者不易识别物料的问题。
B.物料信息模式化
物料信息模式化是指：采用统一的物料信息模式，对于不同的物料，组织内部关注同样的物料信息，避免出现对于有些物料，我们关注某些信息；而对于另外一些物料，我们却关注另外的信息。
物料信息类型的变化会让组织内部的员工产生困惑，是不利于信息传递工作的。
比如：企业内部采用非模式化的物料信息，对于A类物料，企业关注物料的名称、包装规格、产品等级和数量；而对于另外一些物料B类物料，组织内部只关注物料的名称和数量，那么，员工的工作质量就容易下滑，员工会产生困惑——究竟何种物料需要关注什么类型的物料信息呢？员工此时会先搞清楚物料的核心信息，然后再去确认物料信息。
实际上，对于企业而言，完成物料信息模式化的最有效工具就是ERP系统，一旦设定某些信息的输入为必填项时，员工就清楚该如何操作，如此，可以帮助企业提高物料信息传递的效率。
2.信息一体化
信息一体化是指：企业内部建立物料信息的一个完整台账，以便让物料的信息完成集中化呈现。
一般而言，在信息一体化中，企业要实现物料的订单信息、入库信息、领用记录和消耗记录的集中化呈现。
物料信息的孤立呈现的弊端在于重要信息独立存在于部门的部门和台账之中，企业内部很难在第一时间调取到全面的物料信息。
如果企业内部未实现物料信息一体化，对于需要汇报物料信息的员工而言，每一次老板要求汇报物料信息时，这都需要员工重新梳理一番物料信息，这往往不是一会的工作，往往需要员工花费数天的时间才能完成这个任务。
对于这一点，晓闲深有体会，由于公司内部缺少某些管理工作，每一次领导让我给出某些档案时，我本人都需要花上大半天时间整理档案，然而如果每次都整理一个单独的档案，这反而更浪费时间。
怎么才能实现企业内部的信息一体化呢？
在晓闲看来，物料信息的一体化有两种解决方案。
A.建立相关组织架构或专门岗位
建立相关的组织架构或者设立专门岗位是实现信息一体化的第一种方案。
这种方案的根本措施是将完成信息一体化的工作职能赋予企业内的某个专门岗位，比如在组织内部成立一个物料信息专员，由该岗位完成物料的订单信息录入、入库信息录入、出库信息录入，甚至还由他来完成物料的消耗信息的录入等等工作。
当然，如果组织内部没有设立这样一个岗位时，企业还有一种方法应对这种需求，那就是由某个岗位兼任该职务，最常见的是由采购人员、仓储人员或者计划人员中的某个岗位或者多个岗位协同完成物料的订单信息、入库信息和出库信息等信息的录入。
这种方法的好处在于灵活性较高，可以满足企业内部很多个性化的物料信息一体化的需求，弊端在于：它会导致企业内部的人力成本高昂，由员工完成物料的全部信息录入的工作，其工作量非常大，由于企业内部有很多物料，如果只有个别员工完成该工作，那么，这几名员工可能大概率没有任何精力从事其他任何工作。
B.引入ERP系统完成物料的管理工作
ERP系统是目前企业管理物料的最有效工具。
ERP系统的种类很多，比如国产软件用友和金蝶的OA系统，全球知名ERP系统SAP等等软件，都可以实现物料的管理职能。
企业通过ERP系统可以完成物料的订单信息维护、入库信息、出库信息和消耗信息等诸多方面的信息更新。
一旦企业引入ERP系统后，物料的不同信息可以分散在不同部门完成，比如订单信息维护可以由采购部完成，物料的入库信息和出库信息分别由仓储部门的不同岗位完成，物料的消耗信息可以由生产部门等需求部门完成，而产成品的入库和出库等信息则又可由仓储部门完成更新。
因此，引入ERP系统管理物料信息的好处在于每个部门的信息维护的工作量大幅减少，它只需要消耗每个部门较少的时间，最终帮助企业完成了物料的全部信息的集中化管理。
当然，这个方式的弊端在于投入成本较高，即使一个企业只购买最简单的收发存等物料管理功能，软件授权费用和使用费用合计也有几十万，如果企业规模很大，相关费用可能会上升到每年数百万甚至上千万。
关于引入ERP系统，晓闲需要多说一点。
企业容易忽视ERP系统的价值，可能会为了省钱而选择用人工替代ERP系统的功能，其结果是导致企业的人力成本上升，且采用人工管理物料信息时出现非常多的异常和错误，进而产生高昂的隐性人力成本。
因此，对于ERP系统而言，企业需要权衡信息技术服务费投入成本与人力成本之间的价值和成本投入的比较。
3.信息自动化
信息自动化是企业进行管理优化的一种措施，它是指企业对物料信息进行一种自动化管理的方法，其中既包括物料的信息自动传递，同时也包括对错误的物料信息的纠正甚至自动纠正。信息自动化包括两个维度的工作要求，分别是：信息的纠正，以及信息的传递。
A.信息纠正
信息纠正是指：企业内部有一些方式和工具可以发现物料信息的错误并进行更正。
通常而言，企业内部采取信息纠正的最简单方法是采用双人维护信息的模式，即其中一人维护信息，另外一人检查维护的信息。
不过呢？这种方法的人力成本较高，毕竟需要每个信息都进行复核，往往需要投入较多的人力成本，一般比较有效的替代方法是：通过结果识别错误，比如维护的信息与物料的实物信息进行比较，一旦维护的信息出错，最终企业内部会发现上述错误。
后续可能的替代方法是通过系统的错误识别功能进行判断，不过呢，这种方法目前的有效性还是存疑的。
B.信息传递
信息的自动传递是实现自动化的重要方法。它的实现往往需要依赖一些系统或者工具。
晓闲认为：ERP系统是实现信息自动化传递的最佳工具。
如果企业没有ERP系统，那么信息的共享则是实现信息自动化的最低层面的能力要求。
如果企业内部未采用ERP系统来管理物料信息，那么，至少应当采用物料信息的共享渠道，比如用钉钉管理库存信息，用网盘管理物料信息等等方式。
4.信息精简化
信息精简化是指：企业所要管理的物料信息应当尽可能简单，要剔除掉对一些不重要的物料信息的关注。
信息精简化是针对物料信息标准化的一个补充要求。
对于不同企业、不同行业和物料类型，我们很难采用同一个标准去管理物料，因此，什么样的物料信息值得企业关注，什么样的物料信息不值得企业关注，往往需要企业自行判断。
在晓闲看来，对这一条的分析，需要我们把握其中的原则即可，即：凡是不影响物料的实际管理的信息都不值得企业关注。
关于这个原则，晓闲这里举几个例子进行说明。
A.生产地
生产地这个参数重要吗？
坦白说：晓闲认为如果不存在明显的法规限制，生产地不应当是物料管理中的一个关注点。
为什么这么说？
对于采购物料的合格供应商导入而言，一个生产地的产品能够通过企业的评估，那么，某个生产商的所有通过评估的生产地的质量都已经达标了。
既然都满足公司质量要求的，此时关注生产地有何意义呢？
当然，很多时候我们还是会关注生产地的，毕竟它可能涉及到了物料的质量是否满足要求，以及不同生产地的物料之间存在重大质量差异。
因此，对于生产地这个参数而言，它可能需要我们更新该信息，但在实际的物料管理中，我们并不会去查该信息。
B.包装规格
包装规格可能并不值得我们关注。
包装规格产生的影响在于不同包装规格的单价存在差异，会对采购信息产生影响。
然而，在实际的物料管理中，订单价格是不值得关注的，企业要关注的是物料的库存量信息以及需求信息。
1箱500单位的原料A与1箱20包（每包30个单位）的原料A，在库存管理上不应该区别对待，上述两种包装规格的差异仅仅是订单数量存在差异。
因此，在实际的货物管理中，包装规则不是一个特别值得关注的概念。
当然，会存在一些特殊情况让我们认为包装规格很重要。
比如20L桶装甲醇与5L桶装甲醇，对于需求部门而言，上述两种物料每次的领料数量很难相同，前者的最低领料量是20L，而后者的最低领料量是5L。
这种说法没有问题，但是，在库存管理上，用桶是无法计量的，1桶20L甲醇与4桶5L甲醇的实际物料量之间毫无差异，企业不能用包装规格进行物料管理，而应该用实际货物数量管理库存。
C.生产商或供应商
生产商或供应商是重要参数信息吗？
这个问题没有固定答案。
首先，某些行业的法规约束，导致企业需要将供应商作为重要关注信息；其次，某些物料比较特殊，不同厂商的物料无法相互替代，这两个原因都导致物料之间缺少相互替代性，此时，供应商很重要。
然而，某些情况却会导致供应商从来不是一个重要维度。
这里举一些最简单的例子。
如果你是大米或者小麦加工企业，你会不会区分从湖北省哪个村庄购买的大米或者小麦呢？
实际上，你根本无法区分你的稻谷以及小麦的产地，然而严格而言，湖北省荆门市、湖北省荆州市与湖北省麻城市产的同一种大米本来就不一样，毕竟生产地的环境都存在差异，甚至同一个农户家的同一块水田产的稻谷都存在着差异。
作为一个食品生产企业，你会在你的大米包装上按照原料生产地分成几十种，甚至上千种产品吗？
分成上千种产品的原因在于中国有很多县或镇都种植同一品种的水稻。
答案很显而易见，你的公司绝不会这么干，也基本上不会有企业这么干。
那么，晓闲的问题是生产商真的重要吗？
这个问题的答案在于标准与法规的约束、技术的差异以及管理理念的差异。
这个问题得你自己思考了。
以上内容为晓闲关于信息传递机制的一些思考。
在下周的文章中晓闲将会谈论验收流程的其他方面，有兴趣的朋友请继续关注。
