厂长的材料成本控制实战经验
精益生产管理
今天，重点分享一下材料成本控制的一些实战经验。
在制造业，材料成本控制是一件非常复杂的事情。要做好材料成本控制，涉及到多个部门的工作。公司买什么料，买多少料，首先取决于客户的订单是什么样子的，这就要求销售部搞明白客户那边的需求和最新动态是什么；公司买高品质材料还是低品质材料、买国产配件还是进口配件是研发部门在研发产品时决定的；找哪家供应商买、花多少钱买是采购部决定的；而买回的材料品质高低、交货期是否准时又会影响到生产部门的工作、产品成本的高低……在材料成本控制的问题上，公司各个部门的工作会交错掺杂在一起，不是一件很容易管理的事情。材料成本控制的思路总的来说有2个方面：如何降低材料采购单价和如何降低材料消耗数量。这2个方面的成本控制各拥有一个很庞大很复杂的方法系统，本文解决的是如何降低材料消耗数量的问题。
一. 控制材料成本的最基本工具是“物料清单”，Bill of Material，英文缩写为"BOM"。一般是由研发部门编制的，它包括了每种产品在生产时必须要使用哪些材料，每种材料的使用数量。这个材料消耗数量里面已经考虑了边角料的消耗、生产报废率和不良品率。 物料清单的组成内容有： ① 产品类别 ② 产品编号 ③ 产品名称 ④ 材料编号 ⑤ 材料名称 ⑥ 材料规格 ⑦ 度量单位 ⑧ 标准用量 ⑨ 材料单价（由财务人员填写） ⑩ 材料成本（由财务人员填写） ⑾制定人 ⑿复核人 ⒀审定人 当物料清单编制出来了以后，会发放到： （1）生产管理部门：根据物料清单负责统筹安排生产计划； （2）采购部门：根据物料清单负责采购什么规格的材料，采购多少； （3）生产部门：根据物料清单决定领用什么规格的材料，领用多少； （4）仓库：根据物料清单决定发出什么规格的材料，发出多少 （5）质量管理部：根据物料清单判断什么产品用的是什么规格的材料，消耗数量对不对； （6）财务部门：根据物料清单来核算材料成本和产品成本。 物料清单一旦制定出来就不能随便改了，如果出现设计图纸改变、生产困难、客户要求变更、出现新的替代材料等情况，可以修改，但是一定要书面修改，并及时的书面传达到上面的6个部门。这种变更的书面通知有2种情况： （1）直接下发新的物料清单，注意要标明生效日期； （2）使用《材料规格变更通知单》，注明： ① 变更原因是什么； ② 变更内容及详细的说明； ③ 原有原料的处理方法、用原有原料制成的半成品和产成品的处理方法。 特别要注意的是，物料清单发生修改时，一是一定要用书面形式表达修改，不能口头传达，否则容易分不清责任，随意性太大；二是研发部有义务及时的将修改后的物料清单分别发送到6个部门。有些公司研发人员是大爷，物料清单发生修改时只是通知到了现场生产人员，财务部根本不知道生产工艺、生产用料已经改变了，还得定期追着研发人员的屁股后面要修改后的物料清单，这时财务算出来的成本的准确性可想而知是多么差了。
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二.购料管理：材料的采购区分为专用材料和常用材料，采用不同的管理方法： 【1】专用材料：只有某种产品才用的上的材料叫专用材料。做项目的系统集成公司常用以下的控制方法： ① 有订单才去买材料，需用多少才买多少。 ② 销售人员与客户紧密联系，搞清楚客户以后的订单会有多大，以便我公司备料。 ③ 经常跟客户保持沟通，客户订单减少时要提前通知我公司不要再补充备料了 ④ 以上3点措施的目的是为了避免专用材料生产用不上，变成呆滞材料的情况。 【2】常用材料：很多种产品都会用得上的材料叫常用材料。控制方法：设定安全存量、经济订货批量和请购点。具体做法见《制造业采购成本控制实战经验集萃》，这里不说了。
三.如何控制材料消耗： 【1】建立定额领料制度：在物料清单上会写明做某个产品需要哪几种材料，每种材料的标准用量是多少。生产部门根据物料清单填制定额领料单去仓库分批领料，仓库在发料的同时做相应的记录工作，扣减领料单位、领料人剩余可领用数量，领料定额用完了就不能再领了，从源头严格控制材料消耗。 最好是生产部门分批领料，而不是一次领完，因为一次领完的话，材料容易丢失，而且有些材料离开了存储环境以后，容易发生变质、生锈等损耗情况，还是分批领用妥善一些。 【2】如果领用的材料已经全部消耗完了，但是产品尚未生产完毕，则生产部门填制超额领料单，找相关责任人签字后，再去仓库领料，以便分清责任： （1）物料清单的标准用量计算有误，找研发部门工程师签字，并修改物料清单； （2）工人操作失误，找车间主任签字，由车间承担超额消耗材料的成本，车间主任自然会去培训员工，改正他们的错误操作； （3）机床故障造成材料损坏，找机床维护保养人员签字，要求他负责； （4）原料本身的质量太差，技术指标不过关，找采购部门负责人签字，责任算在采购部头上； 每月底将本月的所有超额领料单汇总，统计超额材料消耗的数量、金额和原因，报给主管生产的副总，让他去召集相关责任人开会，想法解决这些问题，改进自己的工作，下次不要再出现超额领料的问题了。
四. 材料消耗定额的制定： 【1】材料的消耗定额分为2种： （1）工艺性消耗：在下料或加工制造的过程中，由于工艺技术的原因必然产生的材料消耗就是工艺性消耗。包括了下脚料、边角料的消耗。； （2）非工艺性消耗：在下料或加工制造的过程中，不是必须发生的材料消耗就是非工艺性消耗，如废品、材料检验、运输不善、保管不善等方面的损耗。 【2】原材料消耗定额的制定： （1）公式：原材料消耗定额=单位零件净重+各种工艺性损耗 （2）定额数据确定的3种方法： ① 技术测算：研发人员、技术人员根据加工零件的形状、尺寸、材料类别，计算出它的净重，然后根据工艺指导书、工艺文件的规定，确定工艺定额。适用于产量大、使用规则材料的产品； ② 统计分析：研发人员、技术人员根据同类产品半年或一年生产了多少数量、实际消耗了多少材料，加权平均一除即可，适用于新产品的材料消耗测算； ③ 经验估计：研发人员、技术人员、操作人员根据平时积累的经验，估计出一个消耗定额； 【3】辅料消耗定额的制定： ① 与主要原材料结合使用的辅料，可按主要原材料消耗定额的比例确定； ② 与产品直接相关的辅料，可按产品单位数量、面积、重量、长度来确定。比如包装用木箱、纸箱、塑料袋可按产品数量决定，一双鞋配一个纸鞋盒，一件衣服10个纽扣。电镀、油漆、热处理等化工工艺可按产品的面积或重量计算。 ③ 与设备开动时间或工作日有关的辅料，可按设备开动时间或工作日来确定。比如润滑油、轴承、接触器、刹车装置、吊车用钢丝绳等，每多长时间更换一次； ④ 与使用期限有关的辅料，可按规定的使用期限来确定。比如劳保用品、清洁用品、三角带等，2个月换一副劳保手套； ⑤ 对于难以核算的辅料，可以按照产值的比例计算消耗定额，比如一些小零配件，每万元产值允许消耗多少元辅料。 推荐：财务人员必看的一部好书《战略预算-管理界的工业革命》。《战略预算-管理界的工业革命》是国内第一部走直线、全过程案例、系统化管理的著作！也是国内第一部敢于对财务人员承诺全过程系统化实战效果的好书，财务人员必看！ 【4】燃料动力消耗定额的制定：直接与产品产量挂钩。每生产100件产品，允许消耗XX度电、XX吨水、XX立方米天然气、XX立方米压缩空气等等。 【5】工具消耗定额的制定：根据产品的加工时间、加工数量、工具的使用期限来确定。比如量具3年报废，钻头3000小时后报废，刀具1000小时后报废。
五.关于代用材料、边角料的问题：在生产上，有时会出现以下情况： （1）研发人员、生产人员通过研究，发现有些边角料可以用在某些零件、产品的生产加工上； （2）研发人员、生产人员通过研究，发现有些材料缺料时，可以用别的材料代替使用。 这时，无论是代用材料需要去仓库领用，还是生产部门自己利用生产剩余的边角料，都要填写代用材料申请单，并将此书面材料送交以下部门签字： （1）研发部门：研发部门签字以保证代用材料不会损害产品质量； （2）质量管理部：质量管理部签字以表明他们知道了这个新情况，在检验时特别注意利用代用材料、边角料生产出来的产品质量是否符合要求； （3）仓库：仓库不需签字，但是仓库要看到研发部门的签字才能发出代用材料； （4）财务部门：财务部是否需要签字，要区分2种情况： ① 使用的是代用材料：此时需要财务部的签字同意，因为不同的材料其生产用途是不一样的，而一个产品的售价决定了它能够忍受的成本是多少。有些代用材料从技术上来讲是可以替代目前使用的材料的，但是代用材料如果更加昂贵，从经济角度考虑用不起、不合算，则财务部必须加以限制，不允许使用，不签字批准。生产急需的找主管生产的副总签字特批。 ② 使用的是边角余料：此时不需要财务部的签字同意，因为边角余料成本已经在原先领料的时候计入成本里了，不需要重复计算了。 但是无论是使用代用材料还是边角余料，原有产品的成本必然改变了，必须及时通知财务部，按照新的生产情况核算成本，否则成本就失真了。
六.呆滞材料和呆滞存货的预防管理： 呆滞材料有2种，一是指材料质量是好的，但是生产用不上的闲置材料，不知道什么时候会再次用上；二是指生产上用得上，但是因为买的太多了，暂时用不上的囤积材料。呆滞存货是指卖不掉的存货。呆滞材料和呆滞存货的产生原因很复杂，因为公司很多部门的工作活动都会影响到材料管理，要想消灭呆料和呆货，各个部门都要做好自己手头的工作，以下分部门来说： 【1】销售部： （1） 做好市场预测和销售计划； （2） 搞清楚客户要求的产品规格、技术标准、检验标准、数量、外观包装等各方面的要求，目的是减少退货、争议的几率； （3） 销售部要紧密联系客户，一旦客户要求变更产品规格，则要以书面通知我公司；一旦客户未来订单缩小，则销售部赶紧通知生产部减少备货、通知采购部减少备料。 【2】研发部： （1）材料设计尽量标准化，不要用的都是特殊规格的材料。因为特殊规格的材料第一是贵，采购量小，难以把采购单价降下来；第二是交货期通常都比较长； （2）产品设计时就正确无误，材料利用率尽量高一些； （3） 简化产品设计，尽量用便宜材料、尽量使用本地材料、尽量在国内采购； （4）研究代替材料的可行性和本材料的其他用途； （5）制定好标准产品的校正标准，在生产不良品率、报废率上面不要出现模棱两可的争议。 【3】采购部：材料的料源选择、样品核准、进料验收、仓储管理、退货追踪的方法详见《制造业采购成本控制实战经验集萃》。 【4】生产部： （1）做好生产计划，保持产销协调。这里面有2个问题：一是避免销售人员太乐观，结果生产出来了卖不出去；二是避免为了要提高生产效率、摊薄固定成本就超量生产，结果 市场变化了，产品过时了卖不出去； （2）不要一次领太多的料，容易造成丢失、变质和超量生产。
七.呆滞材料和呆滞存货出现后的管理：有呆滞材料和呆滞存货的公司，应该成立呆料呆货处理小组，首先给每一种材料和产品设定期限，入库后XX个月没有消耗掉就变成了呆料和呆货了，然后计算存货的库龄，去找出呆料和呆货，填在库存盘点表上，然后分别加以处理： （1）呆滞材料的处理： ① 呆滞材料修改后、加工后，想办法用到别的产品上去； ② 低价卖回给供应商； ③ 供应商不要的话，低价卖给同行其他公司； ④ 实在没办法只好报废，卖给废品回收公司； （2）呆滞存货的处理： ①促销活动时打折处理、低价处理、跳楼价、挥泪狂甩； ②促销活动时搭配出售，买了某件商品后加5元可以再买一件呆货； ③ 促销活动时搞赠品销售，买一送一； ④ 如果呆货是民用消费品，还可以发给员工当福利，比如钟表厂给员工送钟； ⑤ 实在没办法只好报废，卖给废品回收公司。
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