【參考資料】創意畢業典禮教戰篇

 說明：

　　本文為我所整理的《離校手續－附中創意畢典全記錄》（台北：時英，2005年）之「教戰篇」。2003年左右，我在台灣師大附中BBS上倡議編一本書來傳承、分享胡天爵老師1994年起帶動的「創意畢業典禮」辦理經驗，胡老師認為這是好的，於是真就召集起我們一批校友，把書編了出來，並由我負責文字編輯和後半本的這篇「教戰篇」。現作為新春宴或其他自組織團體活動的舉辦參考，與大家分享。

        教戰篇                                  胡天爵口述　胡又天整理

 

　　　　前言

 

　　附中的畢業典禮，是一個綜合藝術。

 

　　它不僅綜合了文學、繪畫、雕塑、音樂、戲劇乃至電影，還包含了對人力物力的分配、運用和管理。

 

　　而正如同一般常說的，畢業不是結束，而是另一個開始，做畢業典禮，也可說是讓同學們於這一段生活的末尾，在協力創作之中，發揮、統合各人畢生所學，以得到一個嶄新的經驗，從而帶往下一個開端，也留下一段寶貴的回憶。

 

　　看過了前面七屆附中畢典的故事，你是否也想如法炮製一番呢？

 

　　附中畢典雖是許多優良條件因緣際會的成果，但我們所做的亦非完美，也不是無法超越。細究我們從無到有，到成為「奇蹟」的歷程，你會發現，其核心的精神，也不外乎「物盡其用、人盡其才」，也就是說，量度身邊環境所有的一切資源，包括人力、物力、時間以及科技產品，然後盡可能地予以整合、利用。如此，附中作出了一屆屆的突破，並且逐漸發掘出了其中的意義。其他的學校、團體，只要抓住要訣，相信假以時日，也能自成格局地發展出一套規模。

 

　　現在，就讓我們公開附中累積了七年的經驗，帶各位從頭來看一遍附中畢典的製作歷程。我們會說明我們種種做法的由來，也會就各種需要，對資源不那麼充裕的一般學校作出相應的建議，協助各位有心人從事貴校畢典的製作。附中畢典，年年有超越，年年有新的想法，也都還有可以突破之處，甚至有些在「王朝」之後才想到的，例如這本書的寫作，以及對最新科技產品的應用……我們一概公開，希望各位也可以造就一個美好的盛會－－

 

　　做畢典，你也能。

 

　　　　第一章　概論

 

　　整個畢業典禮，要約而言，可以說只有兩個重點：

 

 

　　　一、把人聚集、組織起來；

　　　二、給同學發揮的空間。

 

　　只要能做到這兩項，團體的智力能夠充分發揮，一切枝節的技術問題，其實都不難解決，上述這些，也便能自然生發、水到渠成。反之，如果團體不能合作無間，或者有太多外力干涉的話，那就算我們說得再詳盡，也是枉然。所以，在進入技術細節以前，我們有必要在本章中開宗明義地討論「人」與教育的問題，特別是領導人。這包含畢典製作的領導人，也可推廣到一切團體、一切工程的各級領導，乃至教導後輩的老師家長。

 

　　要做一個成功的領導者，必須擁有權威與公信力，才能充分整合淵源各異的一群人，避免分裂。我們認為，要建立權威、公信力，應擁有以下的條件：

 

　　　一、以身作則

　　　二、具管理概念

　　　三、不宥於己見

　　　四、熱心、使命感

　　　五、激發團體智慧的能力

     六、隨時掌握正確狀況，瞭解同學／下屬／小孩的能力

　　

　　如果領導者缺乏這些，團體中又沒有其他可以擔綱的人才，那麼場面是很難撐下去的。您或許會疑問：這種人上哪兒找？我們認為，現在這種人或許不好找，但這些是可以培養出來的，教育的目的也正在此。現階段各位或許只能「各憑造化」，但我們希望，經由教育和大家的努力，這種人的存在，將來能夠變得普及。

 

　　接下來就讓我們專談畢典的領導吧。要做畢典，首先要有一個（或數個）召集人，這個職務，依各校校情不同，可以由一兩位老師擔任，可以由負責處室如訓育組的行政人員出任，也可以由同學自行組織，但至少還是要找一位指導老師。而我們建議，貴校如果想讓畢典有良好的運作與傳承，這個職務最好由老師來做，而這位指導老師，必須負起以下的責任：

 

　　　一、當學生和學校行政單位的橋樑，判斷學生意見的可行性

 

　　畢典是大家的事，校方要充分授權學生，學生也要充分瞭解學校的立場，典禮才有圓滿成功的可能。然而，在一般的情況下，學生與校方多半對彼此不夠瞭解，而可能產生衝突；產生了衝突，又可能只將錯誤怪到對方頭上，使爭執流於意氣。指導老師的第一要務，就是溝通雙方，促進互相的信任與理解，盡量避免可能發生的不愉快。為此，在整個計畫上，指導老師必須為整個典禮程序把關。

 

　　出點子是容易的，學生的創意尤其豐富，但在現實中，創意有分可行與不可行兩類。指導老師必須考慮現實的環境與需求、學校的傳統、老師的感受（請注意：帶了這群學生三年的各班導師，也是畢典的主角），調和理想與現實。如果學生的意見完全不可行，要明快地否定之，並且讓本人或者大家知道它為什麼不可行；有可行的意見，要從中擇出最好的，然後堅定地執行。總之，討論要開誠佈公，決策則須明朗果斷，這樣，團隊才能有明確一致的努力方向。

 

　　　二、注意法律問題

 

　　工程中經費的運用、他人智慧財產的引用都有牽涉到法律，老師有責任教導同學相關規定，以免觸法。此外，校規與教育當局的規定也是要考慮的，我們要能順利創新並且保護自己，在這些方面必須盡量做到不讓人有瑕疵可以挑。

 

　　　三、注意安全問題

 

　　這包含避免危險的規劃，以及工程進行時的防護措施，詳見第七章與第八章。

 

　　　四、提升士氣，凝聚向心力

 

　　胡老師曾經舉辦「推甄盃籃排賽」、誓師、出遊、慶功宴等種種集體活動，讓來自各班的同學更加熟悉彼此，便利工程推動，也擴展各人的交誼，讓大家在上大學後也能互相照應，甚至成為以後工作的夥伴，其價值不可謂不大。

 

　　　五、控制進度

 

　　計畫並不總能如期完成，當進度落後時，必須衡量輕重緩急，而予以督促或加派人手，或者修正、刪減計畫以配合時間。

 

 

 

　　　六、控制預算

 

　　錢的事情最易引起糾紛，而老師的人生經驗較學生豐富，理當在此協助大家防杜、解決各種可能出現的問題。

 

　　　七、累積和傳承經驗

 

 

 

　　以上六點，或許都還能由學生自行辦到，但要把經驗傳下去，就非靠老師不可了。原因在於，校友畢業後有各自的生活，要他們回來幫忙，不免強人所難；影、音、文字的記錄能傳達的有限，若無人解說，也只是死的資料。所以，指導老師應負起傳承的責任，讓後來的學生，乃至校內的教師與行政人員都能瞭解畢典的立意與運作，這樣，我們才能建起一個良好的傳統。

 

 

　　附中的畢業典禮，是一群人由陌生而通力合作，而成就盛典，從而迎向下一個開端的過程。我們相信，它有著值得大家思索的教育意義，它是一系列讓師生在工作中教學相長，研習待人處事的實驗課；

　　它的出發點從來不是譁眾取寵，它是學生們的創意、表現慾，以及想為自己的青春、自己的母校留下一點東西的那份心的集體實現。如果說附中畢典有哪裡吸引人，那就是這些；表面的華麗，都是在這些基礎上建造起來的，也唯有以這些為根本，華麗的成品，才能展現出雋永深長的光輝。

 

　　「學生不是聽你說什麼，而是看你在做什麼。」胡老師說：「要採用『行動式管理』，隨時掌握情況，也讓學生看到你有在持續用心，給他們一點壓力。」

 

　　「我常說有些老師不會管學生，他們不懂：要瞭解同學的想法，處事要懷著同理心；要服人，必須能切入學生的想法，這樣才有說服力。」

 

　　「我叫學生做事，一定要覺得可以讓他們從中學到東西，才讓他們去做；學生體會到這對他們有用，也就願意去學、願意去做。」

 

　　這些是胡老師教學二十餘年，且能得到學生誠服的幾點心得，希望各界教育工作者能多加參考，尤其是有意願帶領畢典製作的老師，更要掌握好事物的本末關係，以學生為本來著想，不要求同學去為老師或為校增光，這樣我們活動的原意，方能不致偏失。

 

　　接下來，就讓我們正式進入畢業典禮的製作吧！

 

　　　　第二章　前置作業

 

　　做畢典的第一步是召集人員，確定可用的人力有多少，瞭解每個人大致的興趣與專長，再據此規劃往後的一切。

 

　　這第一次召集的主旨是：一、引發大家對於製作畢典的興趣；二、讓大家對創意畢典有一個概念；三、開始企劃、分組。時間則最好定在推甄、申請放榜，提早錄取大學的名單確定以後。

 

　　要引發大家的興趣，只消問一個問題：「讓我們自己來做的話，大家想要有個什麼樣的畢業典禮？」或者：「去年我們做了這些，今年還可以再做些什麼？」如果同學們能夠踴躍發想，那貴校今年的畢典也就算有個好的開始了。

 

　　要讓同學們建起對畢典的概念，我們建議播放往年畢典的錄影，搭配相關資料與老師講解。貴校先前如有類似創新畢典的經驗，它的記錄是最適當的參考資料；如無前例可循，也可設法去尋找別校的記錄來觀摩。在本書所附的記錄片與網址之外，各位如果還想再參考附中這七年的畢典錄影和工作實錄，可以聯絡我們。

 

　　對於頭一兩年從事創新的學校，我們建議請人給同學來上一堂企劃的課程，教同學寫企劃書，讓大家各寫一些「我認為本校畢典可以改進之處」「我希望有什麼樣的畢典」之類，不必面面俱到，寫一部份（如會場布置、頒獎過程、致謝詞……等）即可，但必須就這一部份擬出具體的企劃，然後讓大家討論，主事者再整合所有人的意見，集長捨短，擬出一個最好的整體方案。

 

　　這時，指導老師須站在整個學校的立場，負責評估可行性，考慮錢、人、進度、典禮流程可否如計畫安排，如何和行政人員溝通，對學校正常作息會有多少影響，學校有沒有難處，校內老師會不會有不好的感受……等等。例如有人提議過把畢典改在晚上舉辦，胡老師立即否決，因為附中有女生，安全不能不考量，再者典禮最後，畢業生校園巡禮時要動員在校生送行，安排在四五點差不多要放學時剛好，排得早些或許會衝到上課或午休，排在放學以後就會造成民怨了；更何況，排在下午還可以趕上當天的晚間新聞……同學在發想時，亦應留意這些，避免好高鶩遠。

 

　　此外，我們要嚴禁「光說不練」，這是團隊合作的大忌。為此，胡老師說：「我要每個人為自己所提出的企劃案負責，是你提出的，假如通過了，便由你負責執行。這樣是防止有人只出嘴不出力，破壞團體的士氣。」

 

　　改革、創新都不是容易的事，或許各位看到這邊，原本躍躍欲試地想著這畢典可以怎樣怎樣的心情又要冷卻了，然而，惟有先明白這些難處，從事時才能適當地處理，以避免可能產生的弊端；成功以後得到的回憶與經驗，也才會更可貴。我們的工程中存在著許多難處，且隨著環境的改變，每年都會有新的問題；貴校要做畢典，也會有貴校的難關，待各位因地制宜來解決。

 

　　例如，最可能出現的狀況，就是有人不到－－並不是每個人都會樂意投入畢典，總有人有自己的計畫，我們也不能強迫他們參加。想盡量讓多人參與，除了靠各人自己對「留下一點東西」的興趣以外，只有靠各校平時向心力與集體認同的培養，而這些都是強求不得的。

 

　　各校的環境與資源各有不同，人多有人多的做法，人少有人少的做法；多數學校不像附中有美術班，高職五專卻會有普通高中不會培育的專業人才……總之，一切的關鍵，還是「因地制宜」四個字。願各位都能有好的開始；有了第一年，第二年以後便可以靠錄影與經驗，來讓貴校的畢業典禮持續發展下去，人員的召集，前置作業的進行，也就容易了。

 

　　　　第三章　分組

 

　　胡老師說：「每年我做畢典，只要一開始分組成功，我就知道成功了。怎麼說？十幾個組長馬上有了壓力，要把任務完成，然後他們自己就會動起來了。」

 

　　然而，要成功地把數十、數百個不一樣的人統合起來，絕不是容易的事；從胡老師主持分組的經驗，大致可歸納出以下幾個原則：

 

　　一、注意人事的調和，確保團結－－這是一切團體合作的基礎。

　　二、適才適所，依照各人的專長、經歷與人緣來分工，或者「什麼系幹什麼組」，依照各人未來的專長來分工，也算是一回「預習」。

　　三、工作的人數和分量要成正比，盡量平均分攤壓力，避免讓某些人員負擔過重。

　　四、分組完成以後，指導老師就放手讓同學發揮，不介入運作，僅負責歷屆經驗的傳承與能力所及的支援，及仲裁同學自己無法解決的問題。

 

　　分組的第一步，是選舉總召集人（以下簡稱總召）。總召是整個畢典工作團隊的領導，會議的主席和主要的溝通、協調者；設立總召，是為了讓同學成為一個合法的自治團體來運作，這樣和學校溝通才能上軌道，而不用讓指導老師包辦一切。所以，這總召要有足夠的能力、人緣與責任感，方能做好這最重要的職務。附中選總召的方法是提名表決，但候選人必須有以下的條件之一：高二當過大型社團或評鑑Ａ等社團的社長有佳評者，或全校性幹部如糾察隊長、學生會長，或者是現任的畢聯會代表。設下這個門檻，是為了過濾出人緣廣，富團體事務與行政事務經驗的人。

 

 

　　在這裡，請老師們注意：常常有師長以為社團的社長、學生會長、畢聯會主席之類是學生的「意見領袖」，叫得動同學，就把他們當作貫徹校方或老師意志的途徑，有什麼事都吩咐他們去辦，發現辦不到就責怪他們，這都是錯誤的。他們只是同學選出來的一個代表，不一定是有號召力的領袖，大人誤以為他們能夠管得動同學，常常只會讓他們兩面不討好，而喪失任事的動力。所以，各位老師應該對總召的身分和能力有正確的認知，不要給他們不當的壓力，也別要求經由他們來貫徹意志，如此，師生的溝通、團體的運作才能順暢。

 

　　選出來的總召，則希望能務實任事，低調圓融，盡量免除私心，同時也要充分了解學校的立場與能力。這是一個相當辛苦的職務，然而，你在這上面能得到的處事經驗，能交到的新朋友，以及協調眾人完工後的成就感，也是最寶貴的。

                                                                                

　　選舉總召，如出現兩、三人得票差距不大的情況，落選那一方的心理可能不平衡，胡老師每遇到這種情況，就將落選的總召安排為副總召，或給予活動部長、節目組長的重要職位，作為對他們及其支持者的肯定，避免團體分裂。總召不一定只能有一兩人，有多個總召也未必要分正副，名稱和頭銜並不重要，團隊能順暢運作就好。

 

　　選完總召，便請總召上台接著主持會議，現在要正式分組了。怎麼分、分幾組呢？這得視人數與工作需求而定。從前面七屆的故事裡，各位大概已經可以知道，附中畢典的編制，約是總召集群之下設美工部、活動部、總務部三個一級部門，下各轄若干功能小組，組別的數目，則隨人數逐年擴增。現在再讓我們扼要敘述一下這編制的沿革：

 

　　八十八年以前，我們只有概略地分五到八組，組長自己去招募組員，大家依意願自行參與各部門的工作，開會也各組長、部長一起開，這種「小編制」，在一百多人以內時，只要領導得當，一般都能運作良好，且富調度彈性，如戰爭分美工、節目、典禮、總務、庶務、公關六組，但幾乎每個人都有做到其他組的事情。

 

　　八十九年，由於有大量申請錄取的同學加入，使人數暴增到兩百多人，這時小編制的分工效率就不足了。為使人人都有事做，胡老師決定分十二組（不含美工部），並開始採用「強力分組」，使每人都能有明確的部門歸屬與責任範圍，蓋人多且責任分配不清楚時，很可能會有人以為「人那麼多，不差我一個」，這種想法一流行，士氣就難免低落，所以要以明確的責任劃分來防止。

 

　　不過，分組愈多，開會花費的時間也愈多，開會太耗時則效率不彰，也會耽擱指導老師的上課時間，因而九十年以後開會，就改成組長會議由部長召開，部長會議由老師與總召召開，而強化、確定了「總召－部－組」的三級結構，美工部以外功能小組的數量，也增加到了十六組。這種大編制，適合兩百人以上且已有豐富經驗的學校，人數較少或剛起步者，就不必分得那麼詳細了。

 

　　接下來，讓我們以羅馬、王朝兩屆的編制為例，一一說明各功能小組的職責、立意與適任條件，各位可就此斟酌自己的情況，再參考我們的〈歷屆畢業典禮突破大事記〉，來決定貴校畢典工程的編組。

 

◆      美工部

 

 

 

　　設部長一人，由美術班同學推選，美術班錄取人數多少就分多少小組。美術班的每一位都得當組長（師傅），上建築系及工設系或國中讀美術班的當副組長，普通班每一位都要歸屬在一組（當徒弟），亦即，所有活動部、總務部的成員也都會分配到美工。

 

　　「美術班的學生從小到大，大部份時間都是老師指導、自己動手；現在做畢業典禮，我給他們一個當師傅的機會，讓他們指揮普通班的同學動手做。這對美術班是一個新穎的學習機會，讓他們學習如何領導別人，普通班的同學也能因此經驗一些平常接觸不到的美工技巧，做出一些自己平常絕對做不出來的東西。」這是胡老師將美工部設定成「師徒制」的用意，也是「美術班錄取人數多少就分多少小組」的原因。因此，每年美術班的一考上就開始想今年可以怎麼樣怎麼樣，這種動力帶到下面，美工的規模就一年比一年大了。

 

　　因為有美術班和龐大的人力，附中畢典可以著重於美工，讓美工部決定主題；對於沒有美術班的學校，我們認為可以把重點放在別的方面如節目，不一定要比照附中這種大興土木的做法。當然，各位應該還是得作一定程度的佈置，這就可以讓考上設計學群，將來要從事相關行業，或者有經驗如國中讀美術班的來擔綱了。

 

　　　◇庶務組

 

　　不論美工部怎麼分組，一定會有一個庶務組。和總務處的不同，美工部的庶務組負責各種美工用品的採購。這項工作必須倚賴對美工需求以及各種用品性質的瞭解，一般人較難勝任，如果貴校今年不幸缺乏這種人才的話，可以請負責人向美術老師請教。

 

 

 

　　　◆活動部

 

　　活動部長就像總理或行政院長，可以分擔領導的壓力。其職務和總召一樣，都是以人事上的聯絡、溝通、協調為主。如前所述，活動部長的適任條件同總召，然而，如果總召選舉呈一面倒的情況，人員、組別又不多的話，也可以不設活動部，各組由總召直轄。

 

　　　◇節目組、典禮組、頒獎組

 

　　節目、典禮、頒獎本為一組，後因業務龐雜，而人員增多，才分了開來。節目組的負責範圍有：

 

　　（１）短片的編劇、選角、拍攝；

　　（２）典禮當天的表演節目；

　　（３）編撰畢業生致謝詞。

 

　　典禮組負責：

 

　　（４）確定典禮的程序與內容；

　　（５）甄選、培訓典禮的主持人與司儀。

　　（６）編撰主持人與司儀的台詞。

 

　　頒獎組則負責：

 

　　（７）確定頒獎的程序與名單；

　　（８）甄選、培訓在會場中帶位、遞獎狀、推禮物的服務人員；

　　（９）規畫送給每位畢業生的紀念品。

 

　　節目組是個熱門的組別，因為它的任務講究創意，拍片有趣又可以出風頭，這對附中人的吸引力是很大的，也因此，它會吸引一些喜歡天馬行空而不切實際，或者愛出風頭而缺乏團隊精神的人，這會影響到整個典禮的成敗，所以胡老師堅持節目組的組員要嚴格篩選，組長則以善溝通、協調、企劃並有團體事務經驗者適任。

 

　　海底城時有設一「企劃組」，但單是企劃，事情太少，「協調各組工作」也與總召、部長的職責重複，所以後來就依「提議者執行」的原則，把企劃的工作分給了美工部與節目組，程序、內容的確定則交典禮組。

 

　　最適合當典禮組長的人選，是去年或前年當過主持人或司儀的人；換句話說，今年典禮組培訓出來的主持、司儀，就是最適任的來年的典禮組長，因為他們有經驗，知道典禮的流程；頒獎組也一樣。附中甄選典禮主持與工作人員，名額是高一、高二各半；「我的用意是要讓在校生知道畢典，讓它能傳承下去：他們體驗了畢典以後，多半會想：『哇，我明年也要做！』或：『哇，我後年也要做！』就立志推甄申請。主持人高一高二各兩個，總有人會想考，總有人會考上吧？明後年真的提早錄取，嘿，你就是典禮組長了。這個傳承，就是這樣子繼續下去。如果不幸他們都沒考上的話，那至少另外再選出來的也可以去請教他們。」

 

　　另外，男女合校的學校，在甄選在校生工作人員時，「如果都交給男生負責去選的話，可能選出來全部都是學妹，我太瞭解了。」所以，為了讓人性免於受到考驗，我們建議名額最好男女各半，或者合乎校內男女生人數的比例，甄選也由多人組個委員會負責，一樣男女各半或合乎比例。

 

　　　◇燈光組、音效組

 

　　這兩組最主要的職責是典禮當天的燈控與音控，由於這直接關係到典禮的進行與氣氛，責任重大，只能交給熟悉流程、清楚狀況的人，所以燈控、音控將是少數不能在台下參加畢業典禮的畢業生，這是不得已的，我們也希望能有更好的兩全其美之道，而在此之前，我們只能讓司儀在典禮開始時唱出他們的名字，讓大家向他們致敬以為補償。

 

　　此外，燈光組要支援攝影工作，音效組要負責為典禮尋找配樂。人不多的話，這兩組可以併作一組。燈光、音效組適合由懂得攝影、音樂，並熟悉儀器操作的人來主事。

 

　　　◇攝影組

 

　　攝影組的工作分兩個部份。第一部份，是（１）與節目組合作拍攝短片；（２）工作實錄的拍攝與剪接；和（３）畢典光碟的後製。第二部份則是在頒獎時，給受獎同學照相。

 

　　前者詳見第六章，這裡說明後者：以前的畢業典禮會場中，常常有家長攜相機走動進出，在自己小孩領獎時四處穿梭、尋人、拍攝，雖出於關愛，但難免擾亂會場秩序。後來附中畢典名聲漸大，欲到場參加的家長愈來愈多，而中興堂座位不足以容納，所以我們就不再開放家長進場，而另開放技藝館演講廳，讓他們收看現場實況轉播，照相就讓攝影組代辦了。

 

　　這一項工作，不一定要攝影組親自上場，也可以動員校內攝影社的社員。「這是一個練習快照的機會，而且你是幫別人照，有責任要照好，有壓力，是個很好的挑戰。」所以，攝影組最好能延攬攝影社內瞭解學弟妹的同學，以便選才、動員。第一部份的工作，則以善攝影、數位影像處理者適任。

　　

　　　◇康樂組

 

　　康樂組的責任是聯絡感情、提振士氣、加強團結。怎麼做？附中的做法，有舉辦推甄盃籃球、排球比賽，和辦理集體出遊。要辦比賽，就找校隊隊員一類熟悉競賽規則，也方便借體育場地的；要辦出遊，就找有旅遊業人脈的，有家裡開旅行社的最好，依此類推。組長一職，則以善於籌畫、協調團體活動者適任，例如康輔性質社團的成員。

 

　　乍看之下，您或許會以為康樂組的建制並不那麼必要，其實不然。我們做畢典，不只是搞節目與美工，而還要是讓大家在這個塑造回憶的過程中彼此認識、擴展人脈，使大家以後讀書、出社會能多一點互相照應的朋友，這就是康樂組的功用與價值所在；胡老師在推甄盃籃排賽讓大家以校系分隊，也是這個用心。別忘了，畢典團隊的存在不只是為了辦一個典禮，它是為了給每位畢業生一個畢生難忘的回憶，團隊成員自也包括在其中。

 

　　　◇秘書／機動組

 

　　胡老師平日和一般老師一樣，都有兩到三班的數學課要上，再參與繁雜的畢典事務，難免分身乏術，這種情況在埃及人數、編制大增後愈來愈麻煩，於是羅馬這屆就設立了「秘書組」，擔任指導老師的「機要秘書」或「傳令兵」，讓老師想要瞭解狀況或者聯絡誰的時候，隨時有人可以幫忙。此外，秘書組還要負責畢典光碟的發放、給各單位寄感謝函等善後事務，平時則機動支援需要支援的部門，故王朝時改稱「機動組」。

 

　　這職務的要求，是與老師熟稔、辦事能力強者，各位可依業務的複雜程度，斟酌秘書／機動組的人數，或者不設。蓋互相支援、一人身兼數職本就是畢典工程的常態，不必畫蛇添足，反讓編組限制了人員調度的彈性；如果編制不大，可以不必特別設立秘書／機動組，只要實際的相關工作能有人負責就好。

 

　　　◆總務部

 

　　總務部長的性質也類似總召和活動部長，而以善溝通、協調並有團體財務經驗者適任。

 

　　　◇總務組、會計組、出納組

 

　　總務、會計、出納本來也都在一組，人員大增以後才分立，實際業務則無增減。總務組的職責有：

 

　　（１）接收畢聯會的財產，使能用於畢典；

　　（２）處理學校、畢聯會要發給畢業生的所有東西如畢業紀念冊、胸花、手電筒等。

 

　　會計組負責：

 

　　（３）編列預算，包括申請款項；

　　（４）控管預算，監督預算的使用情形。

 

　　出納組則負責：

 

　　（５）出，也就是給錢、墊錢，執行預算；

　　（６）納，也就是收錢（如果有的話），並收集購物發票與各種收據。

 

　　此處所列總務組的職責，其實本都是畢聯會的任務，而附中的畢典經費有許多來自畢聯會的結餘，所以總務組長一職，我們都安排熟悉這些事務的畢聯會幹部出任，以利作業。或者說，不管我們組不組織畢典團隊，畢聯會都得做這些事，且多半會給已經考上，不必再應考的來做，於是我們就順其自然地收編之，讓他們做原本該做的事，也有人可以分勞了。

 

　　會計、出納的工作適合由錄取管理學院校系者擔任。會計、出納只在羅馬時分立兩組，旨在讓他們學習互相監督，但較主要的原因是正好有一位考上政大會計，和一位考上政大財管而能力、意願都不錯的人。各位可自行斟酌這三組是否要分立。

 

　　毋庸贅言，經理金錢，操守要好，帳目要清楚。這裡我們提示一點，就是購物、出納時一定要拿發票、開收據。我們買東西與商家討價，商家為了逃稅，通常會提議不開發票，然後算便宜一點，此時不宜同意。我們寧願多花一點錢，也不要讓帳目無所對證，這是對大家的財產負責，也是保護自己；處理其他事情時，也應具有這點概念。

 

　　　◇庶務組

 

 

 

　　庶務組主要為美工部服務，而對總務部負責，從撿紙箱、訂便當到搬東西、收垃圾，都是可敬的他們的職責範圍；簡言之，就是「打雜」。庶務組的要求，是「刻苦耐勞」，熱心公益，或者熟悉商品行情，擅長殺價，能幫大家省錢的人。庶務組難免會比較勞累，但也可以從中學到許多實用的生活知識，如各種商品的優劣與用途，以及購物技巧等。各位宜多加支持、鼓勵，也要時時注意人力與勞務的分配是否平均合理。

 

　　　◇公關組

 

　　公關組負責讓外界知道畢典團隊的成果，附中從海底城以來的方法，是發新聞稿、聯絡媒體來報導，同時在校內培訓記者招待高一高二各半，男女各半。錄取新聞、廣告學系者適任，先前當過記者招待者尤佳。公關組的詳細工作內容，請見第八章。

 

　　　◇聯絡組

 

　　聯絡組是「對內公關」，負責聯絡學校單位，如向學務處幫大家請公假；聯絡典禮需要動用的糾察隊、樂隊、儀隊，安排儀仗；聯絡高三老師，為老師安排節目……等。這一組人員最熟的，聯絡糾察隊就找叫得動糾察隊學弟妹的。以與該單位人員關係良好者適任，如請公假找和學務處辦公人員最熟的，聯絡糾察隊就找叫得動糾察隊學弟妹的。

 

　　　◇文書組

 

　　文書組負責所有打字工作，如會議記錄，以及工作人員名單，以打字迅速正確者適任。

 

　　工作人員名單是對所有參與畢典工程之成員的肯定，哪些人認真投入、哪些人只出現幾次，大家心裡都有一個譜，就靠這名單來展現，所以必須慎重處理。打錯字是絕對不行的，順序也有學問：「我教文書組列工作人員名單，在校長、總召之下，先列總務、美工之類的幕後英雄，活動部裡已經露面夠多的，就排在後面。這是細處的用心。」

 

　　還有，附中每一屆都會依著主題，在各組的名稱、頭銜上玩一些花樣，或者使它看起來有那種文化的感覺，或者讓它有些文字遊戲的趣味，這些都出於文書組的手筆，各位亦可參考。

 

　　此外，在這本書的編撰開始之前，我們都沒有想過畢典可以出書，所以有關附中畢典的文字記錄，就只有報章、校刊的報導，以及網路上一些枝節敘述而已。「如果當時有想到的話，就設一個『史官』！」或許在這上面，貴校可以做到我們附中沒有做過的，來日也出一本畢典專書，也未嘗不可能喔。

 

　　　◇網路組

 

　　網路組負責製作網頁，除了當然要有這方面的專長以外，最好還要懂學校的網路，有學校網路的管理權限，以便上傳、修改資料。各位可以參觀附中畢典的網頁：http://www.hs.ntnu.edu.tw/2003web/

 

　　網路組的主要工作－－收集、整理各種文字、影像資料－－在典禮後才展開，典禮前只能先收集一些工作實錄，或者大家發表在網上的筆記等等，所以成員可先投入別組的工作。

 

　　您若造訪附中ＢＢＳ站(2023年注：已關站)Graduate板的精華區，可以看到每屆畢業典禮的相關文章，但其中還沒有人能完整地把參與過程一筆筆、一篇篇地記下來過，如果有的話，我們寫這本書時就有現成的文章可以引用，學弟妹也就有更多前人的經驗可以參考了。這些都是可以發展的方向，就看各位做不做了。

 

 

　　分工之後，就是合作。有很多任務是要好幾個組通力完成的，下舉數例：

 

　　短片拍攝－－由節目、攝影、總務、燈光、音效、聯絡、文書組合作

　　畢典彩排－－典禮、頒獎、聯絡、公關、燈光、音效

　　光碟製作－－攝影、總務、燈光、音效、文書、會計、出納

　　善後工作－－機動、網路、會計、出納、庶務、總務、聯絡、公關、康樂

 

 

 

　　我們將這稱為「任務編組」，各個小組，就好比各種形狀的積木，你要堆一座塔、一幢房屋，都得妥善地視需要搭配，才能做成想要的模樣，然後才能把塔和房屋組合成城堡。分組就像將一大堆原料切割、塑造成各種零件的過程，種類太少，堆起來難以像樣；種類太繁，又會有些用不到的零件，造成浪費。此間分寸，就端看各位如何根據手邊材料的數量，以及心中城堡的模樣來拿捏了。

 

　　　　第四章　主題與程序規畫

 

　　分完組後，就是各項紙上作業了，現在我們要決定典禮的主題與程序。「主題」是美工佈置的主題，如埃及、羅馬、紫禁城……以及典禮的名稱，如埃及的「黃金之都」、羅馬的「重返榮耀」。前者我們建議交由美工部決定，理由是尊重專業，以及要他們為美工的成敗負責；至於名稱，就等主題決定後，讓大家集思廣益，提名表決。節目方面，則要規劃好典禮流程，然後開始甄選典禮主持人。

 

　　在進行這些規劃的時侯，我們首先要決定這畢業典禮的基調。胡老師的理念，是「讓典禮的過程是歡樂的，把感傷留到典禮後，而給大家留下一個共同的記憶，共同的話題與圖騰」，相對於傳統畢典常作成使畢業生表達感恩的儀式，我們把它規劃成一個在校生當主人、畢業生為貴賓的歡送會，師長只是配角，如是者七年，我們比傳統畢典更好的使大家增加了對彼此乃至母校的集體認同。

 

　　將這理念落實於程序規劃，可整理出重視節奏，避免冗長無聊、避免形式化等原則，同時也要與傳統折衷，以前有的獎項與節目不宜驟然廢除，而應逐年簡省，以免變動太急，造成不滿。我們並不是說要與保守的意見妥協，而是說要溫和而堅定地逐漸重塑典禮的模式；新模式確立，大家認可，捨去傳統中過時的部份，也就不必再顧慮了。

 

　　而從時間來講，我們建議將典禮時間控制在兩小時半，至多三小時，免得太多人想上廁所，出入會場會造成干擾，憋著更不好。

 

　　在有限的時間裡，頒獎程序難以簡略（因為要考慮到每位得獎者），而我們又要增加ＶＣＲ或節目表演，所以最能動腦筋的部份，就是致詞了。

 

　　致詞絕對是我國文化中亟須改進的一環，長官或貴賓因循故例，上台講話，興之所至，可達十數分鐘甚至更久，講者以為闡揚了某些理念或自己的人格，邀請者以為給足也得足了面子，實則聽眾聽得難聊又無奈，如同被堵住的沙漏，怎麼也漏不下去，只盼有誰能將堵在台上的那人趕走，解吾儕於倒懸。聰明或具同理心的人，會知道簡短的致詞才能受歡迎，但可惜的是還有很多人不瞭解，而讓醜劇仍年復一年地重演，使各種活動、典禮淪為各種長官的秀場。所以我們呼籲大家一同建起這項認識，致詞能省則省，不能省則盡量精，並且注意內容與分寸。附中畢典，校長講話在五、六分鐘以內，來賓則兩、三分鐘，皆事先溝通過，以免尷尬；戰爭、王朝兩屆不排來賓致詞，是上善，但也可能讓那些等著亮相的貴賓有點失望。當時我們沒作，而或許可行的折衷，是讓校長介紹貴賓，讓他們起身致個意，也就盡了禮數。在此作為建議給各位參考。

 

　　「附中畢典不請政治人物到場，除非他是校友。」胡老師堅持政治、商業要與教育分開；台北市新聞處的人好幾次表示，如果你們請市長，市長一定到場。胡老師說：「你要來歡迎，但請坐在台下觀賞就好，不必上台講話。」結果市長就沒有來（當然，這主要是因為我們沒有邀請）。事實上，與其上台現形作秀而被識者詬病，安靜在台下觀賞或僅致意、不致詞，對您的政治形象或反更有加分效果，諸公有沒有想過這一點呢？

 

　　也在這裡和各位分享一招：致詞由校長開始，所以只要請校長講短些，來賓通常也就不好意思太多廢話。如果貴校仍不得不排來賓致詞，可考慮此計，但若來者太不識相，那我們也沒辦法了，頂多以後不請他，或者警告各校，請列入黑名單吧。

 

　　典禮中的致詞，尚有畢業班導師致詞、畢業生代表致詞，以及主持人（代表在校生）的各項引言等，這些都可改以各種形式如歌舞、相聲來表現，內容也應脫離「青青校樹」的死板老套，說出各位自己真實的意見。這是附中做了七年也還在摸索的藝術，本書各章所寫的，都是對它的嘗試；我們衷心期盼各位有了我們的經驗，來年能發展得更加純熟、得體。

 

　　　　第五章　預算

 

　　附中畢典的預算，有兩大一小三個來源，兩大是學校在前一年先編的預算（用後核銷）和畢聯會的結餘，一小是老師的腰包。「附中畢典的經費沒有碰過太大的困難，主要是因為學校長官支持，讓錢能作最好的運用。但還有一些比較瑣碎麻煩的款項，或是科目不合的不能報帳，不能開收據的，就我出。」胡老師出於志趣，每年投入畢典的補貼，頗有一筆數目，不過這畢竟不是正常的解決方法。每個學校情況不同，就看各位如何因地制宜了。

 

　　所謂「畢聯會的結餘」是這樣的：每年畢聯會在高三上一開學時，都會向全體高三同學（一千人出頭）徵收一筆一千餘元左右的經費，用來製作畢業紀念冊，以及舉辦畢業舞會等活動。這筆錢存在郵局、銀行裡會生一點利息，畢冊不會用完，畢舞且因販售紀念品常有盈餘，所以最後通常還會有五或六位數的結餘。這些錢是這一屆畢業生的，所以不會留給下一屆，但要退錢也麻煩，所以一定要在當屆花完。怎麼花？附中以前曾經拿來製作紀念品，也曾經拿去買樹苗、鏡子等物送給學校留念，但紀念品不一定實用，也不一定能被重視；買東西給學校或作他用，也有違「取之於誰，用之於誰」的原則；胡老師也曾想過用來補貼同學的大學聯考報名費，但因有了多元入學而作罷；直到改革畢典，才給這筆錢找到了最好的用途－－「只有用在畢典，這筆錢才能最公平地回饋給所有的畢業生。」

 

　　畢典的大宗支出，一是美工，二是外聘攝影與光碟製作，三是燈光、音響設備的租借。我們的原則，是「有多少錢，做多少事」，並且儘量節省成本，讓錢能作最有效的運用。這裡要注意的是，附中畢典以華麗的美工為主，是因為現有的人力、財力與眾人的意願皆足以支持這等規模的美工，而不是為了要有光鮮的外表，才去多動員多花錢。這一層本末關係請掌握好，量力而為，才不會使計畫與實務出現落差。

 

　　各項費用的估算，須在紙上作業時期完成，首先請確認有多少錢可以運用，然後各組提交一份企劃書與預算表，再由會計組來統一編列預算。計畫進行時，總得和學校行政單位交涉，會計組長與相關幹部，可以向總務處的行政人員請教相關事務的程序與要訣，他們平常被請教的機會不多，相信會很樂意協助各位的。

 

　　說到學校的部份，總務處通常負責買辦頒獎用的禮品與紀念品，這也是值得用心之處。以前的畢典常送辭典，但這對於已有多本辭典的同學價值就不高；近年則改送記事本、馬克杯之類兼具實用與紀念價值的文具與日常用具，各位儘可發揮創意，與負責單位溝通後執行，給貴校和同學們多添一些文物。如果預算編完，畢聯會還有餘錢，也可再做紀念品用掉。

 

　　此外，七年來附中畢典未曾尋求或接受廠商的贊助，胡老師認為，這項活動應該保持純屬學生，不應沾染商業色彩，以免喪失了學生之於畢典的主體性。總之，評量一屆畢典好壞的標準，是畢業生的感覺，「當典禮結束以後，我到校門口看到離開的畢業生對工作小組比起大姆指說『讚』，每個人的臉上都沒有不滿意的時候，我就知道這典禮成功了。」能得到同學的普遍認可，高三上時大家所繳的那比錢，便可謂花得漂亮、花得值得了。

 

 

 

　　　　第六章　攝影

 

　　如何拍照，這裡不多贅述，本章要講的攝影，是動態的ＶＣＲ短片與工作實錄。

 

　　近年數位科技進步，以往只有用大攝影機和大型剪接室才能做的事，我們現在自己在家裡就可以完成了。攝影剪接雖然不算簡易，但如今只要設備齊全，方法得當，人人都可一嘗導演的滋味。

 

　　短片是典禮中要用的，包含先前就留下的畢業舞會、最後一次升旗之類活動的記錄，以及現在要開拍的頒獎短片，乃至驪歌、校歌的ＭＶ，其內容可用各種形式發揮，端看各位的創意；如果讓今年也要退休的老師頒獎，也可以這位老師為主題來拍一段短片，以為紀念。

 

　　工作實錄的目的，則是精要地呈現工作過程，給自己人留念，也給後人學習的範本。附中在這上面摸索了數年，到王朝時乃告大成：王朝的工作實錄，為時四十五分鐘，十七分鐘呈現各部美工的製作與成果，十五分鐘收錄短片的拍攝情形與ＮＧ鏡頭，典禮主持和記者招待的甄選，與組長會議、團圓夜乃至出遊的情況。剩下十二分鐘餘則是「大家來亮相」，以小組為單位，簡介各組的職掌，並盡可能讓每一位工作人員在鏡頭前亮相，讓大家都有「參與過這項工程」的證明，也補償較無機會上鏡頭的幕後工作人員。美工部份的工作實錄，除之後收入光碟外，也要在典禮當天開始前播出，讓已進場的同學不會無聊，也瞭解身邊一切的由來。這一屆的工作實錄是最接近理想的：看完它，便可明白整個工程的大概，看過或參與過該屆典禮實況者，又能體會更多。各位可以到這個網址去下載這些影片： （網址已失效）

 

　　拍片分請人拍和自己拍。附中拍短片，是學生寫劇本，委託傳播公司出動導演、機器和攝影師來拍，剪接也交由公司，但攝影組派人到場陪同，俾能在有錯時及時更正。完成以後，傳播公司將影片輸出至一種叫BETACAM的帶子，將在典禮中使用的就是這捲，另外也輸出至ＶＣＤ給我們保留。約三小時的典禮實況，也是由傳播公司攝製完畢後輸出成錄影帶或ＶＣＤ給我們。

 

　　工作實錄就是自己拍了。下面就讓我們試著說明，如何自行拍攝、剪接影片。（2023年注：以下都是時代的眼淚，大家看了笑一笑就好）

 

　　首先我們必備的用具，是數位攝影機、電腦和相關軟體。攝影機的條件，最主要是能連結到電腦把拍攝的影片輸出，再來就是畫質清晰、色彩鮮豔，現在新型的攝影機大都能達到這些。此外，我們需要兩顆以上長效的充電電池，供拍攝時輪流使用，以免陷於沒電的窘境；我們也需要一個好腳架以確保影片拍攝的平穩，另外當然還需要連結到電腦的IEEE1394線（又名 FireWire 或 iLink）。

 

    電腦方面，則要有夠快的ＣＰＵ、夠多的ＲＡＭ和夠大的硬碟，並要加裝一張IEEE1394數位界面卡，其價格便宜者可幾百塊，貴的可上萬；貴的通常是包括了其他的能力，如音效或是多媒體影音壓縮晶片組，可大大減少後續製作的處理時間，不過因為價昂，對於一般人，我們會比較建議使用一般的卡配合上軟體的運算，雖耗時，但效果不會輸給高價位的卡。此外，我們也需要燒錄機，把完成的影片以ＶＣＤ格式輸出。

 

　　軟硬體都齊全後，我們就可以開始了。攝影時要考慮的因素很多，拍攝前除了要先準備好劇本，也要考慮角度、效果、色彩；拍攝時，也要同時思考之後要怎麼剪、一幕跟一幕之間如何銜接，以及背光反光、移動速度等種種問題。同樣一個東西，可以拍很多角度；一個動作，也可以分解成很多個鏡頭。攝影，可以說常常是在造假－－它可以把不連貫的東西變連貫，或是把不怎樣的東西變得很漂亮，但這都是要在拍攝的過程中細心體會才能多下功夫才能掌握的；抓到那個感覺後，大概就可以拍出好片了。

 

　　攝影和剪接，都很花時間，也很講技巧。有時一個鏡頭的分解動作可能是好幾個角度的拍攝串聯在一起，十五秒的片段也或許要拍上半個小時才能完美。你若仔細看一部電影、連續劇，或者Discovery的紀錄片，你常常會發現雖然鏡頭拍的是同一個人物，可是角度一直在換，這都是單機作業就可以做到的。例如羅馬德育獎ＶＣＲ的後段，攝影機先正面跟拍那位在地上掙扎、躲避的「衰男」，再讓鏡頭與演員換位，拍那位「醜女」步步進逼，然後把兩段連貫，成品看起來就像那位醜女在侵犯衰男，實則兩段是分開來拍的。也許這一開始不容易想到，但是拍久了，自然就會在過程中想到不同的拍攝手法和效果。

 

　　接下來，最困難的部分，就是剪接了。首先我們要把拍完的帶子輸入電腦，帶子越多，所需的時間、空間也越多。DV的影片，四分四十五秒就佔將近1GB的空間，一捲帶子一小時就要大約13GB了，所以硬碟容量一定要夠。從一大串影片中找出你要的片段也是很痛苦的工作，你常常會發現拍出來的帶子有一大半都是垃圾，不是動太快，就是拍太久，不然又是畫面歪掉、太暗、太亮……種種缺陷都可能出現，這時你就只得重拍或放棄那一段。另外剪接也許還要配上音樂、旁白，有時還要加轉場畫面，以及字幕等等，這些都得倚賴軟體的功能。

 

　　剪完後，要再把影片輸出成.AVI檔，再把AVI轉成VCD的MPEG格式。這又要花上不少時間，三十分鐘的影片以AMD Athlon XP 1700+的電腦來處理，就至少要跑四個小時；如果完成後發現有問題，又要重來一次。這等待的時間也是最累的時間，但當你看到自己的成品播放在大銀幕上，再想到那些漂亮的畫面都是你一手創造出來的，你就會覺得，一切的痛苦、一切的等待都是值得的了。

 

　　雖然現在要自己拍片還有一些設備門檻，不過，科技進步之速有目共睹，將來價格更低、效果更好的攝影器材是完全可以預期的，就看各位如何運用了。

 

　　　　第七章　美工

 

　　在附中，美工部的作業流程是：首先給美術班成員一週的時間，決定畢典的佈景主題，然後再給一週的時間，考量人力與財力，決定要佈置哪些區域、怎麼佈置，畫出一張大概的設計圖，我們稱為「大圖」。大圖畫好後就依工作配置分組，例如羅馬這屆分成服裝組、旗幟組、牆壁組、入口組、閘門組、配件組、馬車組、舞台組、天花板組及負責採購的庶務組。分完組後，給各小組長一週畫「細圖」，即負責區域的詳細設計圖。這些都確認以後，就根據細圖採購材料，並在校內各處尋找工作場所，開始召人動工，到禮堂可以用時，再進駐禮堂把做好的零件組合起來。

 

　　這是從外太空到王朝的做法，而今年（九十二年）申請入學的時程延後，四月中下旬才陸續放榜，所以畢典的召集、籌備時間也會比往年吃緊，明後年又如何，也不是我們能知道的，所以各位在參考我們的經驗之餘，也得因應制度的變化，才能規劃出最適合自己學校的一套流程。

 

　　如何打造出各位心目中的典禮佈景，取決於各位的資源於創意，這裡我們就只提醒幾點施工中應當注意的原則吧：

 

　　◎注意環保。

　　◎如果要收集瓶罐、紙箱來廢物利用的話，請先和附近以拾荒維生的人打聲招呼。 

　　◎避免破壞學校公物，借了東西也請記得還：你們畢業了，老師還在。

　　◎處理油漆、木工時必須配戴口罩，以活性碳口罩為佳。

　　◎工作場所盡量保持良好通風，如有困難，在較封閉的地方工作時，須有兩人以上彼此照應。

　　◎如果要搭鷹架或在高處工作，找身手好的人，並且做好安全措施。

 

　　　　第八章　從彩排到典禮當天

 

　　各組的工作都依序進行，終於，美工、節目和在校生工作人員的培訓都完成了，這時離典禮應已不到一個禮拜，現在我們要講的，就是這最後階段的的準備工作，以及當天的注意事項。附中畢典於下午進行，以下我們也以「下午進行」的情況來講述，貴校如要安排在其他時間，請自行斟酌。

 

　　首先要講彩排－－附中畢典有一項大異傳統，而外人看不到之處，就是：彩排不動員畢業生來預演。

 

　　在台灣，許多學校在重要典禮或活動的前一天，會把學生先叫來預演一遍，指點大家該站什麼位置該做什麼事，隔天再正式上，這種作法我們不認同。首先，我們將畢業生視為畢典的主要來賓，沒有叫貴賓來預演的道理；再者，考前時間寶貴，沒有道理為一個典禮多動員高三一天，何況當時高三已經停課；此外，就製作了大量佈景與節目的附中而言，我們要保持同學進場時的新鮮感，絕不能先行曝光，所以附中畢典的彩排，只限工作人員參加。

  

　　然而，不動員全體預演，還要確保典禮當天能順利進行，亦非易事。我們要事先想過所有細節，考慮所有可能發生的狀況，這單靠同學是很難沒有疏漏的，所以在第一次彩排的時候，我們需要請有經驗、熟悉典禮流程的指導老師或行政人員（通常是訓育組長）來帶領，帶大家把整個流程跑過一遍，指出大家的缺失或問題所在，然後便放手讓同學去修改，直到確定可以不出差錯。開始的幾次彩排，只要主要的工作人員參加，把流程排到熟練即可；典禮前一天，燈光音響等器材都到位後，我們再作最後一次彩排，這次所有工作人員都要就定位，從學生進場開始，把整個典禮模擬一次，確定結束的時間。

 

　　講到燈光音響器材，一般學校不會有這些專業的器具，所以要用的話，多半是向音響公司租借，這時，我們要請他們在典禮前一天早上把所有設備安裝、調整好，並談好租約說這是「一次性演出」，免得多付一天的租金。這樣，我們就有一個下午的時間，可以在設備齊全的狀況下彩排，晚上一切就緒後，還可以用來辦些「團圓夜」的餘興節目。

  

　　和廠商打交道時，最好不要讓同學單獨去洽談，而要由懂得相關事務的老師或行政人員出面，訂定嚴密的條約與罰則，限時安裝並要求品質，以免受騙吃虧，壞了場子。

 

　　我們會動用的設備，通常有燈光、音響、投影屏幕和攝影機，其中前三項如第三章所說，得讓最熟悉狀況的自己人來掌控；最後一項，則通常是委請外面專業的攝影師來掌鏡，我們應事先和他們溝通好，讓他們明白場地、設備的配置，什麼時候會發生什麼事，以及我們想要的感覺。

 

　　燈光設備，如果發生意外，可能失火，所以我們還要準備消防器材，訓練一組人員操作滅火器，典禮時在台下或後台待命，以防萬一。

 

　　音效組所找的音樂，如果是有版權的，要先取得版權所有人如各大唱片公司的授權。不必擔心預算：畢業典禮並不是公開的演出，所以我們不用付權利金或使用費。

  

　　在典禮前幾天與當天，會場需要管制，在校生進出會場需工作證，非工作人員的畢業生也不得進場，這除了防止提前曝光外，也是避免佈景、設備遭意外；當天同學進場前要清場整潔，不要讓工作人員的東西留在走道或座位上。

 

　　以上是會場部份，接下來我們講聯絡部份。首先，學校發給家長的通知單或請柬，要考慮家長的可能需求如攝影，並寫明會場的規則，如附中不開放家長進中興堂，而開放技藝館旁演講廳作現場實況轉播，攝影由專人代勞，還想照的話，典禮何時結束，大家會從哪個門出來，這些都要交代清楚。如果貴校開放進場，我們建議請柬上要寫清楚，何時何地最適合照相而不致影響典禮進行。

 

　　在校生方面，若要動員儀隊、樂隊、糾察隊，自然要先把任務分配好，這裡不贅述；典禮結束後是校園巡禮，高一高二各班在校內夾道列隊送別學長姊，之前我們最後一次彩排確定的結束時間，也就是各班要列好隊的時間。這時間最好控制在四、五點左右，這樣各班站完，點個名，就可以直接解散了。

 

　　此外，有一個問題：一、二年級的在校生要不要參與學長姊的畢業典禮？附中禮堂容量不足，在校生即使想來也不一定能來（除非是工作人員），而貴校可能有不同的情況與考量。這裡我們只能建議，如果要讓在校生參與的話，必須妥善地考慮好他們的定位、意願及感受，和對會場秩序、畢業生情緒的可能影響。

 

　　畢業生方面，典禮當天的早上，我們要召集各班的班長（或任何一人），詳細說明集合時地、典禮的流程、各班座位的安排、得獎者的名單、領獎者該何時去準備、其準備區域在哪邊、上下台動線如何……等等，請他們通知同學與自己的導師；胸花與其他道具、紀念品也要在此時發放，請他們帶到班上與導師面前。(班長可以幫老師別上胸花，作為一種報答的儀式。)

 

　　我們要事先詳細規劃好各班的集合時地、進場的次序與動線，附中人多，又有在步道中安排許多景觀，一千多人在二十分鐘內進場完畢，就算理想的了，不過這若有明白的指示與人員維護秩序，也不難達成。先進場坐下的班級總會無聊一段時間，我們就在銀幕上播放美工的工作實錄。

 

　　典禮進行時，應有人負責在準備區域說明並確認人數，如果有應領獎的未到，派人到該班的座位去通知本人或請人代領，最好不要讓司儀或主任、教官廣播：「請智育獎的得獎同學到後台準備；某某某班某某某，請到後台……」那就煞風景了。

 

　　典禮秩序的維持也是重點，例如領獎狀時，難免有領錯的情況，為此我們要事先指定一塊區域，通知領獎者，如果領到的獎狀不是自己的，在什麼時候到這個地方來，互相換成正確的，以免當時或者事後的混亂。至於台下畢業生可能吵鬧、不守秩序、擅自離場甚至不出席，怎麼處理呢？我們的經驗和看法是：典禮無聊，同學才會吵鬧或自行其是；典禮不無聊，同學認同它，就不會有這些問題了；當真發生，同學也會自律。讓主任或教官廣播叫大家維持秩序，是下下策。

 

　　再來，我們要公布附中獨步北市的公關招數，各位仔細看好了：首先，公關組要扮演如教育局新聞室的角色，收集本地全部文教記者的姓名，以及中央通訊社、各報社以及各新聞電視台的總機與傳真號碼，然後在典禮的七天前發一篇新聞稿，至少請到一人來採訪，曝光以後，便可期望眾家跟進。典禮前一天，再發一篇新聞稿，這新聞稿要寫好，因為有些報社可能不派人來採訪，就把我們的去稿照樣刊登。 

　　公關組要培訓三十位左右的記者招待，視可能來訪的記者人數而定；在校門口設置記者招待桌，作為這些人的集合基地，設一兩位總負責人坐鎮指揮。桌上要準備飲水、新聞稿、典禮流程、短片內容介紹以及和這屆畢典相關的紀念品，給記者一人一份。節目簡介、內容介紹最好也以新聞稿的體製來寫，並且要寫出最精彩、最值得報導的部份，方便記者引用。

　　每一位記者到達以後，就派一位招待全程跟著他，當這位記者的「地陪」，負責帶位、解說典禮的種種。這些都要事先訓練妥善，才能最周到而有效地協助記者建立全面的認識，從而作出正確的報導，我們將此稱為「撒網」。 

　　撒網以後，就是「收網」：典禮結束後，每一位招待都要收集其所負責的那位記者的成果，如陪電視台記者的，回家就要把那一台電視新聞報導本校畢典的片段錄下來（錄影帶錢公費支出，沒錄影機的，就要請人幫忙錄）；陪平面媒體的，就要買那一份報紙（公費支出），揀出相關報導。第二天，我們再將這些都收過來，報紙影印、錄影帶對拷後歸還，我們就有可以給網路組和光碟製作小組採用的資料了。最後，這些記者招待都有功於為校宣傳，給他們記一支嘉獎，總負責人與表現特優的記小功吧。

 

　　曾有記者來，見到我們的安排，說是所去過學校最細心的：「你們簡直像一個專業的公關公司。」有了這些周詳的公關，附中畢典的精彩處，遂得以呈現在世人面前（ＮＨＫ記者、鳳凰衛視記者都曾聞風而來）。不過，這也不是年年成功，有時候版面還是會被更聳動的新聞搶走，所以各位也不要高估我們這幾招的功效－－版面就那麼大，分的人一多，日期又撞在同一天的話，可能就大家都沒餅吃了，這或許是未來各校與各媒體將面對的問題。

 

　　媒體之外，總會請些貴賓，或者是長官，或者是校友、家長會長等等，我們也可設專人負責聯絡、招待，並且請他們準時到場－－他們是貴賓，但也只是陪賓，如果因為陪賓遲到而耽擱了典禮開始的時間，就是對主賓－－畢業生失禮了，所以我們應該先打好招呼，典禮不等校外來賓，若有來賓或記者遲到，請聯絡人負責等待，等到了再帶進場。切記，我們雖然要把努力的成果呈現給外界，但那並不是最重要的；畢典終究是個以學生為主的活動，如果這一層本末關係沒有掌握好，而讓畢業生對典禮產生不滿的話，我們的本意就喪失了。相對的，本末掌握好，即使外界一時還不知道，只要畢業生肯定、認同了這個為他們而辦的典禮，在校的師生也瞭解了它的價值，我們就有了文化基礎，輔以影像、文字的記錄，傳承下去，終有發光發熱的一日，如此，也就庶幾近於教育根本的目的了。

 

　　　　第九章　善後

 

　　畢業了！經歷這場盛典，大家想必各有所感，勞苦功高的畢典團隊也終於可以開慶功宴了。然而，我們的工作還沒有完，還得善後。

 

　　學期結束前賬要結清，借的東西要還，建立起好信譽，才方便明年再辦。道具要收，佈景要拆，拆下來，原本是學校公物的如課桌椅，要讓它恢復原狀；帶得走的如服飾與小道具，可以分給大家留念；佔招牌地位的如埃及的木乃伊、王朝的石獅，可以給學校或工程中最核心的人物保管；剩下的如木架、紙糊牆壁，就只好當垃圾處理了，這之中如要垃圾車來清運，可能需要一筆費用，當初編列預算，也得考慮。

 

　　還有，別忘了寫幾張感謝函給每一位在工程中提供過協助的老師與行政人員－－附中學生的創新畢典，原本不在學校既定的行事規劃中，學校人員本無配合這項活動的義務，他們能慷慨協助，我們要誠心致謝，他們若覺得幫這些忙值得，以後再辦畢典，也就能更順利了。

 

　　光碟後製是另一項重要工作。除了監督傳播公司處理典禮實況外，我們自己要剪輯工作實錄與新聞集錦，都好了以後，我們便可委託廠商壓片，讓至少每位畢業生與畢業班導師都有一套畢典光碟。壓好後如何發放呢？我們的方法是請每班派一位負責人來領自己班同學與導師的份，再由他們去發。

 

　　網路組要開始整理資料、撰寫網頁，另外建議到網上去開一個板，作為這屆畢典團隊往後聯絡之用；在各屆的專板之外，我們也建議各位發展一個如附中ＢＢＳ站Graduate板的，校友與在校生討論多元入學與畢典的共同園地，若經營得法，它可以起到極好的傳承效果，本書的寫作便有許多得力於該板所存資料。因此，我們要找熱心的人來擔任板主，管理板務、編輯精華區。我們建議，板主至少設兩位，任期兩年，在畢業典禮前後交接，例如本書寫作時，Graduate板的板主就是羅馬的nft和王朝的Tierry。

 

　　這一切都落定以後，大概也是七、八月了。八月底開學，夥伴們各自進入新天地，母校也又要迎接一批新生，以及升上高三的大將了。明年多元入學制度又有何變動？現在就要開始準備，讓師生隨時瞭解情況；有沒有什麼可以在現在就做，讓來年畢典更精彩的事？胡老師曾經想過：每一屆新生進來，從新生訓練開始，就給他們錄影；從高一到高三，所有的團體活動、比賽、運動會、校慶，乃至畢業舞會和最後一次升旗，都一一錄影，剪輯後在畢業典禮播放，以為高中三年的回顧，也為學校留史……可惜未能實行。然則這個點子，有沒有給各位什麼靈感呢？

 

　　畢業典禮的籌備，是推甄申請的延伸，而總結我們附中七年的相關經驗，最重要的，就是「傳承」兩字。歲次更迭，新陳代謝，每年都有升上高三的大將，準備投入高三的課業，學測、推甄、申請的試煉，乃至畢業。各位同學可以做的，是將這些慎始善終地搞好，留給學弟妹一個典範；老師年年要做的，也就是不間斷地跟著時代腳步，講授學生最需要的知識，維持一個可以讓同學發揮的良好環境。

 

　　──善後，其實就是明年的開始。