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3个疗程,治愈你的Excel函数恐惧症!

2023-06-28 10:37 作者:秋叶Excel  | 我要投稿

听到 Excel 函数就害怕?


这是病,得治!


如果你有以下症状,不好意思,你得了 Excel 最恐怖的函数恐惧症


❶ 不了解函数,不知道 Excel 函数该怎么写,一写函数嘴唇发黑,脑袋发涨发痛;

❷ 不知道可以通过什么方法了解函数,或者抵触学习函数;

❸ 报了许多课程,仍旧学不会函数,看到函数恶心干呕。


今天,我们就通过三个疗程,轻松治愈你的 Excel 函数恐惧症!

了解函数



对于得了函数恐惧症的小白来说,最最最痛苦的事情是什么?


不知道怎么用什么函数?


错!


是我明明知道用这个函数的名字,却不知道怎么应该怎么写公式。


就比如大名鼎鼎的求和函数 SUM,悬浮窗早已说出了答案,但在小白眼里就是一堆神秘字符。





所以,第一疗程,先来教你掌握了解函数的几个方法。


【F1】键


在 Office 里,有一个万金油的按键:



不论何时,按下【F1】,就可以打开微软为你准备的帮助。


只需以下两步,快速找到详细的函数食用说明!


❶ 按下【F1】,输入函数。



❷ 点击函数次条,查看具体内容。



但有人会遇到这样的情况,比如按了 F1 结果显示不出来帮助,或者提示要登录……


这样的问题,通常都是因为安装了删减文件的盗版 Office


不过,我们也有办法!


官方帮助网站


直接杀向 Office 的老巢,访问网址 http://support.Office.com


❶ 在右上角搜索框中输入「函数名称」,比如下图中输入「sum 函数」。



搜索结果中第一条就是我们要找的「sum 函数」,点击进入。




❷ 进入词条,查看完整内容。



点击进入后,我们可以找到标准的函数写法示例,看看示例,函数也不过如此嘛。


更厉害的是,有些内容会提供视频讲解,就像下面的截图中所显示的。




少年,这仅仅是开始呀。


第一个疗程教你找到详细的帮助说明,不再害怕函数不会用,赶紧看下面的第二个疗程吧~





挖掘函数的正确用法



对于函数恐惧症中期的同学来说,最最怕看到的东西是什么?


超长的 Excel 函数?


NO!


是辛辛苦苦输入函数后,Excel 给你跳出各式各样、莫名奇妙、无法理解的错误提示!



但是在 Office 官方攻略里,提供了详细的函数错误解释和解决方案,让你出现错误也不怕!


点击函数条目下的【使用 SUM 的最佳用法】。(注:不同的函数,栏目名称不一样)



点开之后,你会发现微软爸爸好贴心,把有可能遇到的故障全部写出来了!


比如下面这两个,用过 Excel 的同学一定很眼熟的 「#VALUE! 错误」和「 #REF! 错误」。






攻略里还有很多错误解决方案,出现错误的时候去翻一翻就好了~


所以你看,可能出现的错误,都有人帮你整理好了~现在看到函数,是不是不再恶心干呕,开始有一点信心啦?


趁热打铁,我们接着学!


一个函数下的说明条目众多,比如 sum 函数有下面这么多知识点:



就比如这一条【在非连续单元格中使用 SUM】。



仔细阅读后你可以了解到:

❶ 自动求和适用于连续区域,用空白的地方会自动停止

❷ 【Ctrl】 + 【鼠标左键】可以选择多个区域,然后输入 =sum() 求和

❸ 【Alt】+ 【=】是 SUM 函数的快捷键(是不是 get 一个新快捷键~)


官方说明包含了函数的基本用法、常见错误,甚至还有函数的高级用法。


所以,吃透官方攻略,你就是函数大神!


然而,如果你连用什么函数都不知道,那还搜什么啊!

两个工具,助你玩转函数



Excel 有个神器,可以通过搜索帮你找函数,还有图形化的界面,让你不用输入公式,就能使用函数。


没错,就是【公式】里面的【插入函数】。




❶ 点击【插入函数】。



❷ 在搜索函数中输入你需要的实现的功能。



我们简单的输入「求和」,就能找出所有跟求和有关的函数,是不是很实用!


而且,关键词越多,搜索越准确:


虽然需要少许提取关键词的能力,但比记住各个函数的功能和名字,搜索可是大大提高了效率,降低了记忆难度呢~


但是,【插入函数】只能解决写函数的问题,可遇上需要复杂的嵌套函数才能解决的问题,对于小白来说可就是个大麻烦了。



如果你想要一个完成在单元格输入序号和类名,得到对应的数值操作的函数,你搜到了一个类似的问题:



得到一个大神写的公式:

  • =INDEX(B2:K11,MATCH(A15,A$2:A$11,),MATCH(B15,$B1:$K1,))



小白肯定不知道 INDEX 函数和 MATCH 函数的意思,更不知道怎么套用,但是,这不重要!


重要的是,你有一枚神器~



【F9】是 Excel 函数计算器,用起来很简单,选中你看不懂的公式,按【F9】,它就会显示出选中部分的运算结果:



你只要一步一步按 F9,就能在 1 分钟内解剖这个高级函数,看懂各部分对应着什么。



❶ 选中公式中的「A$2:A$11」区域,按【F9】。



结果显示,「A$2:A$11」对应「A 列」,也就是「甲乙丙……辛壬癸」。


同样的操作,我们可以看到,「$B1:$K1」对应「第 1 行 」,也就是「甲乙丙丁……辛壬癸」。



尽管你不理解「相对引用」、「绝对引用」、「混合引用」的概念,依然不会妨碍到你理解「A$2:A$11」和「$B1:$K1」的作用,你只需要替换成你要处理的表格中的行列字母就好~


❷ 选中嵌套函数,按【F9】。




直接反馈是「8」,你知道「辛」在月支代表是「8」,所以它代表选中「辛」所在的行:




同上,后面的函数,代表选中「乙」所在的列。



你根本不需要知道 MATCH 函数是什么意思,就能知道它们的计算结果是什么。


你只需要理解它的作用——选择需要的对应行和对应列。




注意,用完【F9】后,要按【ESC】退出,不然你的公式就彻底变成运算结果啦!


你可能完全不知道这个函数是什么原理,但是你可以快速分析函数,并且上手使用。


经过三个疗程,是不是突然觉得函数也没那么可怕?


搜一搜,点一点,so easy!



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