会博通直播回顾｜学校档案管理痛难点与解决方案，都在这！

2023 年 10 月 13 号下午3 点，会博通聚焦“学校档案管理”为主题展开了直播分享讲解并跟用户朋友们做了公开分享和交流，主要是围绕学校档案管理有哪些痛点?与如何解决？如果您也感兴趣并且当天错过直播的朋友，可查阅下述内容。

01学校档案管理工作中的痛难点有哪些？

在直播的过程中，我们问直播间的用户朋友：“在档案管理工作中，大家有没有遇到什么卡点和麻烦”得到了非常热烈的回应。有回答：学生的档案信息安全怎么保障的？有回答：档案的防灾备份的？也有“吐槽”：学校档案太多，整理起来比较困难的……

作为在档案管理行业发展了三十多年的企业，会博通对于大家提到的痛点都非常熟悉。在本次直播中，我们针对大家提到的高频痛点，做了一个梳理。

1)痛点1：缺乏统一、标准的规范管理，各部门、学院管理标准不一致；

2)痛点2：信息不全、处理不及时，导致档案信息不完善，难以满足学校性质、教学、教研工作的需要；

3)痛点3：缺乏集成性，学校系统众多，不同类型档案使用独立的系统管理，导致信息孤岛；

4)痛点4：纸质档案众多，保存不便、容易损坏；

5)痛点5：学校所管理的档案类型众多（如人事档案包含教师档案、学生档案、学籍档案、教职工档案等）；

6)痛点6：查询量大，查询、利用不便。

02有痛点自然有方案！

针对学校档案管理的痛点，会博通提供了学校档案管理解决方案。会博通档案管理软件支持各种类型的档案管理、全生命周期档案管理、操作功能专业简洁，拥有细粒化的权限管理功能、符合学校需求的档案借还功能，能够很好地辅助学校进行档案管理，提高档案管理的效率。

会博通可以管理各类型的综合性档案。在会博通学校档案管理系统中，我们可以将分散存储的文件档案，集中到服务器和档案库房进行统一存储管控，也可以按部门、类型对文件档案进行分类管理并且分目录整理、分位置存放。在分类管理和集中管理的同时，我们也能够保障文档的安全，降低因文档丢失或损毁带来的损失。

会博通是专业化的档案管理系统，拥有非常丰富的档案管理功能，档案管理的内容可全面覆盖综合档案、教学评估档案与教职工档案；同时还可对接系统文件管理和收集整编模块；也可以对学校教学管理文件进行归档整理，实现档案日常业务的全面信息化管理。 

不仅如此，会博通档案管理软件是贯穿档案的全生命周期管理功能的。档案的采集、录入、整理、归档入库、利用、编研、注销等全流程的档案管理，都可以直接在一个系统里面搞定，非常方便。

在安全方面，会博通提供了细粒化的权限管理。每一个分类都可以单独设置权限，定义授权对象可访问的档案密级，以及可以进行的操作行为。可给组织、部门、个人、来访者等不同层级的用户授权，同时也可以区分阅读条目和阅读内容的权限，区分自己创建和他人创建的内容的权限。

会博通学校档案管理系统拥有功能强大的全文搜索引擎。支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式。检索结果是根据工作职能与授权决定的。搜索的时候可以自定义设定搜索起止日期和搜索范围，搜索范围包含文件正文、文件附件、邮件附件、历史版本等。同时我们也支持按标签检索文档、按人员检索文档。

会博通拥有符合学校需要的档案借还/领取业务功能，只需要6步就可以完成学生档案的领取。这6步分别是高拍仪快速识别身份信息、系统自动搜索档案、填写表单、利用高拍仪拍照上传、打印表单签字确认、提交并完成申请。非常方便。

03连麦分享：如何提高学校档案管理工作效率？

直播中，会博通跟哈尔滨师范大学的老师就“如何提高档案管理工作效率”问题，进行了连麦分享，现将部分分享内容整理如下。

Q:为什么想要跟大家聊档案工作效率的问题？

A: 选题的原因主要有两个方面。首先，社会发展的外部环境已经将我们的工作推向了信息化的浪潮之中，目前国家各项工作，社会上各行各业都在信息化强烈的冲击之下，档案工作不能与社会发展脱节；另外档案工作本身就是一项信息管理工作，应该代表着本行业的信息化水平，工作效率自然应该走在管理水平的前沿。其次，档案工作的本质就是档案价值的实现过程，通过一系列专业化的管理，实现档案的信息价值和工具价值，来推动本行业以及社会发展进步。

所以，提高档案工作各环节、各流程中的工作效率是档案工作所亟须，是工作人员所期盼，实现档案价值是工作宗旨，是一项永恒的课题。

Q：档案管理系统是如何提升档案工作效率的？

A: 哈师大的档案工作还是比较高效的。我们档案数字化建设起步较早，2006年开始。我们在线查档率在2020年，疫情之前，已经达到了90%以上，这个比例目前仍在逐渐提高，我们所以毕业生的学籍档案服务已经全部实现电子化、数据化、无纸化。

2021年末，会博通档案管理系统项目在哈尔滨师范大学的正式落地，经过近2年的建设，我们完成了档案信息新、旧数据库的迁移，实现了单点登陆、OA办公系统与会博通系统的数据对接，优化了检索的准确率和系统的响应速度，系统的其他功能正在进步的应用和优化过程中，还基本完成了档案门户网的配置，等等大量工作。

下一步，准确将所有综合档案的业务都转到平台上，实现所有档案数据的全生命周期管理，进一步提高档案的精细化、颗粒化管理水平；保管模式也会逐渐向单轨制转换；力求让全校涉档人员，归档、用档都喜欢用、习惯用，甚至是离不开我们的会博通档案系统来工作，达到更加高效、便捷、低炭的工作目标。

Q：为什么会想到要构建内外两个平台？有什么样的考量？

A: 档案内外网分开是档案工作的需要，内网在局域网上，组织内的人员分权限访问，工作内容以控制、管理为主；外网发布在互联网上，工作以宣传、展示为主，两个网都要给力才行。我们在合作的过程中发现，会博通的网站页面设计非常优秀、跟紧互联网潮流，功能上也在逐渐完善，在此感谢我们公司的技术团队！谢谢给予有力的技术支持，感兴趣的朋友们，以后可以多多访问我们的档案馆门户网站，多提宝贵意见，目前还在进一步的建设中。

Q:如何最大化档案管理系统的使用价值？

A: 这个问题就涉及到平台初期的应用与推广了，我们组织了多场次的实操培训会，按照档案类别分别培训；集中培训与个人辅导结合开展，比较有成效。

工作中遇到问题首先想到档案馆寻求帮助这种情况已经是越来越普遍了。当一个组织选择了一个优秀的系统的时候，这个系统功能全、速度快、又足够安全、稳定时，大家没有理由不接受他，工作、生活中遇到难题时自然想到先参考档案中的信息；而且组织中的人员也会愿意加入到档案资源的构建之中，愿意把自己工作的痕迹有意识的留存下来。为了这个目标，技术方面要多给档案部门赋能，档案部门及人员也要多多努力！总之，为了共同的目标，多方协作，一起努力吧。

04写到最后

感谢大家看到这，希望以上的内容对您有帮助。如果您对于学校档案管理还有任何方面的疑惑，可随时联系我们进行进一步的沟通交流；如果您是档案管理行业的大拿，也非常欢迎跟我们一道进行连麦分享，共同为档案价值的实现助力！