第6章节 企业流程建设项目运作管理

6.1 以项目方式开展企业流程建设工作的必要性

6.1.1 应对流程管理变革挑战性的要求

6.1.2 流程建设工作协作性的要求

6.1.3 流程建设绩效目标的监控与评价的要求

6.1.4 流程建设工作持续性开展的要求

6.1.5 平台能力建设项目管理流程架构

6.2 流程与体系建设项目立项流程

6.2.1 概况

1. 概述及目的

概述：描述从流程与体系建设项目需求开始到立项沟通，再到项目报告编制与审批，最后完成开工会并发布立项报告的过程。

目的：减少管理工作的随意性，减少流程频繁变更和管理严属性缺失现象。

2. 流程范围及驱动规则

范围：流程建设的所有部门及子公司

驱动规则：时间驱动，每年年初

3. 角色职责

流程与体系工程师：协助沟通，推动立项，支持项目立项报告编写，传播关键方法

流程管理部门经理：征集流程与体系建设需求，传达公司管理期望，沟通立项，推动立项

业务部门总经理：表达业务部门对管理提升的期望，把握流程与体系建设项目方向，提供项目所需要的资源

流程与体系建设项目助理：协助项目经理完成项目管理工作

SME：协助业务部门总经理把握项目方向，在确定项目目标和范围时给出专家意见

流程与体系建设项目经理：参与立项沟通，了解公司及部门期望，完成立项报告编制，主导立项报告评审，发布立项报告

项目组成员：了解项目概况，熟悉角色职责，学习工作方法

6.2.2 详细说明

1. 阶段划分

（1）立项沟通阶段

（2）立项报告编制与审核阶段

（3）开工启动阶段

2. 流程活动说明

01 流程管理部门经理-征集流程与体系建设项目需求

02 流程管理部门经理-组织初步沟通

03 流程与体系工程师-参与沟通

04 业务部门总经理-参与沟通

05 SME-参与沟通

06 业务部门总经理-是否立项

07 流程管理部门经理-参与沟通

08 流程与体系工程师-组织项目目标和范围沟通

09 业务部门总经理-参与沟通

10 SME-参与沟通

11 流程与体系建设项目经理-参与沟通

12 流程与体系建设项目助理-参与沟通

13 业务部门总经理-判断项目目标范围是否合适

14 流程与体系工程师-支持编制立项报告

15 流程与体系建设项目经理-编制立项报告

16 流程与体系建设项目助理-协助编制立项报告

17 流程管理部门经理-参与立项报告评审

18 SME-参与立项报告评审

19 流程与体系建设项目经理-主导立项报告评审

20 流程与体系建设项目助理-组织立项报告评审

21 SME-是否通过

22 业务部门总经理-是否通过

23 流程管理部门经理-参加开工会

24 流程与体系工程师-参加开工会

25 业务部门总经理-参加开工会

26 SME-参加开工会

27 流程与体系建设项目经理-主导开工会

28 流程与体系建设项目助理-组织开工会

29 项目组成员-参加开工会

30 流程与体系建设项目经理-发布立项报告

3. 关键活动

关键成功因素：02 组织初步沟通（项目愿景、目的、工作方式、需求资源）

4. 立项报告主要内容

（1）项目概述

（2）定义

（3）目的

（4）项目目标

（5）项目范围

（6）项目策略与原则

（7）项目组织结构及其成员职责

（8）项目工作计划

（9）项目风险与控制

（10）项目沟通管理

6.2.3 实施要点

1. 关键活动实施

（1）立项沟通要充分

（2）项目沟通管理

（3）年度流程开发计划中选择要优先开发的（痛点、价值链、跨部门对接）

2. 实践误区

开工会搞形式主义

6.3 流程建设项目例会管理流程

6.3.1 概况

1. 概述及目的

概述：描述从流程建设项目一个列会周期内的相关工作流程，自上次列会结束之后的计划制定至本次会议准备完成为止。

目的：提高会议效率、提高流程评审质量。

2. 流程范围及驱动规则

范围：流程建设的所有部门及子公司

驱动规则：时间驱动，每次例会结束后第二个工作日启动

3. 角色职责

项目经理：参与计划的制定并确定每周例会议题

流程专员：制定计划，准备组织每周例会的召开并落实计划

流程拟制人、流程监护人、流程与体系管理、参与流程建设的相关角色、SME：参与计划的沟通并执行计划

6.3.2 详细说明

01 项目经理-参与计划制定

02 流程专员-制定周期内流程工作计划

03 流程专员-组织计划沟通

04 流程拟制人-参与计划沟通

05 流程监护人-参与计划沟通

06 流程与体系管理-参与计划沟通

07 参与流程建设的相关角色-参与计划沟通

08 SME-参与计划沟通

09 流程专员-是否计划变更

10 流程专员-确认并下发工作计划表

11 流程专员-参与并监控计划执行

12 流程拟制人-执行工作计划

13 流程监护人-执行工作计划

14 流程与体系管理-执行工作计划

15 参与流程建设的相关角色-执行工作计划

16 SME-执行工作计划

17 项目经理-确定例会议题

18 流程专员-参与例会议题确定并发会议通知

19 流程专员-会议准备并确认例会会前准备就绪

3. 关键活动

关键成功因素：02 制定周期内流程工作计划

6.3.3 实施要点

1. 关键活动实施

（1）有序开展例会前的工作来保证例会质量

（2）提高项目例会效率（相关业务集中安排会议、合适时间选择性参与、会议主持控制）

2. 实践误区

部门内评审未达成一致意见，流程监护人在例会上对流程提出修改意见

6.4 流程与体系建设项目监控流程

6.4.1 概况

1. 概述及目的

概述：描述流程与体系工程师（流程项目顾问）每月从核对项目偏差开始到原因确认，再到计划修订或纠偏措施制定，最后审批发布的过程，该过程完成了每月项目监控的闭环工作。

目的：规范过程，避免项目计划随意调整，确保进程可控制，保证项目目标达成及项目输出质量。

2. 适用范围及驱动规则

范围：适用于开展流程建设的部门及子公司

规则：时间驱动，每月25日

6.4.2 详细说明

1. 阶段划分

（1）监控阶段

（2）纠偏与调整阶段

（3）审批与发布阶段

2. 流程活动详细说明

1—流程与体系工程师—核对项目任务完成情况（项目进度偏差）

2—项目助理—协助核对项目任务完成情况

3—项目助理—确认工作状态及问题

4—项目组成员—确认工作状态及问题

5—项目助理—汇报项目工作进展

6—项目经理—是否调整计划

7—项目助理—计划日期调整

8—项目组成员—确认计划日期调整

9—流程与体系工程师—确认计划调整

10—项目助理—协助制定纠偏措施

11—项目组成员—制定纠偏措施

12—项目经理—审核

13—流程与体系管理部经理—审批

14—项目助理—发布更新后的计划

3. 关键活动及控制要求

关键成功因素：

08—确认计划日起调整；11—制定纠偏措施

6.4.3 实施要点

1. 关键活动实施

保持适中的监控频率与力度

2. 实践误区解读

每次监控到偏差都要修改项目计划

6.5 流程建设项目变更管理流程

6.5.1 概况

1. 概述及目的

概述：描述流程与体系建设新项目或审视优化流程数量减少或任务量变低时，由体系与流程专员提交建设项目变更申请表，并报项目经理、SME、流程与体系工程师、流程与体系管理部经理审核、并更新项目数据的过程。

目的：规范过程，避免项目计划随意调整，确保进程可控制，保证项目目标达成及项目输出质量。

2. 适用范围及驱动规则

范围：适用于开展流程建设的部门及子公司

规则：事件驱动，内部确认需要提出项目变更需求时

3. 业务痛点与设计思路

痛点：项目范围变更无明确审批路径，流程管理部门较被动

设计思路：对项目范围变更的内容、标准及变更的审批路径进行规范

6.5.2 详细说明

1. 流程活动详细说明

1—流程与体系专员（主责）—填写项目变更申请表

2—项目经理—审核

3—SME—批准

4—流程工程师—审批

5—流程管理部门经理—审批

6—流程与体系专员（主责）—更改项目相关数据

7—流程月报管理员—更改流程月报管理数据

2. 关键活动及控制要求

关键成功因素：1—填写项目变更申请表；关键控制点：3—批准

6.5.3 实施要点

1. 变更与监控的关系

2. 变更控制不是目的，要提前做好监控，避免变更的发生

6.6 流程与体系建设项目收尾流程

6.6.1 概况

1. 概述及目的

明确了流程与体系建设项目收尾工作从启动时核对项目目标完成情况，到完成项目汇报材料、召开总结会并发布会议纪要的各项活动执行方法。

2. 适用范围及驱动规则

范围：系统性开展流程与体系建设的所有部门或子公司

规则：时间或事件驱动，项目经理确认项目目标完成时或年终启动

6.6.2 详细说明

1. 流程活动详细说明

1—流程专员—核对项目目标完成情况

2—流程专员—完成项目收尾汇报材料

3—流程与体系工程师—协助完成项目收尾汇报材料

4—项目组成员—协助完成项目收尾汇报材料

5—流程与体系建设项目经理—修改并确认项目收尾汇报材料

6—流程专员—发送材料给参会人员并收集意见

7—流程与体系建设项目经理—参加项目总结会并汇报

8—流程专员—组织项目总结会

9—SME—参加项目总结会

10—流程与体系工程师—参加项目总结会

11—项目组成员—参加项目总结会

12—流程专员—发布总结会会议纪要

2. 流程表单

流程与体系建设管理工作总结：

①对流程与体系建设工作的看法；

②流程与体系建设年度目标回顾；

③目标完成情况与偏差分析；

④本年度流程与体系建设工作亮点；

⑤流程与体系建设工作存在的主要问题；

⑥工作的收获（效果）分析；

⑦下一年度的初步设想和工作重点；

⑧对流程与体系管理工作的意见和建议。

6.6.3 实施要点

收尾工作同开工会一样重要

6.7 流程建设项目关键角色

6.7.1 流程与体系管理工程师实践要点

1. 熟悉基本的管理方法

2. 积累丰富设计企业运作方方面面的业务知识

3. 注重沟通能力的提升

6.7.2 流程与体系建设项目经理人选

由较为资深的基层管理者担任，依赖魅力影响力、部门地位、业务专业能力。