响应型供应链模式的建立之生产流程15——如何看待采购计划（II）
响应型供应链模式的建立之生产流程15——如何看待采购计划（II）
这个系列聊的是采购计划，在上篇文章中，在采购计划这个话题中，我们谈了采购组织的建立与优化这个维度，今天接着上篇文章的话题，再来聊一聊其他的计划范畴。
3.关联图解释
图1 企业内关键经营计划的关联图
D.采购计划
b.部门制度的制定与实施计划
对于采购部而言，在采购组织建立之后，要想保证整个采购部门的正常运转，则需要建立相应的制度和流程加以规范。
一般的，采购部会建立的制度包括：防腐败管理制度、风险管理制度、合规管理制度、供应商管理制度、采购合同管理制度等几项主要制度。
不过，通常而言，风险管理制度和合规管理制度这两项制度往往并不是由采购部门制定，但在多数企业以及大多数人的眼中，采购部门是风险管理和合规管理的重灾区，尤其是风险管理制度。
坦白讲，合规管理的重灾区一般不是采购部门，在制造业企业中，仓储部、生产部和质量部这三个部门更容易在合规管理这个维度上踩雷，这一点在某些特殊的行业中表现非常突出，尤其是制药行业。
而对于多数行业和多数企业而言，在合规问题上，最容易触雷的部门往往是生产部，因为在制造业企业中，通常直接与产品、原料和生产设备打交道的最多的是生产部，他们对产品的质量的好坏具有决定性的影响，因此，他们的工作以及表现会对产品的品质产生最大的影响。
因此，通常而言，风险管理制度和合规管理制度往往会以公司级的制度流程的形式发布，且该制度会覆盖到整个企业的几乎所有的部门，采购部门通常是这些制度的覆盖部门和执行部门。
不过，在不同的企业中，合规和风险的角度和意义差异极大，比如：
对于金融业的企业而言，合规和风险的最大关注点在于：风险评估是否做到位，是否将资金提供给了不具备还款能力的人和组织，简而言之，其关注点与资金安全有关；
而对于药物生产企业而言，合规和风险的最大关注点在于：在药物的生产过程中中是否出现了药物危害性的因素，比如是否使用了具备微生物毒性的原材料，生产环节的工艺控制条件是否受控，等等，简而言之，其关注的关注点在于产品质量安全，以及是否符合流程制度的规定和药监局的规定；
而对于贸易型公司而言，比如超市，其合规和风险的最大关注点在于经营活动是否保障了有效的货物周转，存货质量的损失风险，SKU的管理是否合理和采购价格管控，其关注点在于存货周转率的提升和一定的利润率保障。
一般认为采购部是腐败的风险高发部门，但实际上，防腐败制度是整个企业的管理制度，因此，通常，防腐败管理制度一般是由企业的风控部门起草，制度经过批准后，由所有部门共同执行；在小规模企业中，一种常规做法是采购部制定防腐败管理制度，而该项制度仅仅在采购部内部管理。
对于很多企业而言，供应商管理制度和采购合同管理制度通常是由采购部门起草，且这两项制度的主要管控部门为采购部门，当然，这两项制度中涉及到了某些其他部门，供应商管理制度还涉及了研发部、质量部、生产部和仓储部等几个部门，而合同管理制度则可能涉及财务部、法务部和行政部等几个部门，因此，这两项制度会对上述这些部门产生一定的约束力。不过，也有可能上述制度由风控部门、法规部、财务部或质量部制定。
在企业或者采购制度的管理中，制度文件的发布部门应当制定相应的文件制定、审批和发布的计划。
关于文件的发布，这里晓闲介绍一些文件生效的规范管理措施：
1）文件生效前培训
从合规性的角度看，一份文件在被批准后且在生效前，必须组织该文件所管束的部门的全体员工（甚至包括部门负责人及部门分管领导）来参与该文件的培训，或者由被管束部门的人员委派代表来参加培训，但事后该部门应当组织部门内的全体人员参与文件培训。
2）文件及时完成分发
当一份部门级甚至公司层面的正式文件被批准后，一般应当在文件批准的当日或次工作日完成正式批准版文件的分发，且应当通知被管理部门文件复印件或者扫描件的归属和存档部门或者位置。
3）文件原件合理保管
而从文件管理的角度看，一份被批准的文件应当第一时间完成原件复印或者扫描存档，而原件应当由专门负责管理公司或者部门文件的人员保管，甚至原件可能还需使用防火防水的不锈钢文件柜并上锁保存，钥匙由专人看管。
而一份生效的文件应当具有明确的生效日期以及复核日期。
此外，一份公司或者部门级的正式文件，在其生效日期和批准日期之间通常应当留有充足的日期，以避免出现批准日晚于生效日的问题，否则容易陷入文件不合规或者重新签批文件的尴尬。
c.操作流程的制定与升级计划
对于采购部门而言，操作流程的重要性很高。
对于采购部而言，采购合同审批流程、采购操作规程、物料验收流程这三项操作规程属于最重要的三项操作流程，对于采购部门和具体的采购人员的管理要求最高。
此外，基于现实的场景和需求，不同的企业可能还会衍生出不同的操作规程，比如制定采购人员日常行为准则等等，该操作规程主要用于约束采购人员的日常行为规范，包括因公出差的行为和表现。
在上述几项操作规程中，采购操作规程是最复杂的规程，也是对采购部门要求最高的一种规程。
采购操作规程之所以复杂，是因为这项制度并不是一项制度，而是适合于不同场景之下的多项操作规程的统称。
一般的，采购操作规程可以根据采购类型、采购资金规模、采购形式等类型分为很多规程，比如招标采购操作规程、议价比价采购操作规程、原辅料采购操作规程、服务采购操作规程、物流采购操作规程、设备采购操作规程、包材采购操作规程、采购需求申请操作规程，等等。
一般而言，采购合同审批流程的起草部门是采购部，其执行部门也是采购部。
而物料验收流程则相对复杂一些，在某些企业中，物料验收流程的起草部门是采购部门，但在有些企业，起草部门则并非如此，可能是由仓储部门起草的。物料验收流程涉及了采购部、仓储部和质量部等几个部门。
操作规程的管理方式与部门制度的管理方式并无明显差异，同样需要明确的生效日期和复核日期。
不过，关于操作规程，这里需要补充几点。
1）不宜制定太多的操作规程
在采购部门的管理实践中，操作规程过多是有害的，过多的操作规程会让采购部的采购工作变得比较复杂。在晓闲看来，应当尽可能将具有共性的工作用一个操作规程管理，在实操中按照一套标准工作。
比如：以采购操作规程为例，物流采购操作规程与服务采购操作规程，本质上并没有太大差异，物流采购与服务采购，都属于非实物形式的采购，因此，在制定操作规程时，尽可能用一类标准规范同时涵盖物流采购操作规程和服务采购操作规程。
同样的，设备采购操作规程、包材采购操作规程、原辅料采购操作规程等等，也可以考虑是否可以使用同一套采购操作规程实施。
2）尽可能采用有限化的操作规程
是否要将各项操作的规矩设定为操作规程呢？
答案是——如非必要，不要这样做。
采购操作规程并不是越多越好，一份采购操作规程是非常正式的文件，一旦被批准，在日常工作中就应当严格执行，避免批准一些形同虚设的文件。
此外，一份文件一旦被批准，也不建议频繁修改。
在日常工作中，采购工作、操作方式和要求经常会发生变化，对于这类情形，不建议以文件的形式批准，一旦文件被批准，当现实的场景发生变化时，现有的操作规程并不能适用于现有的场景，而升版操作规程却也是一种麻烦事，且文件升版可能也不能解决现有的问题。不过，一种潜在的解决方案是由上级对下发布指令或者提出要求的方式执行。
d.工作标准化计划
工作标准化是管理者的一项重要工作计划，当然，对于采购部门也非常重要。
采购部需要推进的标准化工作很多，包括但不限于：招标文件模板的制定、库存数据统计模板的制定、内外部沟通话术的标准化、月报周报汇报格式的标准化、合同模板的标准化、供应商沟通文件格式标准化、工作模式的标准化、工作方法标准化、思维模型标准化，等等。
工作标准化可以分为3个维度，分别是：工具标准化、方法标准化、思维标准化。
工具标准化是相对比较简单的一种标准化，它的价值不是特别好，但容易普及，前面所提到的招标文件模板的制定、月报周报汇报格式的标准化等等都属于工具标准化的范畴。
工具标准化是指：设定一模一样的工具格式，方便工具使用人直接使用这种工具，这种标准化的好处在于工具使用很简单，且团队协作效率高，不容易出现理解的偏差。
方法标准化的难度相对较高，且让团队成员接受的难度也很大，但是，这个层次上的标准化一旦实施，将会产生非常大的积极影响，且可以推进后期的复制。
方法标准化是指：组织和企业内部在针对某一类场景时使用一种固定的方法来处理。
而思维标准化则是所有标准化中难度最大的，其产生难度、培养难度和应用难度都非常大，但这个层次的标准化往往是伟大组织甚至卓越团队发展起来的一种关键路径。
思维标准化是指：在一个组织内实施统一的标准思维观念。
三种标准化的对比见表1。
表1 标准化对比表
在进行工作标准化的过程中，应当注意如下方面：
1）定期评估
我们应当定期评估工作标准化的质量究竟如何。
此处所说的质量包含两个方面：执行程度和执行质量。
执行程度是指：标准化的工作是否能够被执行下去。
如果不能被执行，则需要慎重评估这项工作，究竟是因为他人不配合，还是因为方法过于复杂而无法被执行，还是因为标准化方法不可被复制呢？
即使是他们不配合，那也要区分究竟是什么原因导致了他人不配合。
执行质量是指：工作在采用标准化的方法、工具和思维应对后，其效果如何。
如果一种标准化的工作方法被广泛应用后，其效果与应用前没有太大差异，那么，这种标准化的方法的价值就不高，组织投入大量人力和资源去推行则没有必要。
我们需要从执行程度和执行质量两个维度去评估，以确认标准化是否恰当。
2）定期优化
定期优化则是针对现有的标准化工作执行的效果来进行改进，对于无法执行的及时纠正，对于执行后没有效果的要及时进行改进。
在标准化工作的计划中，定期评估和定期优化应当列入计划中，应当定期进行。
以上内容为关于对采购计划的理解内容。在下篇文章中，晓闲将会继续介绍关于采购计划的相关内容，有兴趣的朋友可以继续关注后续的文章。
