从寻源到付款，为什么别人的采购更高效？怎么缩小差距？

从采购到付款周期涉及多个部门和步骤，如果缺乏协调和同步，整个采购流程就会变得混乱、低效。
 
而通过将分散的流程整合在一起，调整数据，并协调不同部门的工作，就能将采购流程转变为高效、准确。造成低效与高效流程差距的原因是什么？有什么可行办法弥补差距吗？本文将为你解答。

寻源到付款流程差距的根本原因
 
1、缺乏统一流程
 
企业的流程往往比较分散，涉及多个系统和人工干预，整个采购周期缺乏可见性和透明度。这会导致错失良机、延误和错误。此外，在大多数情况下，各部门往往各自为政，对彼此的需求或目标缺乏明确的了解。这可能引起目标和优先事项的冲突，于是，建立一个协调高效的采购流程变得困难重重。
 
2、重复记录和工作
 
如果系统中存在同一供应商或采购订单的多个记录，就会造成混乱和效率低下。分散和脱节的流程往往会导致工作重复，浪费时间、金钱和资源。
 
例如，如果一个团队手动将数据输入另一个团队已经在使用的系统，就会造成工作重复和不必要的开支。
 
3、缺乏可见性
 
当流程相互脱节时，就很难全面了解组织的运营情况。缺乏可见性可能导致错失良机、风险增加和决策失误。
 
例如，如果采购团队无法查看供应商合同，就可能错失谈判更好条款和价格的机会。
 
4、延误审批
 
流程不连贯也会导致审批延迟，从而影响企业满足关键期限的能力。
 
例如，如果合同审批流程不简化，获得必要签名所需的时间可能会比必要时间更长，从而延误项目的启动。
 
5、合规风险
 
当流程相互脱节时，有效管理合规风险就会变得非常困难。
 
例如，如果法务团队不了解采购团队商定的合同条款，就可能导致不合规和潜在的法律问题。
 
6、数据质量差
 
企业往往难以在其采购系统中保持准确一致的数据，从而难以有效地监控和衡量绩效。流程脱节会导致数据质量低下，从而影响报告和分析的准确性。例如，如果采购数据没有与财务系统集成，就会导致财务报告和分析不准确。
 
7、不准确和过时的信息
 
如果数据不完整或不准确，很容易产生错误的决策。
 
例如，如果系统中供应商的地址不正确，就可能导致送货地点错误。
 
如果采购数据没有定期更新，就会变得过时、不可靠。这会延误采购流程，错失节约成本的机会。
 
8、缺乏数据管理
 
缺乏明确的数据录入和管理规则会使数据不一致或不准确。缺乏数据管理也会导致难以识别和解决数据质量问题。当采购数据以不同格式或不同详细程度输入时，就很难对其进行有效分析和使用，因此造成了采购过程中的低效和出错。
 
9、无效的采购合同管理
 
如果不对采购合同进行定期监控，将会面临错过最后期限、服务交付不足甚至违约。
 
采购团队与供应商之间的沟通不力会造成误解、曲解以及合同条款和条件的错误。同样，采购合同的审查和谈判不充分也会导致不利的合同条款、定价过高的商品或服务，甚至法律纠纷。
 
如果企业依赖人工流程进行采购合同管理，可能会导致合同管理流程效率低下、错误和不一致。
 
缩小采购流程差距的可行办法
 
要消除寻源到付款的采购流程差距，必须采取全面的方法，正面解决流程分散、数据质量差、组织孤岛和技术限制等问题。这要求企业愿意接受改变，并采用正确的工具、技术和流程，促进有效的采购管理。
 
我们了解企业在寻源到付款流程中面临的挑战，于是自主研发了一款全面的采购管理软件8Manage SRM来应对这些挑战。完整的 "从寻源到付款 "自动化解决方案8Manage SRM在采购、寻源和应付账款方面提供广泛的功能，并具有以下优势 ：
 
● 简化采购流程：连接整个业务，更快地寻找和授权采购申请，根据数据选择相关供应商，创建采购订单并发送给供应商……一切都在线完成，并且易于追踪。
● 获得完整的可见性：提供整个供应链的实时洞察，使买家和供应商能够监控采购进度。
● 改善异常支出：按供应商和产品或服务类别进行更准确的自动支出分析；由于大多数账单都是直接处理的，发现异常会有提醒。
● 改善供应商关系：通过使用供应商门户，供应商可以了解他们的付款时间，为他们提供了做出更好决策所需的知识；更快地解决发票异常和争议可以产生商誉，并为买家提供更多的可见性。
● 电子化管理采购合同：实时追踪和记录电子采购合同的生成、接收、审批和执行过程与结果，合同履行情况可作为供应商绩效评估的依据。
● 发票处理成本最多可降低 80%。：无纸化可以节省时间和金钱，使企业能够将资源集中在更具战略性的目标上，而不是可自动化的单调操作。
 
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