采购工作流程

通常来讲，采购员的基本工作流程包括以下八个步

1.采购计划

根据使用部门的需求计划，在核实过采购计划的准确

性，并与相关计划员或其它负责人沟通无误，并存单

保存后，做出最终的采购计划。

2.询价和还盘

此环节主要包括两部门。1)发询价函:了解好供应

商后，需让发询价函，让供应商对价格、交货时间、

付款方式、售后服务等确认加盖公章回传:2)议

价:综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式

找出二、三家，进一步商谈，以达到最能保障公司利

益的企业进行合作。

需要注意的是:要求多家供方报价单尽可能做细致，

能做到细节出处最好，起到知道所采购物品来龙去脉

的效果，并利用所有途径去验证，这样后面还价也有

理有据容易达到预期

3.做采购订单、合同

在询价议价完成后，接下来要做的就是做订单了。订

单做好后要与各供应商提供的书面报价、比价表及先

前做好的采购计划、计划确认单等等装订到一起。

接下来需要做另一个版本文件，即合同。合同版本基接下来需要做另一个版本文件，即合同。合同版本基

本是固定的，但要结合公司的要求以及与供方谈判的

结果以及不同的材料不同的要求而变化。

4.跟踪货物

在此环节，要了解整个供应链是否正常，了解接货人

的联系方式、地址，并及时通知供应商:另一方面，

供应商发货后，还要了解承运人的联系方式等。这样

便于随时跟踪货物在途中的状态。

5.组织仓储接货

这个环节主要是要注意通知库管人员做好接货的准

备，比如要了解货物何时到货，是否有随货单据之类

的等等。很多企业采购对此会制订出一个统一的走货

单版本，要求发货方抄送到相关部门，采购实时跟

进。

6.组织质检验货

这个环节主要需要做一下具体工作:合同签订后及时

通知检验部门，让其做好验收准备，包括仪器、实验

器材、试剂、验收标准等之类的，以便到货后及时验

收并出具验收合格单。

总之，做好前期检验、中期检验、后期检验。避免到

货才发现问题影响其他。

7.货物达到要求后仓储入库

产品验收合格后，根据验收合格单，库房开具入库

单，采购员需收集入库单、检斤单、质检报告单等做好付款准备 主要强调各环节

8.结算

付款前一定要把相关单据提前备好，以便按照合约及

时付款，即“说到哪里做到哪里”“诚信”是相互的，对

你对他都重要。

付款准备的资料如下:付款申请单、发票、入库单、

质检单、检斤单、合同或订单等。

采购员要起到公司财务和供方之间的桥梁，适时和供

方提出有利于己方的结算方式。