“国际档案日"档案管理直播回顾！会博通和山东新未来倾囊分享，干货满满

      为迎接2023年的国际档案日到来！2023年6月8日下午3点到4点会博通联合山东新未来集团，在腾讯会议直播聚焦“数字化时代下档案管理该怎么做？”与大家一起进行了分享交流。各位山东地区档案机构与会博通的用户朋友们受邀参加会议。

      会议以“干货+实践+交流”的形式展开。会议分享的干货部分，由会博通档案管理项目服务专家谭卓之，以及新未来营销事业部经理孙小青精心准备。两位专家在会议上分享的知识点，触及到了很多当下档案管理的痛点与实用技巧。小编特此将直播知识点总结成文，以飨读者。

01谭卓之：数字经济时代下的档案管理，呈现怎样的特点？

      我们在2023年的政府工作报告中，找到了这样的内容：大力发展数字经济，提升常态化监管水平，支持平台经济；支持公平互联网发展，有利促进制造业数字化智能化。

      同时，我们也在《全国档案局长馆长会议上的报告》当中看到，要系统谋划推进档案工作现代化建设，档案管理工作要走向依法治理、走向开放、走向现代化。所以档案的现代化建设与依法、开放、监管、数字化密切相关，档案管理工作也应围绕着围绕这几个方面来开展。

1）数据化和数字化

      随着信息技术的发展，数字档案成为主流，传统的纸质档案逐渐被数字档案所取代，因此，数字化的档案管理工作成为必须。

      采用档案数字化机器人，可以方便地对档案进行数字化处理。档案数字化机器人可以自行布置多个档案录入段，实现多个地点多个时间对档案进行数字化。数字化后的档案也能够存储进档案管理系统当中，实现档案的全流程管理。

2）网络化和平台化

      数字经济时代下，档案管理工作需要具备网络化和平台化的特点，通过建立数字档案系统或共享平台，实现档案信息的共享和交流，有利于提高档案管理的效率和质量。

      档案管理系统的私有化部署可以给到用户更强数据安全和隐私保护，因为我们在管理档案的过程中，很多信息的敏感性其实都是很高的，采用私有化部署可以保证数据完全掌握在自己手中，避免数据泄露和滥用。

3）开放性和合作性

      数字经济时代下，档案管理工作需要具备开放性和合作性，与其他部门或机构共同合作，实现档案信息的共享和交流，促进档案管理工作的协同发展。

      现代化的档案管理工具让档案管理拥有了非常大的便利性。比如档案资料数字化后，可以同时供多人观看，既能够减轻反复查阅对纸质或实体档案的损害，也能成倍地提升档案的利用效率。

4）安全性和保密性

      数字档案的管理需要具备更高的安全性和保密性，采取措施保障档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和损毁。

      为了确保档案的安全性，我们在系统当中设置了各种各样的安全管理机制，比如说，USBKEY、登录安全、数字证书、防扩散水印等等，可以说是在档案管理的各个层面都有保护机制。

02孙小青：从2个经典项目案例，看档案管理痛点和方案

      山东新未来系统集成有限公司，致力于山东省内智慧城市、智慧数据管理与档案智能化行业的咨询、承接、服务、建设发展，自2016年起进入档案行业，在深入行业的服务过程中不断的积累经验，结合公司的技术能力，在山东省服务了近百家单位。2023年国际档案日，山东新未来跟我们分享了两个非常经典的项目案例：某县政府、市水利局。

1）某县政府项目

      某县政府在项目实施前，面临着比较多的档案管理痛点，比如：管理分散难沉淀、人员变动频繁文档易丢失、出现问题无法追溯、文档量大管理困难、纸质文件成本高、利用安全难管控、业务档案管理不规范等等。

      山东新未来协助某县政府从4各方面，升级了档案管理的方式和方法。

      档案收集：联通OA、钉钉等业务平台。某县政府在这些平台中已经设置好组织架构。会博通软件可以将单位的组织架构通过接口直接投射到平台中，根据业务层级进行多权限管理，这样就可以多部门多业务口均可在自己权限范围内进行文档上传，查阅和使用。

      档案管理：平台可对文档和档案进行流程化管理，比如公文的流转，从公文模板，公文拟写到审批和下发均可在平台上完成，并将完成了公文进行归档入库，完成档案的全生命周期管理。

      档案存储：所有的文档均保存在会博通数据库中，保证了文件不丢失。

      档案利用：某县政府使用客户端和手机端，所有用户均可在自己权限范围内进行文件的查询和借阅，使用，并且形成文档的使用日志，保证了信息使用的及时性，安全性，规范性，可追溯性。

2）市水利局项目

      市水利局项目是一个比较特殊的项目。特殊的地方在于水利局原来的档案库房硬件改造空间有限，基于全省档案工作业务建设评价工作要求，过审难度大，档案信息化建设在评价中比重也比较大。

      山东新未来从信息化的建设处着手，协助市水利局进行档案体系建设：一是和省里的OA系统打通，实现了所有下发的公文直接归档入库；二是响应2020年6月份新修订的《中华人民共和国档案法》的要求，对入库的档案资料使用电子归档章功能，确保了档案资料程序规范，提前实现了电子档案单轨制归档。

      经过档案体系建设升级，市水利局高分获评2022年度全省档案工作业务建设示范单位。

      “奋进新征程、兰台谱新篇”，在2023国际档案日来临之际，我们很荣幸有机会跟大家一起探讨“数字化档案管理”课题。希望本次的交流分享，能够给到或触发大家对于档案管理的一些新看法、新认识。让我们带着新的认知，迈入更为广阔的档案新世界！

来源：https://www.huibotong.cn/