PMP|项目经理在项目进行时，与各部门沟通不顺畅

对项目经理来说，跨部门沟通不良，可能会对项目造成严重影响。

你认为十万火急的事，到了其它部门主管口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”；
原本应该合作解决的问题，到了跨部门会议上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。
 

到底，在不同部门各有不同立场与利益的情况下，怎样才能把话说清楚，把成果做出来？
很多人抱怨为什么跨部门沟通这么难？
其实，只要掌握几个典型基本原则，进行无障碍的跨部门沟通，并非难事。

原则1：沟通前先做好准备

在你跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚，不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。
下面的几个问题应该事先想清楚：你希望对方帮你做什么事？
你认为他会要求你做什么？
如果对方不同意你提出来的做法，有没有其它选择方案？       
如果双方没共识，你会有什么后果？
对方又会有什么后果？
 
原则2：了解其它部门的语言

跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。
因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”。
原则2的一个重要方法是换位思考，试着站在对方的立场思考：
“这么做，对业务部的业绩有帮助吗？”
“如果我是他，会接受这种做法吗？”
“这个方法真的有用吗？”
 

原则3：开诚布公是最好的对策

你面对的是必须长期共事的同事，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。
部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。
相反的，互信会让双方在沟通时打开心房，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。
诚信沟通有四个要素：
错的不要解释；
务必不要争执；
不打断对方说话；
微笑再微笑；

原则4：不要害怕冲突

在跨部门会议上，每个主管为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。
有时候，太过和谐反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。
记住，你是部门主管，虽然你要和其它部门保持良好关系，但是，捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。

原则5：呈现事实，专注中心议题
让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。

原则6：多提选项，保持弹性

当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项，例如一次提出3～5个方案，让其它经理人有更大的选择空间。

原则7：创造共同目标

一起合作无可讳言，各部门间一定同时存在合作与竞争关系。
部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此的合作关系，竞争意味愈淡愈好。
合作的关键在于拥有共同目标。
在跨部门沟通中，达成一致的目标需要弄清楚四个问题：双方的共同目标是什么？
有什么阻碍双方合作？
创造共同目标的资源是什么？
合作的价值是什么？

原则8：尊重沟通对象的权力

每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者，而他们也期待别人尊重他的这种权力。
因此，当你在进行横向沟通时，一定要挑对对象。
 

原则9：善用幽默

幽默可以作为沟通时的缓冲剂，也可视为一种防御机制。
当你必须呈现可能会触犯到他人的事实，或是要沟通棘手讯息时，以轻松或幽默的方式来传达，比较能保留对方的面子，也有助于正面的沟通。
幽默使用法则的四条禁忌：不谈论对方家庭；不以人身攻击；不涉及组织敏感话题；
幽默有度，点到即止。

原则10、确保沟通信息无误

当你针对某个项目或议题，进行完跨部门沟通后，务必要回到自己部门，向部属清楚传达最新进度与讯息。
很多时候，跨部门会议中所决定的事项，必须交由各部门的一线人员去执行，因此，一定要确保所有信息传达无误，才不会让好不容易达成的共识大打折扣。
为了确保沟通信息无误，管理者可以利用以下几个方法：向对方重复沟通中的主要内容；利用澄清的方式提出不明白的内容；
谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。

沟通在项目进行中是非常重要的环节，不仅仅跨部门沟通需要顺畅，其他环节也是需要解决好沟通问题的。