会博通档案管理直播回放|档案系统和档案功能模块，有什么区别？

      您在挑选一款适合自己的档案管理系统时，相信您应该了解了各种各样的档案形态，有的是单独的档案软件，有的是小插件，有的是办公系统下面的一个小工具，细看它们里面的功能也是千差万别，一不小心就会挑花眼，正儿八经地做个评测也是蛮耗心力的。为解决大家心中的这个疑惑，会博通在3月“数字档案�数智向新”特别直播活动中，跟大家畅聊了这个话题。

      “档案系统和档案功能模块，究竟有什么不同？”这个问题，是会博通售前工程师们在工作当中，被问得比较多的问题，基于此我们技术工程师们专程对市面上的档案应用进行了研究，发现商业形态的软件，参差不齐，但基本上价格跟价值是正相关的。

01档案系统和档案功能模块的4点区别

      会博通档案技术专家白继成白工在直播中跟我们分享了，他所总结的档案系统和档案功能模块的4点区别。

      第一个区别是功能上面的区别：专门的档案管理系统具有更强大的档案管理功能，例如档案分类、检索、借阅、归还等功能，而OA系统自带的档案管理工具通常只能进行简单的档案管理操作。

      第二个区别是定制化的区别：专门的档案管理系统可根据不同企业的需求进行定制化开发，适应性更强，而OA系统自带的档案管理工具则只能使用预设的功能。

      第三个区别是安全性区别：专门的档案管理系统可提供更加完善的权限管理、备份恢复等安全措施，保障档案数据的安全性，而OA系统自带的档案管理工具则可能存在一定的安全风险。

      第四个区别是成本区别：专门的档案管理系统的价格通常较高，而OA系统自带的档案管理工具则可以在OA系统中免费使用。

      第一点，在功能应用上面，档案管理系统因为聚焦的是档案管理，所以不管是政策性的要求也好，还是目前与日俱增的档案业务的使用场景，比如档案的预览、在保证安全的前提下进行跨平台分享等等在档案管理系统上有进行过很好的磨合。就会博通档案管理系统而言，目前我们正根据用户的使用场景，对产品功能进行更深度的细化和打磨，为用户提供与档案和企业想匹配的档案软件，而这是很多档案功能模块覆盖不到的。

      第二点，档案管理软件在于企业的适配性上是更强的。现如今，档案管理软件已经不单单是一套软件，以会博通为例我们为企业提供的服务已经从软件系统转化为了解决方案。我们认为只有切实保障企业合法权益、推动企业实现新型增长的系统才是好的档案管理系统，为此会博通将档案的各项应用进行模块化划分，针对用户实际需求灵活重组调试为更适用于该企业的软件应用系统。

      第三点，从安全性上来说，档案管理软件的安全性是更为细致的，比如会博通采用的是细粒化的权限管理，保障档案安全每一个分类都可以单独设置权限，授权对象是组织架构中的组织或具体的用户，首先是定义授权对象可访问内容的密级，以及可以进行的操作行为。这一点对于很多档案管理模块来说是做不到的。

      第四点，从成本上来说，档案管理软件相较于档案管理模块来说，因为是一个独立的软件应用，需要额外的支出，显得会比较贵，但实际上我们都知道一个道理，所谓综合性的软件也许能做到很多事情，但不一定很多事情都能做到很精细，想要更为专业的档案管理系统，还是推荐专业的系统。专业性的价值不在眼前，而在长期，档案管理软件对企业的长远、稳定、健康发展，起着重要作用，我们当然希望它更安全、更有保障一些。

02这些功能只有在档案管理软件中才有

      从事档案业务运营多年的陈晓佳也从业务的角度，跟大家介绍了她自己总结出来的不同点，她说：“我这边也有对OA系统里面的档案工作做过研究。从使用的角度上来说，研究下来我觉得，独立的档案管理软件有会有这么几个优势。第一个是可以在线预览我们的档案，第二是有权限等一系列的安全措施，不需要设置专门的人员进行安全管控，除此之外合规化的编号管理，档案的统计功能都是比较专业档案管理软件才有的。”

      关于选择档案系统还是档案功能模块的问题，大家还是需要回归到自己本身的需求上，如果预算允许，还是比较建议大家用专业的工具，毕竟档案关于企业的安全和稳健发展，是企业发展不容忽视的环节，在前期做得到位一点，后期就会省掉很多不必要的麻烦。如果您在构建数字档案体系上，有犹豫不决的点，也欢迎随时致电我们，我们可以为您提供更为全面的咨询服务。

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