经济应用文写作15 事务文书概述

第三章 事务文书写作

第一节事务文书概述

一、事务文书的概念

事务性文书指法定的行政公文之外的，在国家机关、企事业单位、社会团体日常行政事务中经常并大量使用的公务文书，主要用来沟通信息、安排工作、总结得失 、研究问题，有时又称为“常规文书”。

在行政工作中，各个部门依据法定职能开展工作所使用的文书大多为公文。除此之外，各个部门也要借助一些文书进行内部管理，处理一些日常性工作。这些文书使用灵活、快捷，多在内部使用，必要时也可上报或下发（这种情况下多和公文联用）。

二、事务文书的特点：事务性文书的特点是在实际工作使用中形成的。

（一）事务文书要由一定的作者制发。

 这一特点与行政公文类似，只是事务文书作者的法定性不及公文那样严格。公文必须以法定的机关、组织或者法定领导人的名义制发，而事务文书可以以法定的机关、组织的名义制发，也可以以机关、组织的某个部门的名义制发，也可以以机关、组织的领导人或代表的名义制发。

(二)事务文书具有鲜明的政治性和很强的政策性。

这一特点与行政公文比较一致。它们都担负着传达、贯彻党和政府的方针政策，处理机关公务的重要任务，它们的内容与政府的政治、政策密切相关，只是事务文书的这一特点不及公文那样显著而已。

(三)事务文书要按照长期以来“约定俗成”的惯用体式制作。

在实际工作中，实务性文书既形成了一套自己的惯用体式，并要按照机关、组织的隶属关系行文。这一特点也与行政公文类似，只是不像公文那样必须严格地按照固定的特定体式制作、按照规定的处理程序进行处理。

与公文相比，事务性文书的制发程序和行文格式并无严格规定，同时也不具备法定的权威性。在必要时，事务性文书可以公开面向社会，或提供新闻线索，如简报；或通过传媒宣传，如经验性总结、调查报告等。

三、事务文书的作用

（一）指导日常事务工作。

 事务性文书是具体事务在管理过程中产生的，它是管理工作的有机组成部分。机关、团体、企事业单位为了保证行政管理工作征程进行，常常需要通过事务性文书来落实各项任务，协调各种关系，以确保上级领导的指示和精神得到贯彻执行。各个职能部门之间也需要通过事务文书传递各种信息，密切业务联系。比如简报，就是将各个职能部门的工作汇总相互通报，促进大家的相互了解。

（二）宣传教育作用。

事务文书以宣传、贯彻和执行领导部门的方针政策、法律法规为己任，通过文书的制发，介绍经验，总结教训，宣传典型，提高大家的认识，促进工作的开展。比如计划、总结、调查报告等，都是对现时工作存在的问题、取得的经验进行概括提炼，从而起到启发、引导、宣传的作用。

（三）提供历史文献资料。

事务文书中的简报、会议记录、大事记等也是反映单位或部门基本工作情况的载体，能够为人们提供相关资料，更好地开展和完成各项工作任务，具有凭证和鉴证的作用。

（四）规范日常工作行为。

事务性文书虽不像法律、法令和法规文书等文书具有很强的法规性，但它对发文单位来说具有自律性，比如计划，一旦审议通过，就成为发文单位日常工作的一个行为准则和依据，没有特殊情况不能变动。另外，象总结中提到的一些问题或建议，都是对相关部门的工作规律性的认识，都会受到重视，并在今后的工作加以改正或实施。

四、事务文书的类型

事务文书的种类较多，分类的标准也不一。在这里我们将实务性文书分为计划类、总结类、调研类、信息类、专用书信类。事务性文书有着“文体随时”的特点，也就是说随着社会的发展需要，事务性文书会不断地调整，充分显示出该文种的实用性功能，

五、事务文书写作的基本要求

   （一）明确写作目的。事务文书既然是为了解决日常事务性工作的，因此，写作时要首先明确事物的类型，之后再选择不同的文种来写作，使事务文书具有针对性。比如，要对今后的工作提出明确的设想，就应该选择计划类的文书；要对已做过的工作进行认识，找出经验和文体，就要使用总结类文书；要想弄清事实、解决问题，调研类文书最适用。

   （二）写作材料要真实可信。事务性文书运用于具体的工作实践，对工作具有很强的指导性和规范性。因此，其中的所使用的材料要真实可靠，如果对一些问题缺乏深入细致的调查研究，材料与事实有出入，那就会给工作带来损失。比如，调查报告写作的目的就是要帮助领导部门弄清一些工作的事实真相，为领导部门提供解决问题的依据，如果调查的不深入，不细致，这样的报告就会给领导造成误导，直接影响到决策。

   （三）写作的态度要实事求是。事务文书写作的态度就是对待工作的态度。事务文书所涉及的内容多是预见未来、发现问题、解决问题、作出工作评价等，这种文书的写作需要秉承实事求是的精神，不虚夸、不饰美，才能抓住事物的本质和规律，促进工作的发展。

对于具体的写作者来说，要具备以下的基本素质：

一是要熟悉自己工作范围的相关方针政策、法律法规，认真领会其中的精神，写作要以此为依据，并在文章中得以体现。

二是要拓宽个人的知识面，增大个人的信息量，才能写作高水平、高质量的文章。

三是要提高自身理论素质，提升对问题的认识、分析和判断能力。一些办公事务文书如工作总结、调查报告等，写作中要体现一定的理论性，写作者必须从大量的材料中提炼出规律性的意见和建议，而这项工作的完成，依赖于写作者自身的理性思维能力和分析判断能力。