员工开私家车外出办公，费用到底怎么报销？

在实务中大部分的企业都存在私车公用的情况，这个话题在财务界也是老生常谈了。那到底怎么报销才合规，我们看看税务局是怎么回复这个问题的？

税务局回复：企业实际发生的与取得收入有关的，合理的支出，包括成本，费用，税金，损失和其他支出，准予计算应纳税所得额时扣除。所称费用，是指企业在生产经营活动中发生的销售费用，管理费用和财务费用。综上，企业使用员工个人车辆，应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，其发生的与生产经营相关的油费，保养费，过路费等支出，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。

根据税务局回复那下面我们就说说三个大点：

1，如何合规签定私车公用的协议？

2，如何合规建立相关的私车公用管理制度？

3，如何合规报销私车公用的相关费用？

1、如何合规签订私车公用的协议呢？

签订租车协议时，写明三个要点：

1）租入员工车辆的必要性；

2）租入员工车辆的用途；

3）协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式，直接费用由员工凭发票据实报销，其中，油费可依据运行公里数及油耗标准报销，过桥过路费、停车费根据出车记录报销。

目的在于留存相关的证据来说明，未来发生的费用是用于生产经营，与收入相关的费用。

注意：签订协议的员工应该仅仅是部分员工，如果与所有员工签订，则有被视为发放福利的风险。

2、如何合规建立相关的私车公用的管理制度呢？

私车公用的报销管理制度，建议做到以下几点：

1）制度中明确，哪些岗位、哪些员工适用私车公用，企业要有书面备案登记，避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同；

2）制度中说明，与适用私车公用的员工签订用车协议，明确权利义务，约定明确车辆的使用情况及费用分摊方式，分清个人消费和企业费用，员工应向公司提供汽车租赁发票。这点非常重要，可以避免变相发放交通补贴的质疑；

3）制度中要有规定，私车公用的出车记录企业应专门登记，登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数，车牌号、所办事由等，并需车主签字确认。

3、如何合规报销私车公用的相关费用呢？

报销私车公用的相关费用时，除了平时应该按规定贴发票，使用费用报销单进行审批外，还需要有相关的私车公用申请及行驶记录表等（可以根据公司实际情况的相关单据）作为费用报销的证据。

大家千万别认为有张加油费发票贴着就是合规报销了，在财税上，任何事情都是要讲证据的，会计上和税务上的真实合理不是就等于一张发票。如果你就是一摞加油票，一摞通行费发票的贴着报销，而且还说不出个合理性，分不清出行次数，任务目的和合理公里消耗，这部分费用的可信度就非常低了，那就有可能被税务局认定为虚假费用，那就有可能补税加罚金。