在数字化办公时代，每个公司都会有大量的工作文档，不再以纸质保存，其中不乏一些非常机密的类型。如何保证这些文档的安全性是每个公司都必须要考虑的。数字化带来便捷的同时也带来了威胁。

下面是一些提高文档安全性的经验方法。

文件服务器设置权限

如果是纸质的文件，无论是拿走原件或者是对原件复制，都会通过档案管理室的门户，留下痕迹，但对于现今的文件量，实体的纸质文件的管理工作已经造成了巨大的负担。而脱离纸质的文件过于便捷也就难以察觉甚至是接触的痕迹都难以留下。

所以就需要一台文件服务器来提供外地人员或本地人员从服务器上下载文件。针对不同级别和部门的员工，应该设置不同的权限，避免低级别员工接触到机密文档。

设置文件密码

纸质文件在拿到原件后就失去的保护的屏障。而电子文件所有的安全性较高的文档都应该设置文档密码，打开文档时必须输入正确才能浏览文档，并且要定期更换密码。

离职人员要收回电脑并处理

纸质就留在公司，人员流动不会对纸质的文件有影响。但电子的文件则可能存储的员工的电脑上，所以对于离职人员要及时收回电脑，并对电脑中的内容进行格式化处理，避免电脑中的文档发生不必要的外泄。

发送带附件的邮件时要进行加密

纸质的文件不便于远距离传输，也不会带来相关的安全隐患。而电子文件的在获得远距离传输的优势的同时也带来了泄密问题，所以在发邮件时如果把文档作为附件传输时，除了要保证文档本身有密码外，还要对文档进行压缩，并对压缩包进行加密，同时也避免显示压缩包内的文件列表，最大可能的保证安全性。

备份内容进行加密

纸质的备份管理在档案室，以档案管理人员与档案管理制度作为安全保障。而电子文档则文档服务器要定期对文档内容进行备份，避免使用中的服务器出现问题后造成文件丢失。对于备份的内容也要进行加密保存，这样即使备份内容一旦发生泄漏时文档内容也不会外传。

无论是纸质和电子都具有各自的优劣势，纸质的文件要用增加人力、物力去补足缺点，电子的文件则需要严格的管理制度去弥补缺点。有没有让文档的管理更加便捷与安全的方法。

伊登DMS文档管理中台

使用一个文档管理系统，如伊登DMS，让死板的程序代替管理制度，既能便捷化工作、提升工作效率，也能保证文件的安全

权限管理

对用户设置权限，在拥有权限时才能对文件进行访问与操作，让无权接触文件的人员无法访问文件。并在文件访问后留下日志记录，方便需要时追溯。

文件加密

伊登DMS内置文件的加密，与第三方Ipguard集成，保护文件的安全。

服务器存储

伊登DMS不只是一个系统，还会同步部署私有的服务器，服务器统一存储文件，文档跟随账号而不是员工的个人设备，无论是人员流动还是设备更新都不会对文档造成影响。

分享、分发

伊登DMS设置分享与分发模块，既能在系统内直接分享文件，也能通过链接在外部传输，而系统在解析链接后，收到链接的用户也能访问分享的文件。分享与分发也会由分发人员设置权限，对流通文件做全面保护。

备份

伊登DMS企业文档库设置备份模块，备份的文档具有更高的安全与权限设置，保证文档安全。

联系方式

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