公文知识笔记

公文知识学习笔记

公务文书的简称，是国家机关、社会团体、企事业单位在各种公务活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用、表达社会集团意志的信息记录。包括：通用公文（法定公文）和专用公文。

一、公文种类与分类

（一）种类

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项。

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关请示事项。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

（二）分类

按照公文的行文方向分为：下行文（决议、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、批复）、上行文（报告、请示）、平行文（函）、行文方向不限（意见）。

按照公文内容涉及国家秘密的程度和阅读范围分为：普通文件（对外公开、限国内公开、内部使用）、秘密文件（秘密、机密、绝密）。

按照公文处理时限要求分为：加急（一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文）、特急（事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文）。

按照公文行文方式分类：逐级行文、越级行文、多级行文、直接行文。

二、公文的格式

（一）文面格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

党政机关公文格式将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

版头：置于公文首页红色反线（党的机关公文在红色反线正中嵌一颗五角星）以上的各要素。

份号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份份号 数序号，用阿拉伯数码定格标识在版心左上角第1行。公文份数序号的主要作用是便于公文的分发、清退和查找。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

分割线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

标题：由发文机关名称、事由和文种组成。在发文机关、事由、文种三个要素中“文种”不可省略，在特殊情况下“发文机关”和“事由”可以省略。

一是省略“发文机关”，多见于上行文，其他因版头印有发文机关而省略此项的情况也很常见。

二是省略“事由”，在命令、公告、通告等文种中较为常见。三是省略“发文机关”和“事由”，在公告、通告等公布性文件以及内容单一的知照性通知经常这样处理。

15种行政机关公文中大多数标题可以省略其中的一项或两项，但议案、决定两个文种的标题不能省略。标题末不加标点；标题中一般不使用标点，标题中出现法规、规章名称可以使用书名号《》。“事由”前面一般加“关于”二字，表示涉及的范围或事务。标题的文字应当高度浓缩，准确表达公文的内容。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关：主送机关又称抬头、上款，指对公文负有主办或答复责任的机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

附件说明：附件是指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。附件是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文机关署名成文日期印章：署发文机关全称或者规范化简称。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

附注：附注用以说明公文的阅读范围、使用注意事项、请示和上行的意见的联系人和电话等。正文中的名词术语的解释一般采用句内括号或句外括注的办法解决，不作为附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

版记：

分割线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

印发机关：公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01)，后加“印发”二字。

页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

三、公文的行文规则

（一）一般规则

1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

可以越级行文的情况：

(1)遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成

重大损失时；(2)经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题；

(3)上级领导或领导机关又办，并指定越级直接上报的事项；

(4)对直接上级机关或领导进行检举、控告；

(5)直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题；

(6)询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。

(7)在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广播、报刊等方式行文。

（二）上行文规则

(1)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。

(2)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(3)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

(4)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(5)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

(6)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）下行文规则

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明己经政府同意。

3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

联合行文等其他规则

1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。属于同级机关的有：

(1)同级政府、同级政府各部门

(2)上级政府部门与下一级政府

(3)政府与同级党委和军队机关

(4)政府部门与相应的党组织和军队机关

(5)政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位

2.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

四、公文办理

（一）公文办理的含义和原则

《党政机关公文处理工作条例》第四条：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”

第五条：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”

（二）公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1.起草

第一，符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

第二，一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

第三，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

第四，文种正确，格式规范。

第五，深入调查研宄，充分进行论证，广泛听取意见。

第六，公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

第七，机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

2.审核

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：

第一，行文理由是否充分，行文依据是否准确。

第二，内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

第三，涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。第四，文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

第五，其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。

3.签发

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

（三）公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

①发文办理

复核：己经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

②收文办理

签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

初审：对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否己经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。彳

传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

③整理归档

清退：经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或其指定的有关单位。公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全。清退的范围如下：涉密文件；具有重大错误的文件；仅供征求意见或传阅、审阅的公文；未经本人审阅的领导人的讲话稿；被明令撤销的公文；其他由发文机关指定清退的公文。清退的程序一般是通知清退一一清点核对一一清退交接。涉密文件应当在发文时填写“文件清退通知单”，收文机关按照文件清退通知单清退。发生重大错误的文件应及时通知回收。其他需清退文件应注明“阅后退回”等标记。

销毁:对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。销毁的范围主要有:不具备留存价值的公文；没有必要立卷归档的重份公文；上级指定要销毁的公文；涉密公文形成过程中的草稿等。公文销毁首先应经文书部门进行收集、清点、造册、送交办公部门领导审批、销毁等步骤。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

暂存：指对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以备查用。暂存的范围：频繁查阅的己整理归档公文的重份文本与复印本；具有参考价值的公文、简报等；一时难以准确判定是否留存或销毁的公文；反映一般情况的公文、报表等。

立卷：将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。

归档：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

（四）公文管理

各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。具体来说有四个注意事项：

1.公文确定密级前后

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

2.公文的复制、汇编

复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

3.公文的撤销、废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。