会博通档案管理系统33周年9月份制造业档案管理专场直播

      会博通 33 周年活动之制造业档案管理系统专场直播在2023 年9月8 日下午3 点圆满开播完毕。直播中跟大家主要分享了在制造行业当中档案管理普遍存在的 6 个痛点与痛点解决方案，并且以真实案例作为参考，拆解了南京天加的客户案例，可以说内容量很丰富，知识干货满满，让错过的小伙伴直呼可借!

      应客户朋友们的需求，小编将部分直播内容整理如下。

      01制造业档案管理系统的6大痛点和解决方案

痛点1：档案管理流程繁琐且不完善，周期长、工作量大，容易导致管理成本过高。

      针对这个痛点，会博通制造业档案管理系统支持多人协同，可多人参与档案的录入、扫描、上传、及时形成电子档案并移交归档。可以将管理方式植入到业务端，化整为零。为了做好多人协同，我们今年也推出了档案管理机器人。

      档案管理机器人由爱普生扫描仪和会博通文件档案知识一体化管理系统智慧集成。通过档案管理机器人的辅助，一个专职或兼职的文档管理员，即可承担起整个单位的文件与档案管理职责，并且，可通过配置一定数量的智能扫描工作台，让单位全员可以及时、方便、高效的将文件与档案数字化并上传系统。

痛点2：档案管理分散、人员流动大、收集困难，档案完整性得不到保障，且传统硬盘存储方式丢失率高。

      针对这个问题，我们提供了一个集中管理的解决方案。我们建立了统一的归档平台，归档的范围涵盖文书、科研、产品、基建、会计、人事等各类档案的收集、整理、存储、利用管理，如产品创意、研发、生产、销售、售后过程中的成果文件，均可实现产品全生命周期的集中统一管理。

痛点3：系统集成要求高，不同类型档案使用独立系统管理，容易造成信息孤岛。

      会博通档案管理系统可以跟很多第三方系统打通信息传输的接口，实现单点登录、组织架构同步等功能。这些第三方系统包括但不限于泛微、致远、蓝凌等OA系统；SAP、金蝶、用友等ERP系统；税务、银行、淘宝、京东等财务系统；微信、钉钉、云之家等即时通讯工具。

痛点4：经营、设计、制造等档案保密程度高、管理存在安全风险。

      针对这一个痛难点，我们为大家配置了包括用户行为监控、痕迹可查、依权限管理、严密地防扩散机制等。会博通系统利用用户登录监控、应用操作行为监控、工作流程监控、类似于黑匣子的操作痕迹记录、监控信息统计与分析多种方式，实时保障文档的安全。只要在系统当中浏览过企业文档资料，系统就会自动保存其浏览记录，一旦发现哪个文档资料出现泄露，通过痕迹可寻即可找到对应的责任人，帮助企业快速找到泄密者。

痛点5：档案管理专业程度低，管理不规范、标准化程度低。

      针对档案管理专业度的问题，会博通档案管理系统提供的是可与国家规范、标准以及制造业制度合一的档案管理平台，同时也可以由用户自定义档案管理规范与标准。具体地来说，会博通档案管理系统符合中华人民共和国档案法、中华人民共和国保密法、电子档案管理系统通用功能要求、电子文件归档与管理规范、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定、科学技术档案工作条例、档案行业网络与信息安全信息通报工作规范等等。

痛点6：档案数量庞大，查找、利用不便，档案的利用价值难以提升。

      针对这个问题，会博通为的大家提供了面向用户服务的利用体系，用户可自行在系统中依权限查阅档案资料，如果有需要也可以按照需要勾选发起借阅、借用流程，管理节点自动提醒、自动记录，随时查询和统计。

02南京天加环境科技有限公司案例分享

      南京天加是创始于1991年的企业，是集研发、制造、销售、服务于一体的洁净环境及热能利用的专业化公司，拥有南京、天津、广州、成都、吉隆坡5大基地，70多个销售和服务网点。产品线包括洁净单元、新风除霾机、洁净空气处理机、模块机、多联机、螺杆机、离心机，ORC低温余热发电系统等。

      天加属于比较大型的制造型企业，2021年年中财经中心梳理公司基础资料，共统计到2019种各类档案文件，种类繁多。公司相关资质，其他荣誉资料也分散在各处，合同保管在多个不同的部门，没有统一归口的档案部门及档案系统。

      各类资料文件零散分散在各部门，有可能造成重要合同，重要文件的丢失，不利于公司知识的积累，也不利于各类文档的有效利用。归结起来，它们的4大痛点包括档案分散、收集工作麻烦、档案制度确实、资质证照到期无提醒。

基于这样的一个背景，会博通为天加建立了面向全体员工的档案“服务”中心。整个的服务包括4个方面：

1)将泛微 OA 系统、每刻系统、CRM 系统、SRM 系统等中的需要归档的文档数据，导入档案系统中，实施归档及相关管理。从电子目录+纸质档案的管理模式，升级为纸质+电子档案双套制管理模式。

2)实现文件从起草、发布、归档，到档案借还、销毁等的文档一体化管理。

3)实现公司盖章的流程及盖章文件归档。

4)建设内部数字档案馆，实现面向单位内部用户服务的档案管理模式。

      在档案管理实时的过程中，会博通做了很多大量的工作，比如说档案归档范围的调研和收集。在项目的实施过程当中，经过梳理，我们将天加的档案划分为了多个部门板块和档案门类，共200多项小项的档案归档范围。

      会博通还为南京天加提供了定制化的功能，比如压缩包预览功能。功能设置完成之后，用户登录系统可预览压缩包目录文件、预览文件、支持RAR和ZIP文件，直接下载压缩内文件、支持带密码的压缩包；比如单点登录功能。功能布设完成后，天加的系统用户可以通过单点登录到会博通。同时我们也对初始档号的生成策略进行了演变。

      更多南京天加的内容，我们在往期的文章当中也有介绍。文章的题目是：《南京天加携手会博通：产品制造档案管理，可以这样做》，感兴趣的朋友们可以点击了解。

03会博通服务过不同体量的制造型企业

      除天加之外，会博通服务过很多制造型企业，比如：日立电梯（中国）有限公司、广州珠江钢琴集团股份有限公司、广州智能装备产业集团有限公司、天能电池集团股份有限公司、厦门钨业股份有限公司、广州广日股份有限公司、天津微纳芯科技有限公司、广州万宝集团有限公司、新天科技股份有限公司、江苏卓高新材料有限公司、佛山市北川电子科技有限公司等。

      会博通系统实施的经验非常丰富，在我们33周年优惠活动期间，我们开放了档案管理体系建设免费咨询服务。有想要了解的朋友们，可以随时咨询我们的专业技术人员。

04写在最后

       以上就是制造业档案管理软件专场直播的部分内容整理，感谢大家看到这里，我们下一场的直播是工程档案管理痛点与解决方案的专场，时间定在2023年9月15号，也欢迎大家预约观看。在直播间观看比内容整理更为丰富哦！