相信在学习如何构建知识库之前，你已经阅读过大量有关“如何构建企业知识库”的文章。但在构建知识库的实操当中，难免还是会犯下一些难以避免的错误。

但是，如果你知道在构建知识库的过程中会犯下哪些错误，这样就可以提前预防、减少试错成本。

接下来，本篇文章将会提出公司在管理知识库时常犯的6个错误，并提供修正这些错误的解决方案。

一、知识库缺少管理者

维护一个知识库需要大量的工作和精力投入。它涉及到管理权限、编写知识库文章、更新指南中的程序变更等等。简而言之，管理知识库是一项全职工作。

如果没有一个专门的知识库管理者，你的知识库很可能会变得过时和不可靠。你的员工也不太可能使用这个知识库，因为他们无法靠它来解决自己的问题。只有通过指定一个专门的人来管理您的知识库，您才能确保它的持续维护和高效运作。

二、只有一名知识库作者

当您的公司规模较小且没有太多政策和程序时，让一名人员撰写所有的知识库文章可能是有效的。

然而，如果您是一家大型公司跨越多个部门，并且您的知识库涵盖了数百个策略和程序，那么对于单个人来说，这是一项庞大的任务。他们无法独自保持所有内容的最新性。

在这种情况下，您需要一个专门的内容作者团队。您可以任命每个部门的主题专家，负责监督他们所在部门的知识库内容。或者，您可以雇佣专门的员工来撰写、编辑和更新知识库文章。

此外，与单一的内容作者相比，多名内容作者可以提供不同的视角和专业知识，使知识库更加全面和多样化。

三、文章没有标准化

在阅读不同网站的时候，如果文章内容的呈现方式不同，很容易对正在阅读的内容感到困惑。因此，为了确保知识库文章的一致性，建立一个知识库样式指南非常重要，这样您的内容作者就知道如何在知识库文章中呈现风格统一的信息。

样式指南可以规定一致的格式和风格准则。例如，如果您决定使用斜体强调某些内容，使用粗体表示特定操作，那么您希望在所有文章中保持一致。如果一位作者使用斜体来表示员工应说的话，而另一位作者则使用斜体表示背景信息，这可能会给员工造成困惑。

通过标准化知识库文章的样式和格式，您可以提供一致性和易于理解的指导，使员工能够准确、迅速地使用知识库资源。

定期审查和更新样式指南也很重要，以适应变化和新的最佳实践。这样，您的知识库文章将始终保持与时俱进，为最终用户提供一致、准确和易于理解的信息。

四、编写冗长的文章

编写包含适量信息的指南意味着在文章中不要包含太多或太少的细节，以确保读者能够完成他们应该做的事情。知识库文章的目的是帮助用户解决问题。

在编写文章时，请考虑以下两点：

1、突出关键步骤和关键信息，避免过多的背景知识和无关细节。

2、使用有序/无序列表或步骤来指导读者完成任务，确保步骤清晰明了。

3、使用图表、图像或视频等辅助材料来解释复杂的概念或操作步骤，提供更直观的指导。

五、知识库内容过时

你需要使知识库中的内容保持新鲜。这意味着您需要定期评估您的知识库文章是否是最新的。这包括用准确的信息更新现有文章以及撰写新文章以填补学习空白以及新的公司政策和程序。

请确保每天留出一些时间来编写和编辑您的知识库。即使只有15分钟，这些时间也可以帮助您改进知识库，以便您的最终用户可以继续依赖它来获取准确的信息。

例如HelpLook中，知识库内容可以实时切换“草稿”和“发布”两种状态，实时更新知识库文章保证其新鲜度和实用性。

以下是保持知识库内容新鲜的一些方法：

1、建立一个更新计划：设立一个定期的更新计划，以确保每个知识库文章都得到评估和必要的更新。

2、定期审核内容：定期回顾和审核您的文章，查看是否有需要更新或修订的部分。

3、收集反馈意见：鼓励用户提供反馈和建议，以便您了解文章中可能存在的问题，并及时进行改进。

4、关注新政策和最佳实践：保持对公司内部政策和外部行业最佳实践的关注，及时更新相关的知识库内容。

 5、培养团队合作：与相关部门和团队合作，确保他们提供最新的信息和洞察力，以便更新相关的知识库文章。

六、没有为用户提供反馈的方式

你的知识库提供反馈的方式吗？你的用户如何向您发送反馈？

您需要从用户那里获得有关知识库的一些反馈，这样才有助于知识库的更新与完善。 它们在您的知识库中。他们知道什么时候事情已经过时或令人困惑。用户发送反馈的方式可以是知识库中的反馈工具（例如表单反馈、问卷调查），或是明确宣传的电子邮件，这些都有助于保持知识库的准确性。

通过强大的知识库管理工具避免错误并记录

在管理公司的知识库时，需要注意很多事情。因为你的企业团队依赖这个知识库作为公司的操作基准，并且这可能会关系到公司的发展，所以知识库的完美建立变得尤为重要。

但只要当你意识到这些常见错误时，便可以制定有序的计划，利用你的知识库来防止犯这些错误。

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