在如今这个数字化社会，很多人都开始渐渐走上“无纸化”的路。尤其是现在市面上出现了越来越多可以编辑信息、创作文章的软件，这样的话不用担心数据会被丢失的同时又可以方便我们查找资料。但是这样也随之出现了一个问题，就是怎么样去管理这些文档。因为画图的、写作的、p图的、资料的都是用不同软件来制作的。各种文档散乱地待在设备上各个地方，每次查找的时候就很花费我们的时间和精力，所以我们需要有意识地去进行文档的整理。

怎么样去选择适合自己的文档管理工具

1.文件格式的多样化

因为现在市面上的文档有很多种格式（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等），我们在找文档管理工具的适合最后是可以找一下支持多种文档格式的，要不我们上传的时候还要自己去转化格式。加大了我们自己的工作量的同时，现在很多转换格式的工具还需要付费，这样就很不值得了。

2.文档管理的排版设置

然后要去考虑的就是这个文档管理工具能不能提供一个清晰的分类存储。在面对很多、很杂的数据的时候，能否提供到一个方便、简洁的分分类方式。就像是有没有栏目的设置、栏目和文档之间的关系设置、文档和文档之间的关系设置，这些对于排版来说都是很重要的。

3.搜索设置

当我们把文档数据都导进去一个大文档里面之后，能否在这么多内容里面迅速找到自己想要的内容也很重要。所以我们在编辑文档的时候，要把关键词放在标题处，方便后续想找到资料的时候可以直接地查到相关的数据。

4.产品使用起来是否容易

作为一款文档管理软件，面向的受众人群是很广的，所以这个时候产品使用起来是否容易就是一个很重要的考量因素。产品肯定是设置得越简单越好，最好是接近现在市面上比较常用的办公软件，这样的话用户就不需要再去适应一个新的系统。而且产品最好设置得没有技术门槛，不然的话会减少很多受众人群。

5.产品的性价比高不高

目前基本上文档管理软件到一定内存之后都是要收费的，这个时候就要去对比一下价格，找到最实惠的套餐进行购买。

6.可不可以自动备份

因为文档是包含着很多信息的，所以最好是有自动备份功能，要不如果出现一些忘记保存、电脑死机的特殊情况的话，数据就很容易没掉。那样我们还得重新去导入和整理，时间成本太高了。不过其实目前大部分的文档管理软件都是有这个功能的，所以大家也可以放心。

总结

文档管理软件其实很早之前就有了，但是近年来随着数字化的发展，很多企业也抓住了这个趋势，去开发更多的文档管理软件。有一些像是HelpLook的甚至已经嵌入了chatgpt系统，可以运用ai来帮我们管理文档，集成文档中的所有相关信息。looklook真的不得不感叹现在科技的发展，真的是造福了很多人啊！