项目采购管理论文

        2020年初，笔者参与了我市某三级甲等综合性公立医院的互联网医院信息系统建设项目，并担任项目经理。该院位于省会太原，是山西省第一家经国家中医药管理局认定的集医疗、预防、科研、教学、社区卫生于一体的综合性中西医结合医院。为贯彻落实国务院办公厅《关于促进“互联网+医疗健康”发展的意见》和山西省卫健委《关于做好互联网医疗工作的通知》，在市卫健委牵头下，院方决定建设互联网医院信息系统，并对现有基础网络及网络安全防护系统进行升级改造。通过以上建设，使互联网医院平台系统达到等保三级评测要求。系统主要模块包括：身份认证、预约挂号、在线复诊、在线续房、处方流转、消息推送、远程医疗协同等。该项目投入380万元，其中软件部分210万元，建设周期10个月。项目于2021年11月通过验收并成功上线，于2022年6月完成三级等保备案，完全满足了项目技术要求和业务要求，获得了院方的好评。

        由于我司缺乏移动端平台的开发经验，且该项目系统集成度高，项目工期紧张，这些客观因素都会增加系统开发的难度，为项目管理带来更多风险。我和项目团队在项目建设初期就认识到项目采购管理的重要性，运用科学的项目管理过程及方法，做好项目采购管理工作。本文将结合个人实践，主要从规划采购、实施采购、控制采购、结束采购这四个方面，就该项目的采购管理展开论述。

        在项目建设初期，我和项目团队编制了项目采购管理计划，明确了采购说明、何时采购、如何采购、具体产品需求，以及拟采用合同类型、标准的采购文件、如何管理供应商等内容。由于项目工期紧张，而我司又缺乏移动端平台的开发经验，所以决定将患者平台和医护平台的移动端应用开发交给开发经验更丰富、技术能力更成熟的外包供应商来做，并且在投标文件中已经做出此项说明。我们通过市场调研，寻找潜在的供应商，最终编制除了采购文件，确定了潜在供应商的入围标准，以及影响最后决策的供方选择标准。

        我们通过招标代理机构发布了招标公告，经过筛选，参与投标且符合投标资格的供应商一共有4家。在开标前8天，我们组织召开了投标人会议，全部潜在供应商都参加了投标会议，会议上我们对供应商提出的提问都一一做了解答。在投标截止日期前，4家供应商全部按要求提交了投标文件。开标时，我们组织了一个5人评标委员会，其中4名来自各个专业、技术领域的专家，同时我也作为业主代表参与了评标工作。评标委员会严格按照采购文件中的评标标准对投标文件进行了评分，最终确定了一家供应商中标。经过合同谈判，我们与中标供应商签订了采购合同。

        在项目实施过程中，我们依据采购管理计划进行供应商管理，定期召开例会，跟进移动端平台的开发进度及完成情况，确保供应商能在合同约定的时间内交付产品。供应商提交的可交付成果的进度及质量，影响的不仅仅是我们与供应商之间的采购合同，更重要的是该模块作为项目整体可交付成果的一部分，也直接关系到整个项目的成败。例如，我们这定期的供应商绩效检查中，经过挣值分析，发现供应商的开发进度滞后，开始我推测是供应商的开发人员不足，所以要求对方增加人力资源，但是在下一次绩效检查中，发现即使增加了开发人员，进度绩效仍然没有得到改善。我们再次进行原因分析，决定安排一名项目团队成员负责与供应商沟通，跟进供应商的项目进度，并且把供应商管理作为项目团队管理的一部分，把移动端模块绩效纳入到项目监控范围。按此措施执行后，供应商的进度绩效得到了明显改善，最终该模块按时交付，保证了项目的整体交付。

        采购过程完成后需要结束采购，进行项目收尾。我们依据合同中的支付条款，完成采购合同的支付，并及时组织项目团队成员针对本次采购过程总结经验教训。复盘整个采购过程，我们得到如下经验：采购过程中曾经出现外包采购部分工作进度滞后的情况，由于该部分是项目整体的重要组成部分，一旦出现延误，轻则项目交付延期，重则搞砸整个项目。所以我们得到的经验教训是，必须组好采购监控工作，做好供应商管理，把供应商绩效纳入到项目范围内，必要时安排专人沟通对接，签订合同时必须约定好相关违约责任等。

        经过近10个月的项目开发，该项目于2021年底成功上线，顺利投入使用，运行至今客户反馈良好。虽然该项目设及相关方较多，范围难以确定，建设困难重重，但由于本人及项目团队十分重视该项目的采购管理，密切关注项目的进度基准、成本基准等方面，使项目整体始终处于可控状态，最终保证了项目的按时交付。当然，本项目在建设过程中还有一些不足之处，例如在项目建设初期，曾经出现和外包供应商沟通不及时，一些信息没有及时同步等问题，造成部分工作返工。在后续的学习和工作中，我会不断学习专业知识，和同行多进行交流，提升自己的专业技术水平，更好的完成项目管理工作。