签单快70%，全球化工巨头的智慧合同新速度

数字智能化合同管理成为合同管理主流趋势,是企业数字化转型的重要组成部分,为企业提供高效、准确、可控、可视以及低成本的合同管理服务。

一全球化运营的化工新材料集团,业务涵盖石化、精细化学品、新材料等产业集群,服务于家居、汽车、交通、建筑、电子等众多行业。集团在全球拥有六大生产基地及工厂,在全球各地拥有超30家分公司,员工逾万人。

该集团一直以来都十分注重数字化建设,已通过BPM系统实现合同送审流程的管理,初步解决了合同在线浏览、纸质版合同存档、合同查询等业务需求。但是其可扩展性不能满足业务新的优化需求,存在以下痛点。

1.公司管理要求难以落实到合同

对于公司业务管理要求的更新,难以及时反馈到实际合同业务管控中,如财务统一增加的财务主数据条款虽然早已公布要求,但是仍有合同存在缺失和不规范。

2.合同审核强度大,风险识别难

人工审核作业负担大,通常法务人均每天审核超30份,占用了大量的精力;风险识别、信息一致性等重要内容完全依赖人工专业性和责任心,难以全面控风险。

3.合同范本使用不规范,合同范本推广难

合同范本包含法务、保密办、稽查部门等要求的各类条款,业务人员容易错误选择版本,范本的使用、更新等难以推广到个人,涉外风险难控。

蓝凌支招6大升级改造要点

基于数智化办公专家蓝凌成熟的解决方案、战略可持续性发展思路,以及较强的扩展性、集成对接能力、SAP对接深度,集团选择携手蓝凌,运用技术手段实现合同全生命周期管理,持续优化和提高合同管理工作的效率和质量。在深入了解该集团合同管理现状和需求后,蓝凌项目专家指出6大升级要点:

建立合同范本管理体系,推广合同范本应用,提升合同标准化管理水平;

推送信用、合规等业务风险预警信息,支持审批决策;

打通业务系统间的断点,优化采购、检维修结算等业务;

优化审批逻辑,提升审批效率;

从业务发生前端考虑税收优化、专项资金使用;

采购方案、招标平台、电子签核,实现各类采购业务作业标准化。

9大建设成果,合规、高效、抗风险

瞄准痛点及需求,双方携手共建合同全生命周期管理;通过流程引擎,完成合同管理流程审批,支持多层级、跨组织管控;基于系统的拓展与集成,实现合同业务系统的无缝对接,完成业务的端到端管理。

1.业务融合,支撑端到端业务协作

实现SAP与CMP系统互通互联,针对采购业务,关联合同送审及采购方案,付款条款标准化,供应商风险预警,询比价记录互联等。

2.规范范本,条款结构化防范风险

精细化修订合同范本类型,更贴近业务需求,易于推广,管理条款更新更全面及时。按合同分类设置起草模版,不同模版配置不同表单和审批流程。

3.合同起草,便捷调用范本及条款

起草人可以选择使用合同范本发起合同,填写合同表单,覆盖申请人、成本中心、业务类、合同属性、采购方式等,在线编辑留痕,增加水印防篡改防泄露等。

4.合同审核,智能查询比对提示预警

起草人提交合同后,合同进入审批阶段,审批人进行通过、驳回、加签、转办等操作。智能审批提示,减轻人工审核负担,释放精力服务集团重大项目。

5.合同签订,线上线下结合更灵活

支持线下实体印及电子签章。合同审批结束后,将发起用印待办,申请人提交电子签核,法务人员进行电子签署后,对方人员进入电子签核系统签署。

6.合同授权,管控权限防篡改滥用

合同申请表单界面,选择框架合同链接时,非本人起草的框架合同,可以向起草人申请授权,获得查看权限。同时可以通过授权或选择增加协办人。

7.合同台账,统一归档实时筛选查看

可多维度进行合同的查询统计,并导出报表;合同台账详情页会展示每个合同的具体信息,包括合同申请、合同附件、发票、支付、归档等信息。

8.合同卡片,一张图全面掌握进展

合同全过程一张图,全面掌握从起草、审批、用印到归档的相关数据,完全满足合同监管部门、承办部门各角色人员管理需求。

9.合同数据,个性化图标展示更直观

一键生成多类型图表,让合同数据可视化展现,帮助企业高管洞察企业经营,科学决策与执行。

5大价值落地,赋能业务更好发展

范本线上管理,减少合同审核难度,降低公司涉外风险;

基于系统间数据拉取及合同复制功能,起草效率提高30%;

实现多维度简化审批,超50%合同可放心跳过法务审批;

系统水印、正文水印、合同访问记录运用,提高信息安全性;

付款条款、跨境支付、税费识别等全面标准化、规范化。

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