为什么企业需要一套完整的文档管理系统

随着社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，企业信息化让电子文档成为企业智慧资产的主要载体。企业发展离不开各种数据的支撑，像企业内部文档数据知识资产是企业核心竞争优势的主要部分。其中文档管理是企业发展过程的一项重要环节，它是企业的灵魂,也是推动企业发展的不竭动力。特别是基于“知识资源”为核心运营基础的知识型企业其内部知识总量无限增长，知识更新速度日益加快，需要与内外部多个团队高效协作，其流程尤为复杂多样化，因此必须借助文档管理软件，对企业内部文档、知识资产进行有序管理，提高内部协作效率与资产利用率，支撑企业高速发展。

企业如何管理繁多的电子文档

如何来管理企业日益增多的电子文档也成为各家企业棘手的问题，企业文档管理系统作为企业的文件库、知识中心，充分考虑企业业务整合，保证系统切实做好业务文档收集、管理、利用。能够更好的管理企业文档，提升业务办公效率，具体有以下几点：

1、统一存储

公司文档不再分散存储在员工或者部门的电脑中，而是通过文档管理系统集中存储在公司的指定服务器中，防止公司文档的丢失，使文档真正成为公司财富而非私人所有，文档可以由用户手动归档存储。

2、文件权限管理

文档管理系统提供多种权限设置，可以针对人员，部门或小组，人员角色最小化颗粒授权，同时权限可拆分化，下放到各部门或分公司负责管理人。管理员可设置多个团队管理员或文件夹管理员对其部门文件夹进行权限管理。

3、数据安全可控

由于电子文档是企业的重要传承财富，因此，财富的安全性是至关重要的。系统提供自动双重备份工具，同时后台日志中心记录了系统的操作历史信息，提供多重安全保障。

以上几点充分说明了文档管理系统对于当今企业的重要性，不但可以把公司分散的文档集中存储保管起来，更能够既安全又高效的被企业所利用起来，同时还可以对文档做多重安全管控，防止文件被员工恶意删除或者私自带出公司，所有文档均可以双重备份。越来越多的企业选择用文档管理系统代替传统的文件夹共享或者百度网盘存储，大大提高了企业信息化建设的质量。

选择一款好用的文档管理系统DMS，成为企业提质增效的必备武器。要注意以下几点：

1、要注意选择大厂的产品，售后服务号，安全有保障

2、选择专业的团队，培训效果好，上手快

3、考察产品的灵活性，联动性。

金现代DMS文档管理系统，是依据GMP法规中对GMP文件的管理规程，结合行业经验，研发的质量规范管理信息化系统。系统具备完备的GMP文件生命周期管理，包含变更申请、文件起草、文件审核、文件培训、文件生效、文件修订、文件复审、文件废止等，也包含线上线下的文件分发闭环管理，以及线上线下档案管理等，着力提升文件管理规范化、效率化，轻松应对内外部监管机构审查。